Los 4 años del registro horario: dónde guardarlo y quién responde si no aparece
La obligación de conservar cuatro años es de la empresa, no de tu proveedor de software. Qué dice exactamente el Art. 34.9 ET, qué sanción hay, por qué «está en la plataforma» es la respuesta más frágil de todas y los tres agujeros habituales: el cambio de software, el trabajador que se fue y la sociedad que se disuelve.
Respuesta corta: el registro de jornada debe conservarse cuatro años y la obligación es de la empresa, no de tu proveedor de software. Si el día que te lo piden no aparece, la infracción es tuya aunque el fallo sea del sistema que contrataste.
Qué dice la norma exactamente
El Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, tras el RD-ley 8/2019, obliga a registrar diariamente la jornada de toda la plantilla y añade una frase que se lee por encima y cuesta cara: la empresa «conservará los registros durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».
Ahí hay tres obligaciones distintas, no una:
- Conservar cuatro años.
- Tenerlo disponible, es decir, poder sacarlo cuando alguien con derecho lo pida.
- Que ese alguien incluye al propio trabajador y a sus representantes, no solo a la Inspección.
El plazo se cuenta hacia atrás desde el momento en que te lo reclaman. En agosto de 2026 eso significa tener disponible el registro desde agosto de 2022.
Quién responde si no aparece
La empresa. Siempre. No conservar el registro se tipifica como infracción grave en materia de relaciones laborales, con sanción que arranca en 751 € y llega a 7.500 € según la graduación, y se aplica por centro de trabajo afectado, no por empresa. Con cinco centros, la misma infracción se multiplica.
Y hay un efecto colateral que suele doler más que la multa: sin registro, la carga de la prueba en una reclamación por horas extra se te vuelve en contra. La jurisprudencia es constante en que la ausencia de registro juega a favor de la versión del trabajador. Una reclamación de horas de tres personas puede costar bastante más que la sanción.
Que tu proveedor de software haya cerrado, haya perdido los datos o te haya bloqueado la cuenta por impago no traslada la responsabilidad. Contractualmente podrás reclamarle; frente a la Inspección, la obligada eres tú.
Dónde guardarlo de verdad
«Está en la plataforma» es la respuesta habitual y es la más frágil de todas. Tener el registro solo dentro del sistema donde se genera es tener un único punto de fallo para una obligación de cuatro años. Estas son las opciones reales, con sus grietas:
- Solo en el software — cómodo hasta que cambias de proveedor, dejas de pagar o la empresa cierra. Recuerda que cuatro años son más que la vida media de muchos contratos SaaS.
- Exportación manual periódica — funciona mientras alguien se acuerda. En cuanto esa persona cambia de puesto o se va de vacaciones, aparecen huecos. Y los huecos se descubren el peor día.
- Copia automática fuera del sistema — un fichero del periodo que llega solo a un correo o a una carpeta que tú controlas. Es lo único que no depende de la memoria de nadie.
La recomendación práctica: mantén el registro vivo en el software para el día a día, y además una copia periódica en un sitio tuyo, con el fichero íntegro del periodo. No hace falta montar nada complejo; hace falta que ocurra sin intervención humana.
En qué formato conservarlo
La norma no impone formato. Vale papel, hoja de cálculo o sistema digital, siempre que el registro sea fiable, objetivo y no manipulable. Pero conservar un PDF con totales mensuales no es conservar el registro: es conservar un resumen. Lo que debe sobrevivir cuatro años es el apunte individual: quién, qué día, a qué hora entró y salió.
Un fichero de archivo utilizable lleva, como mínimo, el CIF de la sociedad, el DNI y nombre de cada persona, el centro, la fecha, la hora en la zona horaria del centro, el tipo de apunte y, si tu sistema lo genera, el sello de integridad de cada registro. Ese último campo es el que convierte un CSV en algo defendible: sin él, cualquiera puede alegar que el fichero se editó después. Lo desarrollamos en qué columnas debe tener el registro horario que pide la Inspección.
