Qué te pide la Inspección de Trabajo cuando entra en una clínica dental
Entra sin avisar, en horario de consulta, y le pide todo a quien esté en recepción: contratos, el registro de jornada del último año incluido el del propio día, y el nombre, los apellidos y el DNI de cada persona que haya dentro. Después deja una hoja con lo que falta y entre una semana y diez días para enviarlo, y ahí suelen entrar también las nóminas y los justificantes bancarios de pago.
Respuesta corta: el inspector entra sin avisar, en horario de consulta, y le pide todo a quien esté en recepción. Contratos, registro de jornada del último año —incluido el de ese mismo día— y nombre, apellidos y DNI de cada persona que esté dentro de la clínica en ese momento. Como casi nunca está todo, se marcha dejando una hoja con lo que falta y un plazo de entre una semana y diez días para enviarlo. En esa segunda tanda suelen entrar también las nóminas y los justificantes bancarios de pago.
Cómo transcurre de verdad la visita
La imagen mental que tiene mucha gente es la de una citación previa, una reunión con la gerencia y una carpeta preparada. No es así. El inspector se presenta un martes cualquiera a media mañana, cuando la sala de espera está llena y la titular está dentro de un box con un paciente. Quien lo atiende es la persona de recepción.
Eso no es un detalle menor: es la clave de todo. La recepcionista no eligió ser la interlocutora de una inspección, muchas veces no sabe dónde están los contratos y no tiene por qué saberlo. Lo que ocurra en esos primeros veinte minutos —qué se entrega, qué se dice, qué se admite— condiciona el resto del expediente.
Y el inspector no está solo mirando papeles. Está mirando la clínica: cuántas personas hay, qué están haciendo y si eso cuadra con lo que dicen los documentos.
Lo que pide en el momento
Los contratos del personal
De toda la plantilla, no solo de quien esté ese día. Incluidos los eventuales, los que cubren bajas y los que están a tiempo parcial. En el contrato a tiempo parcial se fija especialmente, porque es donde más discrepancias aparecen entre lo pactado y lo trabajado: lo contamos en la trampa de la jornada completa encubierta.
El registro de jornada del último año, y el del día
Lo habitual es que se pida el último año completo. No un mes suelto ni una semana de muestra: doce meses de registro de toda la plantilla, que es donde se ven los patrones y no solo la foto de un día bueno.
Y encima de eso, la trampa que pilla a más clínicas: pide también el de hoy. Quién ha fichado la entrada esta mañana y a qué hora. Muchas titulares se preparan para enseñar los meses anteriores, ordenados y exportados, y se caen en esa segunda pregunta, porque el registro se rellena a fin de mes.
Son dos exigencias distintas y hay que cumplir las dos. El año pide que conserves el histórico y puedas sacarlo entero; el día pide que el registro sea en tiempo real. Si además quieres saber qué campos espera encontrar el inspector en ese fichero, están en qué columnas debe tener el registro horario.
Nombre, apellidos y DNI de todo el que esté dentro
De todo el mundo: doctoras, higienistas, auxiliares, recepción, la persona de limpieza si está en ese momento, el comercial del depósito dental si coincide, el residente que viene a formarse. El inspector levanta esa lista y después la cruza con dos cosas: las personas dadas de alta en la Seguridad Social y las que aparecen fichadas ese día.
Los tres escenarios que hacen saltar la alarma son siempre los mismos. Alguien presente que no está de alta. Alguien de alta que está trabajando pero no ha fichado. Y alguien que consta fichado pero no está por ninguna parte.
La hoja que deja al marcharse
Como en la práctica casi nunca está todo disponible en el momento, la visita no termina con una sanción inmediata. Termina con un requerimiento: una hoja donde el inspector anota qué documentación falta y en cuánto tiempo hay que aportarla, normalmente entre una semana y diez días. Se entrega por correo electrónico o en persona en las dependencias de la Inspección.
Conviene entender bien qué es ese plazo. Es una oportunidad y es también un reloj. Es una oportunidad porque permite ordenar y aportar lo que existe pero no estaba a mano. Y es un reloj porque lo que se entregue en esos diez días es lo que va a constar en el expediente: lo que no esté, no estaba. Si nunca te has planteado si podrías responder a eso mañana, empieza por esta comprobación.
Hay una tentación evidente en ese momento, y es el error más caro que se puede cometer: reconstruir el registro de jornada de los meses anteriores para que cuadre. Un registro fabricado después del requerimiento es un problema mucho mayor que un registro incompleto, porque cambia la naturaleza del incumplimiento. Y es más fácil de detectar de lo que parece: cómo se demuestra que un registro no ha sido manipulado.
La segunda tanda: nóminas y justificantes de pago
Junto a lo anterior es habitual que se pidan las nóminas del periodo revisado y, con ellas, los justificantes bancarios de que esas nóminas se pagaron. Son dos cosas distintas y se piden las dos. Una nómina es un documento que emite la empresa; el justificante de la transferencia lo emite un tercero, el banco, y por eso es el que de verdad prueba el pago.
Si quieres el recorrido general de una actuación por registro horario, sin el foco dental, está en qué revisa la Inspección de Trabajo.
El cruce que interesa al inspector es entre las tres piezas: las horas que dice el registro de jornada, las horas que dice la nómina y el importe que salió del banco. Cuando el registro muestra jornadas sistemáticamente más largas que las que retribuye la nómina, la conversación deja de ir de registro horario y pasa a ir de horas extraordinarias no pagadas ni cotizadas.
Por qué una clínica dental es un caso particular
No es paranoia del sector: hay cuatro rasgos del funcionamiento de una dental que complican el registro más que en una oficina.
