Els 4 anys del registre horari: on guardar-lo i qui respon si no apareix
L'obligació de conservar quatre anys és de l'empresa, no del teu proveïdor de programari. Què diu exactament l'art. 34.9 ET, quina sanció hi ha, per què «és a la plataforma» és la resposta més fràgil de totes i els tres forats habituals: el canvi de programari, el treballador que se'n va anar i la societat que es dissol.
Resposta curta: el registre de jornada s'ha de conservar quatre anys i l'obligació és de l' empresa, no del teu proveïdor de programari. Si el dia que te'l demanen no apareix, la infracció és teva encara que la fallada sigui del sistema que vas contractar.
Què diu la norma exactament
L' L'art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors, després del RDL 8/2019, obliga a registrar diàriament la jornada de tota la plantilla i afegeix una frase que es llegeix per sobre i surt cara: l'empresa «conservarà els registres durant quatre anys i romandran a disposició de les persones treballadores, dels seus representants legals i de la Inspecció de Treball i Seguretat Social».
Aquí hi ha tres obligacions diferents, no una:
- Conservar quatre anys.
- Tenir-lo disponible, és a dir, poder-lo treure quan algú amb dret ho demani.
- Que aquest algú inclou el propi treballador i els seus representants, no només la Inspecció.
El termini es compta cap enrere des del moment en què te'l reclamen. A l'agost de 2026 això significa tenir disponible el registre des de l'agost de 2022.
Qui respon si no apareix
L'empresa. Sempre. No conservar el registre es tipifica com a infracció greu en matèria de relacions laborals, amb sanció que comença en 751 € i arriba a 7.500 € segons la graduació, i s'aplica per centre de treball afectat, no per empresa. Amb cinc centres, la mateixa infracció es multiplica.
I hi ha un efecte col·lateral que sol fer més mal que la multa: sense registre, la càrrega de la prova en una reclamació per hores extra se't gira en contra. La jurisprudència és constant en el fet que l'absència de registre juga a favor de la versió del treballador. Una reclamació d'hores de tres persones pot costar molt més que la sanció.
Que el teu proveïdor de programari hagi tancat, hagi perdut les dades o t'hagi bloquejat el compte per impagament no trasllada la responsabilitat. Contractualment podràs reclamar-li; davant la Inspecció, l'obligada ets tu.
On guardar-lo de debò
«Està a la plataforma» és la resposta habitual i és la més fràgil de totes. Tenir el registre només dins del sistema on es genera és tenir un únic punt de fallada per a una obligació de quatre anys. Aquestes són les opcions reals, amb les seves escletxes:
- Només al programari — còmode fins que canvies de proveïdor, deixes de pagar o l'empresa tanca. Recorda que quatre anys són més que la vida mitjana de molts contractes SaaS.
- Exportació manual periòdica — funciona mentre algú se'n recorda. En el moment en què aquesta persona canvia de lloc o se'n va de vacances, apareixen buits. I els buits es descobreixen el pitjor dia.
- Còpia automàtica fora del sistema — un fitxer del període que arriba sol a un correu o a una carpeta que tu controles. És l'única opció que no depèn de la memòria de ningú.
La recomanació pràctica: mantén el registre viu al programari per al dia a dia, i a més una còpia periòdica en un lloc teu, amb el fitxer íntegre del període. No cal muntar res complex; cal que passi sense intervenció humana.
En quin format conservar-lo
La norma no imposa format. Val paper, full de càlcul o sistema digital, sempre que el registre sigui fiable, objectiu i no manipulable. Però conservar un PDF amb totals mensuals no és conservar el registre: és conservar un resum. El que ha de sobreviure quatre anys és el apunt individual: qui, quin dia, a quina hora va entrar i va sortir.
Un fitxer d'arxiu utilitzable porta, com a mínim, el CIF de la societat, el DNI i el nom de cada persona, el centre, la data, l'hora en la zona horària del centre, el tipus d'apunt i, si el teu sistema el genera, el segell d'integritat de cada registre. Aquest últim camp és el que converteix un CSV en alguna cosa defensable: sense ell, qualsevol pot al·legar que el fitxer es va editar després. Ho desenvolupem a quines columnes ha de tenir el registre horari que demana la Inspecció.
