Normativa fichaje 2026:
qué cambia y qué hacer.
El Real Decreto que regula el registro horario digital en España está en su fase final de tramitación. Esta guía resume qué obliga la norma actual, qué añade el nuevo Real Decreto, qué sanciones contempla y qué hacer en tu empresa antes de su entrada en vigor.
1. La norma vigente: RDL 8/2019
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores estableciendo la obligación general de las empresas de garantizar el registro diario de jornada de sus trabajadores, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo.
La norma exige conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. No exige formato específico — y aquí empieza el problema: ese vacío es lo que el nuevo Real Decreto viene a cerrar.
2. Qué añade el nuevo Real Decreto (2026)
El borrador en tramitación introduce siete cambios estructurales respecto al régimen actual:
- Registro obligatoriamente digital. El papel y la hoja de cálculo manual dejan de ser válidos por sí solos como medio de registro.
- Inmutabilidad técnica. El sistema debe garantizar que los registros no puedan modificarse sin trazabilidad. En la práctica: bases de datos con triggers que bloqueen
UPDATE/DELETEo equivalentes funcionales. - Acceso del empleado a sus propios datos. El trabajador debe poder consultar y descargar sus registros directamente, sin tener que pedirlos a RRHH.
- Acceso remoto para la Inspección. Las empresas deben facilitar el acceso remoto a los registros a los inspectores actuantes, no solo en visita presencial.
- Identificación individual e indubitada. Cada fichaje debe vincularse a un trabajador concreto. Las identificaciones colectivas o de grupo no se aceptarán.
- Trazabilidad de correcciones. Cualquier modificación o ajuste debe quedar registrado con identidad del autor, fecha y motivo. No se permite la sobreescritura.
- Conservación de 4 años con integridad demostrable. No basta con conservarlos: debe poderse demostrar que no han sido alterados (firma electrónica, hash encadenado, sellado de tiempo).
3. Régimen sancionador
Las sanciones por incumplir la obligación de registro horario se aplican vía la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social, Real Decreto Legislativo 5/2000), tipificadas como infracciones graves. El borrador del RD 2026 mantiene esta tipificación y prevé:
| Grado | Cuantía | Supuesto típico |
|---|---|---|
| Mínimo | 751 € | Primera infracción, voluntad de cumplir |
| Medio | 1.501 – 3.750 € | Reincidencia o múltiples trabajadores afectados |
| Máximo | 3.751 – 10.000 € | Conducta dolosa, manipulación de registros |
Las sanciones se aplican por trabajador afectado. Una empresa con 20 empleados puede acumular multas de cinco o seis cifras en una sola inspección si los registros están mal o no existen.
4. La biometría: por qué evitarla
La Agencia Española de Protección de Datos publicó en mayo de 2023 un informe específico sobre "Tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos" que recomienda no utilizar huella dactilar o reconocimiento facial salvo justificación reforzada de proporcionalidad y necesidad, ya que constituyen tratamiento de categorías especiales de datos (Art. 9 RGPD).
La identificación por PIN, contraseña o credencial es la alternativa preferente: cumple la obligación de identificación individual sin recoger datos biométricos. La práctica habitual de pedir huella en la entrada del centro es jurídicamente arriesgada — y, con el nuevo RD, todavía más.
5. Geolocalización: cuándo sí y cuándo no
La geolocalización en fichaje es legal si y solo si se usa para verificar que el fichaje se realiza en el centro de trabajo, no para seguir al empleado durante su jornada. La AEPD lo ha dejado claro en varias resoluciones: la coordinada GPS solo puede capturarse en el momento del fichaje, no de forma continua.
Nuestra app, por ejemplo, solicita la ubicación al pulsar "Entrada" o "Salida" y la descarta en cuanto el fichaje se ha registrado. No hay tracking pasivo. No hay histórico de localizaciones fuera de los momentos de fichaje.
6. Checklist para empresas (qué hacer antes de junio 2026)
- ☐ Sustituir Excel manual por sistema digital con inmutabilidad criptográfica (hash encadenado, firma electrónica o sellado de tiempo).
- ☐ Habilitar acceso del empleado a sus propios registros (portal, app, PDF descargable).
- ☐ Implementar mecanismo de correcciones trazadas sin sobreescritura.
- ☐ Eliminar biometría obligatoria. Sustituir por PIN, credencial o login.
- ☐ Verificar que los registros se conservan 4 años con integridad demostrable.
- ☐ Documentar el procedimiento de fichaje en el convenio o como anexo al contrato.
- ☐ Preparar el procedimiento de acceso remoto para la Inspección.
- ☐ Formar a RRHH y encargados en el uso y la legislación.
¿Lo cumple Control Horario Legal?
Sí, los ocho puntos del checklist están incluidos desde el plan Starter (0,69 €/empleado/mes). La inmutabilidad criptográfica, el portal del empleado, las correcciones trazadas, el acceso remoto para Inspección, los 4 años de conservación y la identificación por PIN sin biometría son todos parte del producto base.
Probar 14 días gratis →7. Fuentes y normativa
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE n.º 61, modifica el Art. 34.9 ET).
- Estatuto de los Trabajadores, Real Decreto Legislativo 2/2015, Art. 34.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000.
- Informe AEPD sobre control de presencia biométrica, mayo de 2023.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), Art. 9 sobre tratamiento de categorías especiales de datos.
- Dictamen del Consejo de Estado de 23 de marzo de 2026 sobre el proyecto de Real Decreto.
- Borrador del Real Decreto sobre registro horario digital (Ministerio de Trabajo y Economía Social, 2026).
Esta guía tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para casos específicos, consulta con un profesional del derecho laboral. Última revisión: 22 de julio de 2026.