Inspección de Trabajo por el registro horario: qué revisan y cómo prepararte
Qué comprueba la Inspección (existencia, fiabilidad, conservación 4 años), por qué un Excel cuenta como no tener registro, las sanciones por trabajador y un checklist para llegar preparado.
Respuesta corta: la Inspección comprueba que tienes un registro, que es fiable y que puedes enseñarlo. No basta con "tener algo": un Excel manipulable cuenta como no tener nada. Y el riesgo va en aumento: la actividad inspectora sobre registro horario se ha disparado en los últimos años.
Qué mira exactamente
En una actuación sobre registro de jornada, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) suele verificar:
- Que existe un sistema de registro para todos los trabajadores (presenciales, teletrabajo y movilidad).
- Contenido: hora de inicio y fin de cada persona, y las pausas que no computan como trabajo.
- Fiabilidad e inalterabilidad: que no se pueda modificar sin dejar rastro.
- Conservación 4 años y disponibilidad para la plantilla, sus representantes y la propia Inspección.
- Coherencia: contrasta los registros con la jornada pactada, los horarios reales y las horas extra (pagadas o compensadas).
El detalle que hunde a muchas empresas: la fiabilidad
Si tu registro es papel o Excel, la Inspección lo considera poco fiable, y a efectos prácticos es como no tenerlo. Aquí entra la regla que más duele: cuando no hay registro fiable y un trabajador reclama horas extra, la carga de la prueba recae en la empresa, y las horas tienden a presumirse realizadas. Es decir, no poder demostrar lo que no se trabajó se vuelve en tu contra.
Las sanciones
No llevar el registro es infracción grave de la LISOS. Las cuantías actuales pueden llegar a 7.500 €, y se gradúan por gravedad y número de trabajadores afectados. Con el nuevo Real Decreto digital, las multas se calcularán por trabajador afectado (hasta 10.000 € por trabajador en los supuestos previstos), lo que multiplica el riesgo en plantillas grandes. La actividad inspectora sobre este tema ha crecido con fuerza en los últimos años.
Lo que viene: acceso remoto
El borrador del Real Decreto 2026 prevé que la Inspección pueda acceder de forma remota y telemática a los registros, con un plazo corto de respuesta al requerimiento. Esto cambia el juego: ya no se trata solo de "tener" el registro, sino de poder entregarlo al instante y en formato válido.
Cómo prepararte (checklist)
- Sistema digital e inalterable, no papel ni Excel.
- Registro de todos: oficina, teletrabajo y movilidad.
- Exportación inmediata de los datos en formato legible.
- Historial de 4 años conservado y accesible.
- Política de tiempo de trabajo por escrito (pausas, horas extra) comunicada a la plantilla.
- Identificación sin biometría.
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