Tienes que conservar el registro horario 4 años. ¿Y si te lo piden mañana?
El guion de esa mañana: quién puede pedírtelo y con qué margen, el repaso de veinte minutos antes de entregar, qué hacer si faltan días (y por qué rellenarlos a mano empeora el problema) y la prueba que deberías hacer hoy sin que nadie te la pida.
Respuesta corta: si mañana te piden el registro de jornada, tienes que poder entregar el periodo exacto que te pidan, por sociedad, con cada apunte individual y sin huecos. Este artículo es el guion de esa mañana: qué te van a pedir, en qué orden mirarlo y qué hacer si algo falta.
Quién puede pedírtelo y con qué margen
Tres actores distintos, con urgencias distintas:
- La Inspección de Trabajo — en una visita presencial puede pedirlo en el acto. En un requerimiento por escrito suele dar un plazo corto, de días, y acotado a un periodo y a un CIF concretos.
- Un trabajador — tiene derecho a acceder a su propio registro. Negarlo o demorarlo sin motivo es un problema en sí mismo.
- La representación legal de los trabajadores — puede pedir el registro de la plantilla. Es el caso que más empresas pillan a contrapié, porque no lo tenían previsto.
En los tres casos la norma habla de que el registro «permanezca a disposición». Eso implica entrega en un plazo razonable, no «lo tenemos por ahí».
El repaso de 20 minutos
Si el aviso te llega hoy para mañana, este es el orden que ahorra sorpresas:
- Acota bien el periodo y la sociedad. Entregar de más es un problema de protección de datos: estarías dando datos de trabajadores ajenos a la actuación. Si tienes varios CIF, el registro debe salir separado.
- Exporta el periodo completo y ábrelo. No lo mandes sin abrirlo. La mitad de los sustos se ven en los primeros diez segundos de mirar el fichero.
- Busca huecos. Días laborables sin ningún apunte de nadie suelen indicar una caída del sistema o una migración mal hecha, no que la empresa cerrara.
- Busca jornadas sin cerrar. Entradas sin salida. Son legítimas si alguien se olvidó, pero conviene tenerlas corregidas por el cauce trazado, no editando el apunte.
- Comprueba los DNI. Una casilla vacía convierte la identificación individual en discutible y es la causa más habitual de que te pidan documentación adicional.
- Comprueba que están los que se fueron. Si el periodo incluye a alguien que causó baja, tiene que aparecer.
- Mira las horas. Que estén en la zona horaria del centro. Un desfase de una o dos horas en todo el fichero no es un detalle cosmético: invalida el horario concreto.
Qué hacer si falta algo
La tentación es rellenar los huecos a mano. No lo hagas. Un registro completado a posteriori es exactamente lo que la norma llama no fiable, y si además puede editarse sin dejar rastro, has convertido un problema de conservación en un problema de manipulación, que es peor.
Lo que sí se puede hacer:
- Corregir por el cauce trazado. Si tu sistema permite solicitudes de corrección con autor, fecha y motivo, úsalo. Queda constancia de que se corrigió, quién y por qué, y eso se defiende.
- Documentar la causa del hueco. Una caída del proveedor con su justificante, una migración con su fecha. Un hueco explicado es infinitamente mejor que un hueco relleno.
- Entregar lo que hay. Ocultar un periodo es peor que entregarlo incompleto con la explicación.
Sobre por qué un fichaje no debería poder editarse, lo desarrollamos en este artículo.
Cómo se entrega
La norma no impone formato. En la práctica se entrega un CSV o un PDF acotado al periodo y a la sociedad requeridos. El CSV tiene la ventaja de que el inspector puede filtrar y sumar sin pedirte nada más, lo que reduce la probabilidad de una segunda vuelta.
Añade el sello de integridad de cada apunte si tu sistema lo genera. No es obligatorio, pero cambia la conversación: en lugar de discutir si el fichero pudo alterarse, entregas algo que permite comprobarlo. Lo explicamos en cómo demostrar que un registro no ha sido manipulado.
La prueba que deberías hacer sin que nadie te lo pida
Hazla ahora, tarda cinco minutos: saca el registro de una semana cualquiera de hace tres años. No del mes pasado, que ese siempre sale. De hace tres años.
Si aparece completo, con DNI, con la gente que ya no está y con las horas en su huso, estás cubierto. Si tarda, si hay que pedírselo a alguien, si falta gente o si directamente no está, acabas de descubrir con tiempo lo que ibas a descubrir con prisa.
Cómo dejar de depender de esto
El fallo de raíz casi nunca es no tener el dato: es que sacarlo dependa de que una persona concreta se acuerde y esté disponible. Dos medidas que lo resuelven sin esfuerzo continuado:
- Una copia automática del periodo que llegue sola a un sitio tuyo, fuera del software. Semanal o mensual, con el fichero íntegro.
- Un aviso de incidencias que te diga cada semana si hay jornadas sin cerrar o gente sin DNI, mientras todavía se pueden arreglar con normalidad.
Lo importante de las dos es que ocurran sin que nadie tenga que acordarse. Un procedimiento que depende de la memoria funciona hasta las primeras vacaciones.
¿Y si el requerimiento llega por el nuevo decreto?
No va a llegar por ahí todavía. El Real Decreto de registro horario digital no está publicado en el BOE: recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026 y su aprobación se aplazó el 24 de julio de 2026. Lo que hoy se requiere y se sanciona es el Art. 34.9 ET, que ya obliga a registro diario y a cuatro años de conservación.
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¿En cuánto tiempo hay que entregar el registro horario si lo pide la Inspección?
En una visita presencial puede requerirse en el acto. En un requerimiento escrito se fija un plazo, habitualmente de días, acotado a un periodo y a una sociedad concretos. La norma exige que el registro permanezca a disposición, lo que implica poder entregarlo en un plazo razonable.
¿Puede un trabajador pedir su propio registro de jornada?
Sí. El Art. 34.9 ET establece que el registro permanece a disposición de las personas trabajadoras y de sus representantes legales, además de la Inspección. Negarlo o demorarlo sin motivo genera un problema añadido al de la propia conservación.
¿Qué hago si faltan días en el registro?
No rellenarlos a mano. Un registro completado a posteriori es un registro no fiable. Lo correcto es documentar la causa del hueco, corregir lo que se pueda por el cauce de corrección trazada, que deja constancia de autor y motivo, y entregar lo que hay con la explicación.
¿En qué formato se entrega el registro horario?
La norma no impone formato: vale papel, hoja de cálculo o software, siempre que sea fiable, individual y no manipulable. En la práctica se entrega un CSV o un PDF filtrado por el periodo y la sociedad requeridos, porque permite comprobar y sumar sin pedir documentación adicional.
¿Puedo entregar el registro de toda la empresa si solo me piden un centro?
No conviene. Entregar datos de trabajadores ajenos a la actuación es un problema de minimización de datos. Si tienes varias sociedades o centros, el registro debe poder exportarse acotado al CIF y al periodo requeridos.
¿Cómo compruebo hoy que podría responder a un requerimiento?
Saca el registro de una semana cualquiera de hace tres años y ábrelo. Comprueba que está completo, que incluye a personas que ya no trabajan contigo, que todos tienen DNI y que las horas están en la zona horaria del centro. Si algo falla, lo has descubierto con tiempo.
Última actualización: 31 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.