Protocol de fitxatges: què ha d'incloure, qui l'aprova i errors freqüents
La llei no l'anomena protocol, però obliga a organitzar i documentar el registre per conveni, acord o decisió de l'empresa prèvia consulta als representants. Qui l'aprova en cada cas, índex d'onze apartats (sistema, pauses, casos especials, correccions, accés, conservació i dades) i els errors que el deixen sense valor.
Resposta curta: un protocol de fitxatges és el document intern que indica com es registra la jornada a la teva empresa: amb quin sistema, què es fitxa, què compta com a temps de treball, com es corregeix un error, qui pot consultar les dades i quant de temps es guarden. La llei no l'anomena així, però l'exigeix: l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors obliga a organitzar i documentar el registre, i fixa qui ha de decidir-ho.
En resum
- El registre de jornada es organitza i documenta per conveni, per acord d'empresa o per decisió de l'empresa prèvia consulta a la representació legal dels treballadors (art. 34.9 ET).
- El protocol ha de cobrir, com a mínim: sistema de registre, què es fitxa, pauses, casos especials, correccions, accés a les dades, conservació de 4 anys i protecció de dades.
- Sense representants, decideix l'empresa, però convé lliurar-lo per escrit a cada treballador.
- Un sistema sense protocol és un registre sense regles: les discussions sobre hores es resolen llavors sense res signat que les ordeni.
Què diu exactament la llei
L'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors, en la redacció que li va donar el Reial decret llei 8/2019, conté quatre obligacions diferents, i convé no barrejar-les:
- Registrar cada dia l'horari concret d'inici i de finalització de la jornada de cada persona treballadora.
- Organitzar i documentar aquest registre mitjançant negociació col·lectiva o acord d'empresa o, si no n'hi ha, per decisió de l'empresari prèvia consulta amb els representants legals dels treballadors.
- Conservar els registres durant quatre anys.
- Tenir-los a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball.
La segona és la que dona origen al protocol. Moltes empreses instal·len una aplicació i donen per complert el registre, però no han decidit res sobre com s'utilitza: què passa si algú s'oblida, si el dinar es fitxa o qui pot corregir un apunt. Aquesta part és la que falta en la majoria d'inspeccions i de conflictes. Per veure què miren els inspectors, llegeix què revisa la Inspecció de Treball.
Qui l'aprova: l'ordre que marca l'Estatut
| Situació de l'empresa | Com s'aprova | Què guardar |
|---|---|---|
| El conveni col·lectiu regula el registre | S'aplica el que digui el conveni; el protocol ho concreta | Referència a l'article del conveni |
| Hi ha representants i s'arriba a un acord | Acord d'empresa signat | L'acord signat per ambdues parts |
| Hi ha representants i no hi ha acord | Decideix l'empresa després de consultar-los | Convocatòria, acta de la consulta i resposta |
| No hi ha representants | Decideix l'empresa | Lliurament a cada treballador amb acusament de recepció |
La consulta ha de ser real: lliurar el text amb temps per estudiar-lo i escoltar el que diguin els representants abans de decidir. Presentar un document tancat el mateix dia en què entra en vigor és la manera més ràpida que algú l'impugni.
Què ha d'incloure: índex de protocol
No hi ha un model oficial. Aquest és l'índex que cobreix el que la llei demana i el que sol acabar en conflicte; adapta'l al teu conveni i a la teva manera de treballar.
1. Objecte, àmbit i base legal
A qui s'aplica (tota la plantilla, centres, societats del grup), des de quan, i la referència a l'article 34.9 de l'Estatut i al conveni aplicable. Si hi ha col·lectius exclosos per llei, com el personal d'alta direcció, s'indica expressament.
2. Sistema de registre
Quins mitjans s'utilitzen (aplicació al mòbil, ordinador, quiosc amb PIN al centre), qui els facilita i què passa si algú no pot usar el seu dispositiu. Aquí convé descartar la biometria: l'Agència Espanyola de Protecció de Dades la considera, amb caràcter general, desproporcionada per controlar la jornada. Ho ampliem a fitxar amb empremta o reconeixement facial.
3. Què es registra
Com a mínim, l'hora d'inici i la de fi de cada jornada. A més, convé decidir i escriure si es registren les interrupcions (dinar, pauses, sortides per assumptes propis) i com, perquè d'això depèn calcular bé les hores. Ho expliquem a si cal fitxar les pauses.
4. Què és temps de treball i què no
El protocol no pot contradir el conveni, però sí que ha d'aterrar-lo: la pausa del berenar, els desplaçaments entre centres, la formació obligatòria, el temps de canvi de roba o les guàrdies. Deixar-ho per escrit evita que cada responsable ho interpreti a la seva manera.
5. Casos especials
Jornada partida, horari flexible, torns i quadrants, teletreball, personal que treballa fora del centre i viatges. Per a cadascun, com i on es fitxa. I la regla sobre hores extraordinàries: qui les autoritza i com es registren, recordant que l'article 35.5 de l'Estatut obliga a registrar-les dia a dia i a lliurar el resum al treballador amb la nòmina.
6. Oblits, errors i correccions
És l'apartat més important i el que més s'omet. Ha d'indicar com es comunica un oblit, en quin termini, qui revisa la correcció i, sobretot, que cap apunt no s'esborra ni se sobreescriu: la correcció s'afegeix amb el seu motiu i queda rastre de l'original. És el que dona valor de prova al registre; ho desenvolupem a per què un fitxatge no es pot editar i a què passa si algú s'oblida de fitxar.