Els tres forats més habituals
El canvi de programari
És la causa número u dels buits. Migres al març i dones per fet que l'historial anterior continua accessible, fins que descobreixes que el compte antic es va desactivar als trenta dies. Abans de cancel·lar res, descarrega l'historial complet i comprova'l obrint-lo. Ho tractem a què passa amb els teus fitxatges en canviar de programari.
El treballador que se'n va anar
Quan algú causa baixa, la seva fitxa s'arxiva i el seu registre es torna invisible als llistats del dia a dia. Però la seva obligació de conservació continua viva quatre anys més, i és precisament a les sortides on després apareixen les reclamacions. Comprova que el teu sistema no esborra l'historial en donar de baixa, sinó que l'arxiva.
La societat que es dissol
En grups amb diverses societats, quan una s'extingeix, el seu registre ha de continuar disponible. Si el teu sistema no permet exportar per CIF, hauràs de separar-lo a mà quan ja no hi hagi ningú amb accés.
Com comprovar que ho compleixis, avui
- Demana el registre d'una setmana qualsevol de fa tres anys. Si tarda més de cinc minuts a aparèixer, no està «a disposició».
- Comprova que inclou persones que ja no treballen amb tu.
- Obre'l i mira si cada apunt és individual, amb data i hora, no un total agregat.
- Pregunta't què passaria si demà deixessis de pagar el programari. Tindries l'historial?
- Si la resposta a l'anterior és «no», munta una còpia automàtica abans de continuar llegint.
I el Reial decret de registre digital, canvia això?
De moment no canvia res, perquè no està en vigor. El Consell d'Estat va emetre un dictamen desfavorable el 23 de març de 2026 i el 24 de juliol de 2026 els ministeris de Treball i Economia van acordar ajornar la seva aprovació per reelaborar el text. Continua sense publicar-se al BOE.
El que és vigent i sancionable avui és l'art. 34.9 ET, amb els seus quatre anys. Si el decret arriba, el previsible és que endureixi els requisits tècnics i l'accés de la Inspecció, no que relaxi la conservació. Preparar-se per al que ja és obligatori és la millor preparació per al que vingui.
El teu registre, arxivat només cada setmana
Rep per correu el registre complet del període en el format que demana la Inspecció, amb el segell d'integritat de cada fitxatge. Sense haver de recordar-te d'exportar res i amb una còpia fora del sistema. Des de 0,69 €/empleat/mes.
Prova 30 dies gratis →Preguntes freqüents
Quants anys cal conservar el registre horari?
Quatre anys, comptats enrere des del moment en què es reclama. Ho estableix l'art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors després del RDL 8/2019. Durant aquest termini ha d'estar a disposició dels treballadors, els seus representants legals i la Inspecció de Treball.
Qui és responsable de conservar el registre, l'empresa o el programari?
L'empresa. L'obligació legal recau sobre l'empresari i no es trasllada al proveïdor. Si el programari perd les dades o tanca, podràs reclamar-li contractualment, però davant la Inspecció la responsable continua sent l'empresa.
Quina sanció hi ha per no conservar el registre horari?
No conservar el registre es considera infracció greu en matèria de relacions laborals, amb sanció que va de 751 a 7.500 euros segons la graduació, i s'aplica per centre de treball afectat. A això s'afegeix que la manca de registre debilita la posició de l'empresa en reclamacions per hores extra.
Cal conservar el registre dels treballadors que ja han marxat?
Sí. L'obligació de quatre anys no depèn que la relació laboral continuï vigent. Convé comprovar que el programari arxiva l'historial en donar de baixa algú en lloc d'esborrar-lo, perquè les reclamacions solen arribar després de la sortida.
N'hi ha prou amb guardar un PDF amb els totals del mes?
No. El que cal conservar és l'apunt individual de cada jornada: qui, quin dia i a quina hora va començar i acabar. Un resum de totals no permet acreditar l'horari concret que exigeix la norma.
El nou Reial decret llei de registre horari digital canvia el termini de conservació?
A data d'avui el Reial decret no està aprovat ni publicat al BOE: va rebre un dictamen desfavorable del Consell d'Estat el 23 de març de 2026 i la seva aprovació es va ajornar el 24 de juliol de 2026. Continua vigent l'art. 34.9 ET amb els seus quatre anys de conservació.
Darrera actualització: 31 d'agost de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal.