Protocolo de fichajes: qué debe incluir, quién lo aprueba y errores frecuentes
La ley no lo llama protocolo, pero obliga a organizar y documentar el registro por convenio, acuerdo o decisión de la empresa previa consulta a los representantes. Quién lo aprueba en cada caso, índice de once apartados (sistema, pausas, casos especiales, correcciones, acceso, conservación y datos) y los errores que lo dejan sin valor.
Respuesta corta: un protocolo de fichajes es el documento interno que dice cómo se registra la jornada en tu empresa: con qué sistema, qué se ficha, qué cuenta como tiempo de trabajo, cómo se corrige un error, quién puede consultar los datos y cuánto tiempo se guardan. La ley no lo llama así, pero lo exige: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a organizar y documentar el registro, y fija quién tiene que decidirlo.
En resumen
- El registro de jornada se organiza y documenta por convenio, por acuerdo de empresa o por decisión de la empresa previa consulta a la representación legal de los trabajadores (art. 34.9 ET).
- El protocolo debe cubrir, como mínimo: sistema de registro, qué se ficha, pausas, casos especiales, correcciones, acceso a los datos, conservación de 4 años y protección de datos.
- Sin representantes, decide la empresa, pero conviene entregarlo por escrito a cada trabajador.
- Un sistema sin protocolo es un registro sin reglas: las discusiones sobre horas se resuelven entonces sin nada firmado que las ordene.
Qué dice exactamente la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción que le dio el Real Decreto-ley 8/2019, contiene cuatro obligaciones distintas, y conviene no mezclarlas:
- Registrar cada día el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Organizar y documentar ese registro mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
La segunda es la que da origen al protocolo. Muchas empresas instalan una aplicación y dan por cumplido el registro, pero no han decidido nada sobre cómo se usa: qué pasa si alguien se olvida, si la comida se ficha o quién puede corregir un apunte. Esa parte es la que falta en la mayoría de inspecciones y de conflictos. Para ver qué miran los inspectores, lee qué revisa la Inspección de Trabajo.
Quién lo aprueba: el orden que marca el Estatuto
| Situación de la empresa | Cómo se aprueba | Qué guardar |
|---|---|---|
| El convenio colectivo regula el registro | Se aplica lo que diga el convenio; el protocolo lo concreta | Referencia al artículo del convenio |
| Hay representantes y se llega a acuerdo | Acuerdo de empresa firmado | El acuerdo firmado por ambas partes |
| Hay representantes y no hay acuerdo | Decide la empresa tras consultarles | Convocatoria, acta de la consulta y respuesta |
| No hay representantes | Decide la empresa | Entrega a cada trabajador con acuse de recibo |
La consulta tiene que ser real: entregar el texto con tiempo para estudiarlo y escuchar lo que digan los representantes antes de decidir. Presentar un documento cerrado el mismo día en que entra en vigor es la forma más rápida de que alguien lo impugne.
Qué debe incluir: índice de protocolo
No hay un modelo oficial. Este es el índice que cubre lo que la ley pide y lo que suele acabar en conflicto; adáptalo a tu convenio y a tu forma de trabajar.
1. Objeto, ámbito y base legal
A quién se aplica (toda la plantilla, centros, sociedades del grupo), desde cuándo, y la referencia al artículo 34.9 del Estatuto y al convenio aplicable. Si hay colectivos excluidos por ley, como el personal de alta dirección, se dice expresamente.
2. Sistema de registro
Qué medios se usan (aplicación en el móvil, ordenador, kiosco con PIN en el centro), quién los facilita y qué pasa si alguien no puede usar su dispositivo. Aquí conviene descartar la biometría: la Agencia Española de Protección de Datos la considera, con carácter general, desproporcionada para controlar la jornada. Lo ampliamos en fichar con huella o reconocimiento facial.
3. Qué se registra
Como mínimo, la hora de inicio y la de fin de cada jornada. Además, conviene decidir y escribir si se registran las interrupciones (comida, pausas, salidas por asuntos propios) y cómo, porque de eso depende calcular bien las horas. Lo explicamos en si hay que fichar las pausas.
4. Qué es tiempo de trabajo y qué no
El protocolo no puede contradecir el convenio, pero sí debe aterrizarlo: la pausa del bocadillo, los desplazamientos entre centros, la formación obligatoria, el tiempo de cambio de ropa o las guardias. Dejarlo por escrito evita que cada responsable lo interprete a su manera.
5. Casos especiales
Jornada partida, horario flexible, turnos y cuadrantes, teletrabajo, personal que trabaja fuera del centro y viajes. Para cada uno, cómo y dónde se ficha. Y la regla sobre horas extraordinarias: quién las autoriza y cómo se registran, recordando que el artículo 35.5 del Estatuto obliga a registrarlas día a día y a entregar el resumen al trabajador con la nómina.
