Qué columnas debe tener el registro horario que pide la Inspección
El mínimo legal son cuatro campos, pero un registro que solo lleve eso pasa la Inspección con dificultad. Las diez columnas que se entregan de verdad, las tres que casi todos olvidan (CIF, zona horaria y sello de integridad), lo que NO debe llevar por minimización de datos y un checklist antes de entregar.
Respuesta corta: el mínimo legal es la identificación del trabajador, la fecha y la hora de inicio y de fin de cada jornada. Pero un registro que solo lleve eso pasa la Inspección con dificultad. Lo que de verdad se entrega —y lo que evita la segunda visita— añade el CIF de la empresa, el centro, el método de fichaje y una prueba de que nada se ha tocado.
Lo que exige la norma
El Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, tras el RD-ley 8/2019, obliga a registrar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. El registro debe conservarse cuatro años y permanecer a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
De ahí salen los cuatro campos irrenunciables:
- Identificación individual del trabajador.
- Fecha de la jornada.
- Hora de inicio.
- Hora de fin.
Fíjate en «individual»: un parte de equipo firmado por el encargado no cumple. Y en «hora concreta»: un cuadrante teórico tampoco, porque refleja lo previsto, no lo ocurrido.
Las columnas que deberías entregar (y por qué)
Este es el conjunto que resuelve una inspección sin preguntas de vuelta:
- CIF y razón social — la Inspección actúa contra una sociedad concreta. Si tienes varias, el registro debe poder salir separado por CIF, o estarás entregando datos de empresas que no son objeto de la actuación.
- DNI o NIE — es lo que convierte «Ana G.» en una persona identificable. Sin él, la trazabilidad se discute.
- Nombre y apellidos.
- Centro de trabajo — determina el convenio aplicable y el ámbito de la actuación.
- Fecha (AAAA-MM-DD, sin ambigüedad).
- Hora con segundos, en la zona horaria del centro. Si tienes centros en Canarias y en la Península, esto deja de ser un detalle.
- Tipo de apunte — entrada, salida, inicio y fin de pausa. Permite reconstruir la jornada y descontar lo que no computa.
- Método de fichaje — móvil, kiosco, web, importado. Explica el origen del dato.
- Total de horas de la jornada — no lo exige la norma, pero se agradece: evita que el inspector sume a mano.
- Sello de integridad — la prueba de que el apunte no se ha modificado.
Las tres columnas que la mayoría olvida
El CIF
Sale caro en grupos con varias sociedades. Si el registro mezcla trabajadores de dos CIF distintos, o no acredita a cuál pertenece cada uno, no estás entregando tu registro: estás entregando un batiburrillo que el inspector tendrá que separar.
La zona horaria
Un registro que guarda la hora sin decir en qué huso está es un registro con un error latente de una hora, listo para aparecer el domingo del cambio horario. El sello debe estar en UTC internamente y presentarse en la hora local del centro.
El sello de integridad
Aquí está la diferencia entre tener registro y poder defenderlo. Un CSV se edita en treinta segundos, y quien lo recibe lo sabe. Un registro con cada apunte encadenado criptográficamente al anterior permite demostrar que nadie ha retocado nada: cambiar un solo apunte rompe la cadena desde ahí hasta el final, y se ve.
Lo desarrollamos en cómo demostrar que un registro no ha sido manipulado.
Qué NO debe llevar
Minimización de datos (Art. 5.1.c RGPD): el registro horario no es el sitio para la vida laboral de nadie.
- Datos de salud, ni siquiera el motivo de una baja. Una ausencia se marca como ausencia.
- Datos biométricos. Tras el criterio de la AEPD de 2023, la huella para fichar es un tratamiento de categoría especial que difícilmente supera el juicio de necesidad y proporcionalidad. Con un PIN es suficiente.
- Geolocalización continua. La ubicación en el instante del fichaje, si es proporcional e informada, se defiende. El rastreo durante la jornada, no.
- Motivos personales de entradas o salidas.
Formato y entrega
La norma no impone formato. Vale papel, hoja de cálculo o software, siempre que sea fiable, individual y no manipulable. En la práctica se entrega en CSV o PDF, filtrado por el periodo y la sociedad que la Inspección haya pedido.
El Real Decreto de fichaje digital de 2026 añade un requisito que conviene mirar hoy: el acceso remoto de la Inspección al registro, sin depender de que alguien de la empresa se lo mande. Si tu sistema no puede generar un enlace de acceso temporal con el periodo acotado, tendrás que resolverlo.
Checklist antes de entregar
- ¿Está el periodo completo que han pedido, sin huecos?
- ¿Aparece el CIF correcto y solo los trabajadores de esa sociedad?
- ¿Tiene todo el mundo su DNI cumplimentado? Una casilla vacía es una identificación incompleta.
- ¿Se distinguen entrada, salida y pausas?
- ¿Las horas están en la zona horaria del centro?
- ¿Hay jornadas sin cerrar? Corrígelas antes, por el cauce de corrección trazada, no editando.
- ¿Puedes explicar en una frase cómo se demuestra que el registro no se ha alterado?
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¿Qué campos son obligatorios en el registro de jornada?
La identificación individual del trabajador, la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada. Lo establece el Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores tras el RD-ley 8/2019. El registro debe conservarse cuatro años a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección.
¿Hay que registrar las pausas en el registro horario?
No es un campo obligatorio en sentido estricto, pero sí necesario cuando hay pausas que no computan como tiempo de trabajo efectivo, porque son las que permiten calcular la jornada real. La Guía del Ministerio de Trabajo recomienda registrarlas para mayor trazabilidad.
¿Debe aparecer el DNI de cada trabajador?
La norma exige identificación individual, y el DNI o NIE es la forma inequívoca de cumplirla. Un registro con nombres de pila o iniciales deja la identificación abierta a discusión. En la práctica, entregar el registro sin DNI es la causa más habitual de que se pida documentación adicional.
¿Puede el registro incluir la geolocalización del trabajador?
La ubicación capturada en el instante del fichaje, para acreditar presencia en el centro, es defendible si es proporcional y está informada. El seguimiento continuo de la posición durante la jornada no lo es. En ningún caso deben incluirse datos de salud ni datos biométricos.
¿En qué formato hay que entregar el registro a la Inspección?
La norma no impone formato: vale papel, hoja de cálculo o software, siempre que el registro sea fiable, individual y no manipulable. Lo habitual es entregar un CSV o un PDF acotado al periodo y a la sociedad requeridos. El Real Decreto de 2026 añade el requisito de acceso remoto por parte de la Inspección.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro horario?
Cuatro años, a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Esa obligación es de la empresa, no del proveedor de software, así que conviene asegurarse de poder llevarse el histórico completo si se cambia de sistema.
Última actualización: 17 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.