¿Vale un Excel o el papel para fichar? Qué hace válido un registro
El Excel y el papel tienen los días contados: hoy se toleran con dudas y el RD 2026 los prohibirá. Qué requisitos hace falta cumplir (fiable, inalterable, 4 años) y un checklist para saber si tu sistema vale.
Respuesta corta: el Excel y el papel tienen los días contados. Hoy se toleran con dudas, pero la Inspección ya rechaza los registros fácilmente manipulables, y el nuevo Real Decreto de 2026 prohibirá expresamente el papel y la hoja de cálculo. Lo que la ley pide —y pedirá con más fuerza— es un registro digital, fiable e inalterable.
Qué exige hoy un registro válido
El criterio del Tribunal de Justicia de la UE y del Estatuto de los Trabajadores es que el registro sea objetivo, fiable y accesible. En la práctica, eso significa:
- Hora exacta de inicio y fin de jornada de cada persona (y pausas que no computen como trabajo).
- Identificación individual del trabajador.
- Fiabilidad e inalterabilidad: que no se pueda modificar a posteriori sin dejar rastro.
- Conservación 4 años.
- Disponibilidad para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Por qué el Excel falla
Una hoja de cálculo se puede modificar a final de mes sin dejar huella: cambiar una hora, borrar un día, ajustar las horas extra para que no aparezcan. Eso choca de frente con el requisito de fiabilidad e inalterabilidad. El papel tiene el mismo problema, y además se pierde, se firma en bloque o se rellena después. Por eso la Inspección considera estos sistemas poco fiables y, ante una reclamación de horas extra, la carga de la prueba recae sobre la empresa: si tu registro no es creíble, es como no tenerlo. Frente a esto, las formas de fichar digitales dejan un registro fiable e inalterable.
Lo que cambia con el Real Decreto 2026
El borrador del nuevo Real Decreto convierte la duda en certeza:
- Formato digital obligatorio: prohibición expresa de papel y Excel como sistema de registro.
- Inmutabilidad y trazabilidad: cualquier cambio debe quedar registrado (quién, cuándo, por qué).
- Acceso remoto de la Inspección: la ITSS podrá consultar los registros sin personarse.
- Sellado temporal e identificación única de cada asiento.
Importante: tener "una app" no garantiza cumplir. Si la app no sella el tiempo de forma inmutable, no guarda historial de cambios ni permite el acceso de la Inspección, no será conforme. Como se suele decir, sería un Excel con pantalla bonita.
Checklist rápido: ¿tu sistema cumple?
- ¿Registra hora exacta de entrada, pausas y salida por persona?
- ¿Impide modificar un fichaje sin dejar rastro?
- ¿Conserva 4 años y permite exportar para la Inspección?
- ¿Identifica a cada trabajador de forma individual y sin biometría?
- ¿Funciona para presenciales, teletrabajo y movilidad?
Si alguna respuesta es "no", conviene migrar antes de que llegue el BOE: el periodo de adaptación previsto es corto (en torno a 20 días desde la publicación).
Del Excel a un registro inalterable, hoy
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