El personal no está quieto. Higienistas y auxiliares se mueven entre boxes, esterilización y recepción durante toda la jornada. No hay un puesto fijo con un ordenador donde fichar cómodamente.
Las doctoras suelen pasar por varias clínicas. Una odontóloga que trabaja los lunes en un sitio y los miércoles en otro genera una jornada partida entre centros que hay que registrar en cada uno por separado.
Los turnos parten el día. La mañana, la tarde y la franja de comida crean entradas y salidas múltiples. Un registro que solo anote una entrada y una salida al día no refleja la realidad de la clínica. Sobre esto conviene tener claro cuándo hay que fichar las pausas y cómo se registran los turnos rotativos.
Hay figuras que no encajan en la casilla obvia. Residentes en formación, sustitutos que vienen dos tardes, personas en prácticas. Cada una tiene su encaje, y la duda más frecuente —si alguien que está formándose debe fichar— se resuelve casi siempre igual: si está en el centro dentro de un horario y realizando actividad, hay que registrarlo.
El error de la huella dactilar
Muchas clínicas instalaron en su día un lector de huella en recepción pensando que era la opción más seria. Es, precisamente, la que añade un problema nuevo.
La Agencia Española de Protección de Datos considera desproporcionado el tratamiento de datos biométricos para el mero control de presencia, porque existen alternativas igual de eficaces y mucho menos invasivas. La huella es un dato de categoría especial: si hay otra forma de identificar a la persona —un PIN propio, credenciales individuales—, usar la huella es difícil de justificar. Y una clínica dental ya maneja bastantes datos de salud como para abrir un frente más. El detalle jurídico, con la jurisprudencia reciente, está en fichar con huella o reconocimiento facial.
Qué revisar esta semana, sin esperar a nadie
Cuatro comprobaciones que se hacen en una tarde:
Uno. Abre el registro de jornada ahora mismo y mira si aparece quién ha entrado hoy y a qué hora. Si la respuesta es «eso lo cerramos a fin de mes», ahí tienes el primer agujero. Y si lo que usas es una hoja de cálculo, lee antes si un Excel vale para fichar.
Dos. Coge la lista de personas que hay ahora en la clínica y contrástala con las que constan fichadas hoy. Deben ser las mismas.
Tres. Comprueba que puedes descargar los últimos cuatro años. La obligación de conservación es de la clínica, no del proveedor del programa, y no desaparece porque una persona se haya ido ni porque hayas cambiado de software.
Cuatro. Pregúntate quién puede modificar un fichaje ya guardado. Si la respuesta es «cualquiera con acceso al panel», tu registro sirve de poco como prueba, porque en un conflicto no hace falta demostrar que se manipuló: basta con acreditar que se pudo manipular sin dejar rastro. Lo desarrollamos en por qué un fichaje no se puede editar.
Qué hay en juego
El incumplimiento de las obligaciones de registro de jornada es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con un rango de 751 a 7.500 euros. El grado concreto dentro de ese rango lo fija el inspector atendiendo, entre otros criterios, al número de personas afectadas, a la intencionalidad y a la reincidencia. El desglose completo está en cuánto cuesta no cumplir.
Pero la multa suele ser lo de menos. Lo que de verdad duele es lo que viene detrás: la reclamación de horas extraordinarias no pagadas, con sus cotizaciones y sus recargos, y el hecho de que sin un registro fiable la clínica pierde la mejor prueba que tenía para defenderse.
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¿La Inspección de Trabajo avisa antes de ir a una clínica dental?
Normalmente no. La visita es sin previo aviso y el inspector se presenta en recepción en horario de consulta. Lo habitual es que atienda quien esté allí en ese momento, que suele ser la recepcionista, sin que la titular esté presente.
¿Qué documentación pide el inspector en el momento de la visita?
Los contratos del personal, el registro de jornada del último año, incluido el del propio día, y los nombres, apellidos y DNI de todas las personas que se encuentren en la clínica en ese instante, estén o no de turno.
¿Qué es la hoja que deja el inspector al marcharse?
Es un requerimiento con la lista de documentos que faltaban. Se conceden habitualmente entre una semana y diez días para aportarlos, por correo electrónico o entregándolos en persona en la Inspección.
¿Piden las nóminas y los justificantes de pago?
Con frecuencia sí, en esa segunda tanda. No basta con la nómina: piden también el justificante bancario de que se pagó, porque el abono del salario debe ser trazable.
¿Por qué se fija el inspector en la gente que está en la clínica en ese momento?
Porque contrasta a las personas presentes con las que figuran de alta y con las que aparecen fichadas ese día. Un higienista trabajando sin fichaje del día, o alguien presente que no está en ninguna lista, es lo que dispara el resto de la actuación.
¿Cuánto puede costar no tener el registro de jornada?
El incumplimiento del registro de jornada es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con un rango sancionador de 751 a 7.500 euros. El inspector fija el grado dentro de ese rango según el número de personas afectadas, la intencionalidad y la reincidencia, entre otros criterios.
¿Vale un cuadrante de Excel como registro de jornada en una clínica?
No de forma fiable. El registro debe reflejar la hora real de inicio y fin de cada persona cada día y no debe poder alterarse sin dejar rastro. Una hoja de cálculo que cualquiera puede reescribir a posteriori tiene un valor probatorio muy débil.
¿Se puede fichar con huella dactilar en una clínica dental?
La AEPD considera desproporcionado el tratamiento de datos biométricos para el control de presencia. Existiendo alternativas menos invasivas, como un PIN individual o credenciales propias, usar la huella añade un riesgo de protección de datos que no compensa.
Última actualización: 10 de septiembre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para un expediente concreto, consulta con tu graduado social o con un abogado laboralista.