7. Accés a les dades
Com consulta cada treballador el seu propi registre, com hi accedeixen els representants i com es lliura a la Inspecció. Si el sistema ho permet, cada persona hauria de poder veure els seus fitxatges en tot moment.
8. Conservació
Quatre anys, també de qui ja no és a l'empresa, i en quin format i on es guarda una còpia. Més detall a els 4 anys del registre horari.
9. Protecció de dades
Responsable del tractament, finalitat (complir l'obligació legal de registre), base jurídica, termini de conservació, destinataris i drets. Si hi ha geolocalització, la informació específica que exigeix l'article 90 de la LOPDGDD: quan es pren la ubicació, amb quina precisió i per a què. Vegeu què pots comprovar amb la geolocalització i què no.
10. Desconnexió digital
No és el mateix que el registre, però van junts: l'article 88 de la LOPDGDD exigeix una política interna de desconnexió. N'hi ha prou amb remetre-hi i deixar clar que els missatges fora d'horari no generen obligació de fitxar. Més a què és la desconnexió digital.
11. Entrada en vigor, comunicació i revisió
Data d'aplicació, com s'ha lliurat a la plantilla i quan es revisarà. Una revisió obligada arribarà: el Reial decret de registre horari digital continua en tramitació i, quan es publiqui, caldrà adaptar el sistema i el document.
Els errors més freqüents
- Copiar un model genèric que contradiu el conveni en el que és temps de treball.
- Aprovar-lo sense consultar els representants quan n'hi ha.
- No dir res sobre correccions, o permetre que el responsable modifiqui apunts sense deixar rastre.
- Oblidar els que no són a l'oficina: comercials, tècnics, teletreball.
- No lliurar-lo a la plantilla, o no poder demostrar que es va lliurar.
- Guardar-lo en un calaix: el protocol descriu un sistema que després funciona d'una altra manera.
Què hi ha en joc
Incomplir les obligacions de registre de jornada és infracció greu de l'article 7.5 de la LISOS, amb un rang de 751 a 7.500 euros. Però el que més costa sol ser una altra cosa: un registre sense regles escrites perd força com a prova quan un treballador reclama hores. El detall, a quant costa no complir.
Un sistema que ja compleix el que el teu protocol exigirà
Fitxatge des del mòbil o amb PIN al quiosc, sense biometria. Pauses i jornada partida. Correccions que s'afegeixen amb el seu motiu sense esborrar l'original. Cada treballador veu el seu registre, i l'exportació per a la Inspecció de Treball surt en un clic. Quatre anys de conservació en tots els plans, des de 0,69 €/empleat/mes.
Prova 30 dies gratis →Preguntes freqüents
És obligatori tenir un protocol de fitxatges?
La llei no fa servir la paraula «protocol», però l'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors obliga a organitzar i documentar el registre de jornada mitjançant negociació col·lectiva, acord d'empresa o, si no n'hi ha, decisió de l'empresari prèvia consulta amb els representants legals dels treballadors. Aquest document és, a la pràctica, el protocol.
Qui aprova el protocol de registre de jornada?
Per aquest ordre: el que estableixi el conveni col·lectiu; si no regula la qüestió, un acord d'empresa amb la representació legal dels treballadors; i, si no hi ha acord, l'empresa decideix després de consultar aquesta representació. Si l'empresa no té representants, ho decideix l'empresa i convé informar per escrit tota la plantilla.
Què passa si una empresa petita no té representants dels treballadors?
No hi ha ningú a qui consultar, de manera que l'empresa organitza el registre per decisió pròpia. El recomanable és documentar-ho igualment, lliurar-ho a cada treballador i guardar constància que l'han rebut.
Ha de dir el protocol si les pauses es fitxen?
Hauria de fer-ho. És una de les fonts més habituals de conflicte: aclarir quines interrupcions es registren, quines són temps de treball segons el conveni o el contracte i quines no evita discussions sobre el còmput d'hores.
Cal informar els treballadors si el fitxatge utilitza geolocalització?
Sí. L'article 90 de la Llei orgànica de protecció de dades exigeix informar de manera expressa, clara i inequívoca els treballadors, i si escau els seus representants, de l'existència i les característiques d'aquest tractament. El protocol és un bon lloc per fer-ho, juntament amb la informació de protecció de dades.
Cada quant cal revisar el protocol de fitxatges?
No hi ha un termini legal. Convé revisar-lo quan canviï el sistema de fitxatge, el conveni o l'organització del treball, i en tot cas quan es publiqui el Reial decret llei de registre horari digital que el Govern té en tramitació.
Fonts
- Estatut dels Treballadors (Reial decret legislatiu 2/2015), arts. 34.9 i 35.5: text consolidat al BOE.
- Llei orgànica 3/2018 de protecció de dades i garantia dels drets digitals, arts. 88 i 90: text consolidat al BOE.
- Llei sobre Infraccions i Sancions en l'Ordre Social (Reial decret legislatiu 5/2000), art. 7.5: text consolidat al BOE.
Darrera actualització: 15 de setembre de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal. Per redactar el protocol de la teva empresa, consulta amb el teu graduat social o amb un advocat laboralista, i revisa el que estableix el teu conveni.