Por qué un fichaje no se puede editar (y qué se hace en su lugar)
Un registro editable protege menos a la empresa que uno rígido, y es contraintuitivo: en un pleito no hace falta demostrar que se manipuló, basta con demostrar que se pudo. Qué es una cadena de hashes sin jerga, por qué la corrección la pide el trabajador y cómo comprobar en cuatro pasos si tu sistema cumple.
Respuesta corta: porque un registro que se puede editar no prueba nada. Si un fichaje se puede cambiar sin dejar rastro, ni la empresa puede defenderse en un pleito por horas extra ni el trabajador puede confiar en lo que aparece. Lo que se hace en su lugar es añadir: la corrección se apila encima, con autor, hora y motivo, y el apunte original nunca desaparece.
El problema de fondo
El Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada, y la jurisprudencia y la doctrina administrativa han ido concretando que el registro debe ser fiable, objetivo y accesible. Fiable significa, en la práctica, que no se pueda retocar a conveniencia.
Piénsalo desde el otro lado. Un trabajador reclama 200 horas extra. La empresa aporta su registro, que dice que no las hizo. La pregunta del abogado contrario es una sola: ¿quién ha podido modificar esto y cuándo? Si la respuesta es «cualquier administrador, en cualquier momento, sin dejar huella», el registro pierde buena parte de su valor probatorio. Y aquí está lo importante: no hace falta demostrar que se manipuló, basta con demostrar que se pudo manipular.
Un registro editable protege menos a la empresa que un registro rígido. Es contraintuitivo y es la razón de todo lo que viene.
Cómo se consigue que no se pueda editar
La técnica se llama cadena de hashes y se explica sin jerga en tres frases.
Cada fichaje que se registra pasa por una función matemática que resume sus datos —quién, cuándo, qué tipo— en una huella de longitud fija. Esa huella incluye la huella del fichaje anterior de la misma persona. Y así cada apunte queda encadenado al anterior.
La consecuencia es la interesante: si alguien cambia la hora de un fichaje de marzo, su huella cambia, y entonces deja de coincidir con la que el fichaje siguiente lleva guardada. La cadena se rompe desde ese punto hasta el final, y basta recorrerla para ver dónde. Para que el cambio pasara inadvertido habría que recalcular todos los apuntes posteriores de esa persona, y eso deja su propio rastro.
En Control Horario Legal, además, la base de datos tiene disparadores que rechazan cualquier intento de modificar o borrar un fichaje. No es que la aplicación no ofrezca el botón: es que la operación está bloqueada un nivel por debajo, donde ni la propia aplicación puede saltárselo.
Entonces, ¿cómo se arregla un error?
Se añade. El circuito es este:
- El trabajador solicita la corrección desde su app: día, hora real y motivo obligatorio.
- Un responsable ve la solicitud con el motivo y aprueba o rechaza.
- Si aprueba, se crea un apunte nuevo con la hora correcta, marcado como corregido, con el motivo, quién lo aprobó y cuándo.
- El apunte erróneo, si lo había, sigue visible en el histórico.
Un detalle que parece burocracia y no lo es: la solicitud tiene que salir del trabajador. Si RRHH pudiera crear correcciones en nombre de cualquiera, volveríamos al punto de partida — un administrador escribiendo la jornada que le conviene. Que la solicitud tenga autor y motivo verificables es lo que la hace defendible.
Lo que se gana, más allá de la Inspección
- Discusiones que se acaban solas. «Yo sí fiché» se resuelve mirando el histórico, que incluye los intentos y las correcciones. No hay versión de nadie contra la de nadie.
- Confianza de la plantilla. Saber que la empresa no puede recortarte horas a posteriori es una garantía para el trabajador, no solo un requisito para el empresario.
- Portabilidad real. Si te cambias de proveedor, un registro sellado se puede verificar fuera. Uno editable es un CSV cualquiera. Lo tratamos en qué pasa con tus fichajes al cambiar de software.
Los tres casos que siempre se preguntan
«Se me olvidó fichar la salida ayer»
Esa salida no se puede fichar hoy: quedaría grabada a la hora actual y ya no se podría modificar, así que el error empeoraría. Hay que pedir la corrección con la hora real a la que se terminó. Lo que sí se puede hacer con normalidad es fichar la entrada de hoy: el olvido de ayer deja un día pendiente de cuadrar, no deja a nadie sin poder trabajar. Por eso conviene tener activado un aviso automático de jornada sin cerrar: cuanto antes se detecte, más fácil es reconstruirla con honestidad.
«El reloj del móvil iba mal»
Da igual, porque el sello lo pone el servidor, no el dispositivo. La hora del móvil se guarda por separado como dato informativo. Si el sello lo pusiera el cliente, bastaría cambiar la hora del teléfono para fichar cuando uno quisiera.
«Un empleado se ha dado de baja, ¿borro sus fichajes?»
No. La obligación de conservar cuatro años es de la empresa e independiente de que la persona siga o no. Y borrar tampoco es una opción técnica: los apuntes son inmutables. Lo que se hace es dar de baja al trabajador; sus registros permanecen mientras corra el plazo legal, y se eliminan cuando ese plazo vence.
Cómo comprobar si tu sistema actual cumple
- Entra como administrador y busca la forma de cambiar la hora de un fichaje. Si la encuentras, cualquiera con tu rol también.
- Busca la forma de borrar uno. Mismo razonamiento.
- Mira si el histórico enseña las correcciones y quién las aprobó, o solo el resultado final limpio.
- Pregunta cómo demostrarías ante un juez que ese registro no se ha tocado. Si la respuesta es «está en nuestros servidores», eso no es una prueba: es una afirmación de la parte interesada.
Que un software te deje editar fichajes no lo hace más flexible. Lo hace menos útil el único día en que de verdad lo necesitas.
Un registro que puedes defender
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¿Es legal que un administrador pueda editar un fichaje?
La norma exige un registro fiable y no manipulable. Un sistema que permite editar apuntes sin dejar rastro debilita el valor probatorio del registro, y en un litigio no hace falta demostrar que se manipuló: basta con acreditar que se pudo manipular sin huella.
¿Cómo se corrige entonces un fichaje mal puesto?
Con una solicitud de corrección: el trabajador indica la hora real y un motivo obligatorio, y un responsable la aprueba o la rechaza. Si se aprueba, se añade un apunte nuevo con la hora correcta y el apunte anterior sigue visible en el histórico, con el rastro de quién aprobó qué y cuándo.
¿Qué es una cadena de hashes en un registro de jornada?
Cada fichaje se resume en una huella criptográfica que incluye la huella del fichaje anterior de esa misma persona. Si alguien altera un apunte, su huella deja de coincidir con la que guarda el siguiente y la cadena se rompe desde ese punto, de forma detectable al recorrerla.
¿Puede RRHH crear una corrección en nombre de un empleado?
No debería. Si un administrador puede generar correcciones por su cuenta, se pierde la garantía que hace defendible el circuito. La solicitud debe salir del trabajador, con su motivo, y el responsable únicamente aprueba o rechaza.
Si me equivoco al fichar la salida, ¿puedo ficharla más tarde?
No conviene: quedaría registrada a la hora actual y, al ser inmutable, ya no podría corregirse, con lo que el error empeora. Lo correcto es solicitar la corrección indicando la hora real a la que se terminó la jornada.
¿Puedo borrar los fichajes de un empleado que ya no trabaja en la empresa?
No. La obligación de conservar el registro cuatro años es de la empresa y no depende de que la persona siga en plantilla. Se da de baja al trabajador y sus registros permanecen hasta que vence el plazo legal de conservación.
Última actualización: 17 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.