Normativa · 31/08/2026

Geolocalización en el fichaje: qué puedes comprobar y qué no puedes vigilar

Capturar un punto es verificación; capturar una trayectoria es vigilancia, y la diferencia no es de grado sino de legalidad. Qué permite el Art. 90 LOPDGDD, el triple juicio de proporcionalidad aplicado a casos reales, cómo informarlo bien y por qué el sistema nunca debe bloquear un fichaje por la ubicación.

Respuesta corta: puedes comprobar dónde estaba una persona en el instante del fichaje, si eso es necesario para acreditar la presencia en el centro y se lo has informado antes. No puedes seguir su posición durante la jornada. La diferencia entre las dos cosas no es de grado: es de legalidad.

La línea, en una frase

Capturar un punto es verificación. Capturar una trayectoria es vigilancia. La primera se sostiene si es proporcional; la segunda difícilmente, y desde luego no con la finalidad de registrar la jornada.

La LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), en su Art. 90, admite el tratamiento de datos de geolocalización para el ejercicio de las funciones de control del empleador, pero con dos condiciones que no son decorativas: dentro del marco legal y con los límites inherentes a él, y con información previa, expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes. Sin esa información previa, el tratamiento es ilícito por mucho que la finalidad sea buena.

Qué puedes comprobar

• Si el fichaje se hizo dentro de la zona del centro. Un radio alrededor de la ubicación del centro y una respuesta binaria: dentro o fuera. Esto es lo mínimo necesario para lo que persigues.
• La distancia aproximada cuando queda fuera. Sirve para distinguir un error de GPS de veinte metros de un fichaje hecho a cuatro kilómetros.
• Desde qué centro y con qué método se fichó: kiosco, móvil, web. Este dato no es de ubicación personal y resuelve por sí solo la mayoría de las dudas.
• Que el fichaje se hizo, no dónde está la persona ahora. La captura es puntual y termina ahí.

Qué no puedes hacer

• Seguimiento continuo durante la jornada. Ni «para saber si van rápido», ni por si acaso. La finalidad declarada es registrar la jornada, y el rastreo excede esa finalidad.
• Localizar fuera del horario de trabajo. Nunca, bajo ningún argumento.
• Geolocalizar sin haberlo informado antes. El Art. 90 LOPDGDD lo exige de forma expresa, y la información tiene que ser comprensible, no una línea enterrada en un anexo.
• Usar la ubicación para una finalidad distinta de aquella para la que se recogió. Si la recogiste para acreditar presencia, no la uses para evaluar rendimiento o rutas.
• Hacerla obligatoria cuando no aporta nada. En una oficina con kiosco en la entrada, exigir ubicación no supera el juicio de necesidad: ya sabes dónde está esa persona.

El juicio que hay que superar

Cualquier medida de control del empleador tiene que pasar el triple juicio de proporcionalidad que viene del Tribunal Constitucional: idoneidad (¿sirve para el fin?), necesidad (¿no hay una medida menos invasiva igual de eficaz?) y proporcionalidad en sentido estricto (¿el beneficio compensa el sacrificio del derecho?).

Aplicado a esto:

• Una empresa de reformas, servicios a domicilio o mantenimiento, cuya plantilla entra cada día por una puerta distinta, supera el juicio con holgura: no hay forma menos invasiva de acreditar la presencia en el sitio correcto.
• Una oficina única con kiosco no lo supera: existe una medida menos invasiva y ya la tienes instalada.
• Un comercial en ruta está en medio. Verificar el punto de fichaje sí; reconstruir su día, no.

Cómo informarlo bien

No basta con una casilla. Lo que hay que poner por escrito, en la política de la empresa y accesible para la plantilla:

1. Qué se captura exactamente: la ubicación en el momento del fichaje, no de forma continua.
2. Para qué: acreditar la presencia en el centro asignado.
3. Cuándo: solo al pulsar entrada o salida.
4. Qué se guarda y durante cuánto tiempo.
5. Quién lo ve dentro de la empresa.
6. Qué pasa si el móvil no da ubicación: el fichaje debe registrarse igualmente, marcado como sin ubicación. Bloquear el fichaje por falta de GPS te deja sin registro, que es la obligación principal.

Y conviene informar también a la representación legal de los trabajadores cuando exista. Es lo que dice el Art. 90 y, en la práctica, lo que convierte una medida discutible en una medida pacífica.

Lo que la ubicación no debe hacer nunca: bloquear el fichaje

Merece su propio apartado porque es un error de diseño frecuente. Si el sistema impide fichar cuando la ubicación no cuadra, estás priorizando el control sobre el cumplimiento: te quedas sin registro de una jornada que existió. Lo correcto es registrar siempre y marcar la incidencia. El registro es la obligación; la ubicación es un dato de apoyo.

Datos biométricos: no los mezcles con esto

Conviene separarlo porque se confunden a menudo. La huella o el reconocimiento facial para fichar son datos biométricos de categoría especial, con un régimen mucho más restrictivo, y tras el criterio de la AEPD de 2023 difícilmente superan el juicio de necesidad cuando existe una alternativa como un PIN. La geolocalización puntual del fichaje es un tratamiento distinto y con otro nivel de exigencia. Tratarlos como si fueran lo mismo lleva a decisiones equivocadas en las dos direcciones.

Qué debería enseñarte tu sistema

Si la ubicación se recoge, lo mínimo exigible es que puedas explicarla. En la práctica eso significa que cada fichaje llegue acompañado de tres cosas: el centro al que se atribuye, el método con el que se hizo y si la ubicación cuadraba con la zona del centro, con la distancia aproximada cuando no cuadre.

Con eso resuelves las dudas reales sin necesidad de mirar un mapa ni de guardar coordenadas de nadie más allá del instante del fichaje. Y en un requerimiento puedes explicar en una frase qué recoges y por qué, que es exactamente lo que te van a preguntar.

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Preguntas frecuentes

¿Es legal usar geolocalización para fichar?

Sí, dentro de límites. El Art. 90 de la LOPDGDD admite el tratamiento de datos de geolocalización para las funciones de control del empleador, siempre con información previa, expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, y respetando los límites del marco legal.

¿Puede la empresa saber dónde estoy durante toda la jornada?

No. Capturar la ubicación en el instante del fichaje para acreditar la presencia en el centro es distinto de seguir la posición durante la jornada. El rastreo continuo excede la finalidad de registrar el horario y difícilmente supera el juicio de proporcionalidad.

¿Qué es el juicio de proporcionalidad?

El triple test que debe superar cualquier medida de control: idoneidad (sirve para el fin), necesidad (no existe una alternativa menos invasiva igual de eficaz) y proporcionalidad estricta (el beneficio compensa el sacrificio del derecho). Una oficina con kiosco en la entrada no supera la necesidad.

¿Se puede bloquear el fichaje si la ubicación no cuadra?

No es recomendable. Impedir fichar deja a la empresa sin registro de una jornada que existió, y el registro es la obligación principal. Lo correcto es registrar siempre el fichaje y marcarlo como incidencia de ubicación para revisarlo después.

¿Qué pasa si el móvil no da ubicación?

El fichaje debe registrarse igualmente, marcado como sin ubicación. Puede ocurrir por permisos denegados, mala cobertura o interiores. Tratarlo como un intento de engaño automático no es defendible; es un dato que se revisa, no una conclusión.

¿La huella dactilar para fichar entra en las mismas reglas?

No, es un tratamiento distinto y más restrictivo. La huella y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial y, tras el criterio de la AEPD de 2023, difícilmente superan el juicio de necesidad cuando existe una alternativa como un PIN.

Última actualización: 31 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.

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