Los tres agujeros más habituales
El cambio de software
Es la causa número uno de huecos. Migras en marzo y das por hecho que el histórico anterior sigue accesible, hasta que descubres que la cuenta antigua se desactivó a los treinta días. Antes de cancelar nada, descarga el histórico completo y compruébalo abriéndolo. Lo tratamos en qué pasa con tus fichajes al cambiar de software.
El trabajador que se fue
Cuando alguien causa baja, su ficha se archiva y su registro se vuelve invisible en los listados del día a día. Pero su obligación de conservación sigue viva cuatro años más, y es precisamente en las salidas donde luego aparecen las reclamaciones. Comprueba que tu sistema no borra el histórico al dar de baja, sino que lo archiva.
La sociedad que se disuelve
En grupos con varias sociedades, cuando una se extingue, su registro tiene que seguir disponible. Si tu sistema no permite exportar por CIF, tendrás que separarlo a mano cuando ya no haya nadie con acceso.
Cómo comprobar que lo cumples, hoy
- Pide el registro de una semana cualquiera de hace tres años. Si tarda más de cinco minutos en aparecer, no está «a disposición».
- Comprueba que incluye a personas que ya no trabajan contigo.
- Ábrelo y mira si cada apunte es individual, con fecha y hora, no un total agregado.
- Pregúntate qué pasaría si mañana dejaras de pagar el software. ¿Tendrías el histórico?
- Si la respuesta a la anterior es «no», monta una copia automática antes de seguir leyendo.
Y el Real Decreto de registro digital, ¿cambia esto?
De momento no cambia nada, porque no está en vigor. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el 24 de julio de 2026 los ministerios de Trabajo y Economía acordaron aplazar su aprobación para reelaborar el texto. Sigue sin publicarse en el BOE.
Lo vigente y sancionable hoy es el Art. 34.9 ET, con sus cuatro años. Si el decreto llega, lo previsible es que endurezca los requisitos técnicos y el acceso de la Inspección, no que relaje la conservación. Prepararse para lo que ya es obligatorio es la mejor preparación para lo que venga.
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¿Cuántos años hay que guardar el registro horario?
Cuatro años, contados hacia atrás desde el momento en que se reclama. Lo establece el Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores tras el RD-ley 8/2019. Durante ese plazo debe estar a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
¿Quién es responsable de conservar el registro, la empresa o el software?
La empresa. La obligación legal recae sobre el empleador y no se traslada al proveedor. Si el software pierde los datos o cierra, podrás reclamarle contractualmente, pero frente a la Inspección la responsable sigue siendo la empresa.
¿Qué sanción hay por no conservar el registro horario?
No conservar el registro se considera infracción grave en materia de relaciones laborales, con sanción que va de 751 a 7.500 euros según la graduación, y se aplica por centro de trabajo afectado. A eso se suma que la falta de registro debilita la posición de la empresa en reclamaciones por horas extra.
¿Hay que conservar el registro de los trabajadores que ya se han ido?
Sí. La obligación de cuatro años no depende de que la relación laboral siga viva. Conviene comprobar que el software archiva el histórico al dar de baja a alguien en lugar de borrarlo, porque las reclamaciones suelen llegar después de la salida.
¿Vale con guardar un PDF con los totales del mes?
No. Lo que debe conservarse es el apunte individual de cada jornada: quién, qué día y a qué hora empezó y terminó. Un resumen de totales no permite acreditar el horario concreto que exige la norma.
¿El nuevo Real Decreto de registro horario digital cambia el plazo de conservación?
A fecha de hoy el Real Decreto no está aprobado ni publicado en el BOE: recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026 y su aprobación se aplazó el 24 de julio de 2026. Sigue vigente el Art. 34.9 ET con sus cuatro años de conservación.
Última actualización: 31 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.