6. Olvidos, errores y correcciones
Es el apartado más importante y el que más se omite. Debe decir cómo se comunica un olvido, en qué plazo, quién revisa la corrección y, sobre todo, que ningún apunte se borra ni se sobrescribe: la corrección se añade con su motivo y queda rastro del original. Es lo que da valor de prueba al registro; lo desarrollamos en por qué un fichaje no se puede editar y en qué pasa si alguien se olvida de fichar.
7. Acceso a los datos
Cómo consulta cada trabajador su propio registro, cómo acceden los representantes y cómo se entrega a la Inspección. Si el sistema lo permite, cada persona debería poder ver sus fichajes en todo momento.
8. Conservación
Cuatro años, también de quien ya no está en la empresa, y en qué formato y dónde se guarda una copia. Más detalle en los 4 años del registro horario.
9. Protección de datos
Responsable del tratamiento, finalidad (cumplir la obligación legal de registro), base jurídica, plazo de conservación, destinatarios y derechos. Si hay geolocalización, la información específica que exige el artículo 90 de la LOPDGDD: cuándo se toma la ubicación, con qué precisión y para qué. Ver qué puedes comprobar con la geolocalización y qué no.
10. Desconexión digital
No es lo mismo que el registro, pero van juntos: el artículo 88 de la LOPDGDD exige una política interna de desconexión. Basta con remitir a ella y dejar claro que los mensajes fuera de horario no generan obligación de fichar. Más en qué es la desconexión digital.
11. Entrada en vigor, comunicación y revisión
Fecha de aplicación, cómo se ha entregado a la plantilla y cuándo se revisará. Una revisión obligada va a llegar: el Real Decreto de registro horario digital sigue en tramitación y, cuando se publique, habrá que adaptar el sistema y el documento.
Los errores más frecuentes
- Copiar un modelo genérico que contradice el convenio en lo que es tiempo de trabajo.
- Aprobarlo sin consultar a los representantes cuando los hay.
- No decir nada sobre correcciones, o permitir que el responsable modifique apuntes sin dejar rastro.
- Olvidar a los que no están en la oficina: comerciales, técnicos, teletrabajo.
- No entregarlo a la plantilla, o no poder demostrar que se entregó.
- Guardarlo en un cajón: el protocolo describe un sistema que luego funciona de otra manera.
Qué hay en juego
Incumplir las obligaciones de registro de jornada es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con un rango de 751 a 7.500 euros. Pero lo que más cuesta suele ser otra cosa: un registro sin reglas escritas pierde fuerza como prueba cuando un trabajador reclama horas. El detalle, en cuánto cuesta no cumplir.
Un sistema que ya cumple lo que tu protocolo va a exigir
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¿Es obligatorio tener un protocolo de fichajes?
La ley no usa la palabra «protocolo», pero el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a organizar y documentar el registro de jornada mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Ese documento es, en la práctica, el protocolo.
¿Quién aprueba el protocolo de registro de jornada?
Por este orden: lo que establezca el convenio colectivo; si no regula la cuestión, un acuerdo de empresa con la representación legal de los trabajadores; y, si no hay acuerdo, la empresa decide después de consultar a esa representación. Si la empresa no tiene representantes, lo decide la empresa y conviene informar por escrito a toda la plantilla.
¿Qué pasa si una empresa pequeña no tiene representantes de los trabajadores?
No hay a quién consultar, así que la empresa organiza el registro por decisión propia. Lo recomendable es documentarlo igualmente, entregarlo a cada trabajador y guardar constancia de que lo han recibido.
¿Tiene que decir el protocolo si las pausas se fichan?
Debería. Es una de las fuentes más habituales de conflicto: aclarar qué interrupciones se registran, cuáles son tiempo de trabajo según el convenio o el contrato y cuáles no evita discusiones sobre el cómputo de horas.
¿Hay que informar a los trabajadores si el fichaje usa geolocalización?
Sí. El artículo 90 de la Ley Orgánica de Protección de Datos exige informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores, y en su caso a sus representantes, de la existencia y características de ese tratamiento. El protocolo es un buen lugar para hacerlo, junto con la información de protección de datos.
¿Cada cuánto hay que revisar el protocolo de fichajes?
No hay un plazo legal. Conviene revisarlo cuando cambie el sistema de fichaje, el convenio o la organización del trabajo, y en todo caso cuando se publique el Real Decreto de registro horario digital que el Gobierno tiene en tramitación.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 34.9 y 35.5: texto consolidado en el BOE.
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales, arts. 88 y 90: texto consolidado en el BOE.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), art. 7.5: texto consolidado en el BOE.
Última actualización: 15 de septiembre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para redactar el protocolo de tu empresa, consulta con tu graduado social o con un abogado laboralista, y revisa lo que establece tu convenio.