¿Cuántas horas he trabajado? Cómo se calculan las pausas en el registro de jornada
La fórmula es simple, pero hay tres casos donde los sistemas se contradicen entre sí: la pausa que nadie cerró, la jornada sin salida y el turno que cruza la medianoche. Qué pausas descuenta el Art. 34.4 ET, por qué una jornada abierta computa cero y cómo comprobar en cuatro pasos que tu software calcula bien.
Respuesta corta: las horas trabajadas de una jornada son el tiempo entre la entrada y la salida, menos las pausas que no computan como trabajo efectivo. Qué pausas computan no lo decide el software: lo decide tu convenio colectivo o tu contrato. Y una jornada sin salida no suma horas, porque el dato está incompleto.
La fórmula, sin misterio
Todo sistema serio calcula lo mismo:
- Entrada → salida = tiempo bruto.
- Se resta cada pausa cerrada (inicio de pausa → reanudación).
- El resultado es el tiempo de trabajo efectivo de esa jornada.
Ejemplo. Entrada 9:00, pausa de 14:00 a 15:00, salida 18:00. Bruto: 9 horas. Pausa: 1 hora. Trabajadas: 8 horas.
Varias jornadas el mismo día se suman. Una jornada que cruza la medianoche cuenta en el día en que se abrió — importa en turnos de noche, y explica por qué el total del día 15 puede incluir horas del 16.
Qué pausas se descuentan (esto no lo decide el software)
Aquí está la confusión más común. El registro debe reflejar el tiempo efectivamente trabajado, y si una pausa cuenta como trabajo o no lo determina la norma que se te aplique, no la app.
El Art. 34.4 del Estatuto de los Trabajadores obliga a un descanso mínimo de 15 minutos en jornadas continuadas de más de 6 horas, y añade que ese descanso solo se considera tiempo de trabajo efectivo cuando así lo establezca el convenio o el contrato.
- Convenio que lo cuenta como trabajo: no se descuenta. Puedes registrarlo por trazabilidad, pero no debe restar.
- Convenio que no lo cuenta: hay que ficharlo para descontarlo.
- Comida en jornada partida: salvo pacto, no computa. Se ficha.
- Ir al baño, un café de cinco minutos: paradas breves e intermitentes que forman parte del tiempo de trabajo. No se registran.
Lo tratamos con más casos en ¿hay que fichar las pausas?.
El caso que descuadra los números: la pausa que nadie cerró
Alguien inicia la pausa a las 14:00, se va a comer y a las 15:30 ficha directamente la salida sin pulsar «reanudar». ¿Cuántas horas ha trabajado?
Es un caso más frecuente de lo que parece y es donde muchos sistemas dan dos respuestas distintas según dónde mires: la app del trabajador dice una cifra y el informe de nómina dice otra. Con una pausa de comida de por medio, la diferencia puede ser de una hora larga.
La lectura correcta es la única que no inventa nada: si la persona fichó la salida estando en pausa, la pausa terminó en el momento de la salida. Ese rato es pausa, no trabajo. Un sistema bien hecho cierra esa pausa automáticamente y la deja registrada como un apunte más, con su marca de que fue un cierre automático, de forma que el registro quede completo y todos los cálculos coincidan.
Si tu proveedor no sabe contestarte a esta pregunta, haz la prueba: inicia una pausa, ficha la salida y compara lo que dice la pantalla del empleado con lo que dice el export de nómina.
La jornada sin cerrar computa cero
Si alguien no ficha la salida, ese día suma cero horas hasta que se corrija. Choca al principio, pero es lo correcto: el sistema no puede inventar una hora de cierre. Un dato fabricado es exactamente lo que invalida un registro ante la Inspección o ante un juez.
Lo que sí debe hacer el sistema es avisar. Un correo automático al responsable el mismo día evita descubrir quince jornadas abiertas el día 30 y tener que reconstruirlas de memoria.
La forma correcta de arreglarlo es una solicitud de corrección: el trabajador indica la hora real y el motivo, un responsable aprueba, y el apunte se añade con esa hora quedando constancia de todo. Nunca editando el fichaje original.
Horas trabajadas no es lo mismo que horas de contrato
Tres cifras que conviene no mezclar:
- Horas trabajadas: lo que dice el registro. Un hecho.
- Horas de contrato: lo pactado. Un compromiso.
- Horas extra: el exceso sobre la jornada ordinaria, con sus propias reglas de compensación, límites anuales y obligación de registro específica.
Que alguien fiche 9 horas un martes no convierte automáticamente esa hora en extra: depende de la distribución de su jornada, del convenio y de si existe distribución irregular. El registro aporta el hecho; la calificación es una decisión laboral.
Cómo comprobar que tu sistema calcula bien
- Ficha una jornada completa con una pausa cerrada. Comprueba que resta.
- Ficha una jornada iniciando pausa y saliendo sin reanudar. Comprueba que la app del trabajador y el informe de nómina dicen lo mismo.
- Deja una jornada sin cerrar. Comprueba que computa cero y que alguien recibe un aviso.
- Compara el total de un mes en tres sitios: la pantalla del empleado, el export para nómina y el registro para la Inspección. Las tres cifras deben coincidir.
Si una de las tres se sale, tienes un problema mayor que un redondeo: tienes dos versiones de la misma jornada, y en un conflicto laboral la parte contraria elegirá la que le convenga.
Una sola cifra en todas partes
La pantalla del empleado, el export para nómina, el registro para la Inspección y las horas por proyecto usan el mismo cálculo. Incluidas las pausas que nadie cerró. Pruébalo 30 días gratis, sin tarjeta.
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¿Las pausas se descuentan de las horas trabajadas?
Se descuentan las pausas que no computan como tiempo de trabajo efectivo. Si computan o no lo determina el convenio colectivo o el contrato, no el software. La comida en jornada partida normalmente no computa y se descuenta; el descanso de 15 minutos del Art. 34.4 ET solo computa como trabajo si el convenio lo establece.
¿Qué pasa si fichas la salida sin reanudar la pausa?
La pausa terminó en el instante de la salida, así que ese rato cuenta como pausa y no como trabajo. Un sistema correcto cierra esa pausa automáticamente y la registra como un apunte más, para que el registro quede completo y todos los cálculos den la misma cifra.
¿Cuántas horas computa un día en el que no se fichó la salida?
Cero, hasta que se corrija. El sistema no debe inventar una hora de cierre: un dato fabricado invalidaría el registro. La forma correcta de arreglarlo es una solicitud de corrección con la hora real y un motivo, aprobada por un responsable.
¿Cuenta ir al baño o bajar cinco minutos a por un café?
No se registra. Son paradas breves e intermitentes que se consideran parte del tiempo de trabajo efectivo. Registrar cada micro-parada no aporta trazabilidad y sí genera ruido en el registro.
¿Una jornada de noche en qué día computa?
En el día en que se abrió. Una jornada que empieza a las 22:00 y termina a las 6:00 cuenta entera en el día de la entrada, no se parte entre dos días.
¿Si ficho 9 horas un día, esa hora de más es hora extra?
No automáticamente. El registro acredita el hecho de las horas realizadas, pero calificarlas como extra depende de la distribución de la jornada, del convenio y de si existe distribución irregular pactada. Son dos cosas distintas.
Última actualización: 17 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.