Empresa con un solo trabajador que además lleva la gestión: cómo registrar su jornada
Con una sola persona contratada ya hay obligación de registrar la jornada, y no desaparece porque esa persona sea la que lleva la administración y el propio sistema de fichaje. Quién ficha y quién no (empleada, administrador, autónomo, familiares), por qué aquí el registro tiene que ser más difícil de discutir que en ningún otro sitio y cómo montarlo sin darse de alta dos veces.
Respuesta corta: sí, esa persona ficha. La obligación de registrar la jornada no depende del número de trabajadores, y tampoco desaparece porque la única empleada sea precisamente quien se ocupa de la administración y del propio sistema de fichaje. Lo que cambia en este caso no es la obligación, sino la forma de cumplirla bien: cuando la misma persona registra, custodia y revisa, el registro tiene que ser especialmente difícil de discutir.
En resumen
- Una empresa con una sola persona contratada por cuenta ajena está obligada a registrar su jornada diaria y a conservarla 4 años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
- Que esa persona lleve la administración o gestione el sistema de fichaje no la exime.
- El administrador con cargo mercantil y el autónomo sin empleados no están obligados a registrar su propia jornada.
- Cuando quien registra es también quien custodia, el registro debe ser inalterable y trazable, o pierde valor como prueba para las dos partes.
| Situación | ¿Registra su jornada? | Por qué |
|---|---|---|
| Única empleada con contrato laboral que además lleva la gestión | Sí | Es trabajadora por cuenta ajena (art. 34.9 ET) |
| Administrador o consejero de la sociedad, solo con el cargo | No | Relación mercantil, excluida del ET (art. 1.3.c) |
| Autónomo persona física sin nadie contratado | No | No hay trabajador por cuenta ajena |
| Familiar que convive con el empresario y ayuda en el negocio | En principio no | Excluido salvo que se acredite que es asalariado (art. 1.3.e ET) |
| Administrador que además tiene contrato laboral común | Depende | Hay que analizar el caso; registrar no tiene coste legal |
La obligación no tiene tamaño mínimo
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con su hora concreta de inicio y de finalización, a conservarlo cuatro años y a tenerlo a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo. No hay excepción para microempresas: con una sola persona contratada por cuenta ajena, la obligación ya existe. Lo desarrollamos en quién está obligado a fichar.
Es una confusión frecuente pensar que «si solo somos dos, esto no va con nosotros», o que el registro es para controlar a una plantilla. El registro es una obligación documental de la empresa, y la persona a la que más protege suele ser la propia trabajadora.
Primero: ¿quién es exactamente «el único trabajador»?
Antes de montar nada conviene identificar bien la relación, porque de ella depende todo:
- Una empleada con contrato laboral que además lleva la gestión (la administrativa que lleva las cuentas, la recepcionista que también gestiona proveedores, la encargada de la tienda). Es trabajadora por cuenta ajena: ficha. Da igual que tenga acceso al programa de fichaje o que sea quien lo configure.
- El administrador o socio de una sociedad con relación mercantil, normalmente de alta como autónomo societario. El Estatuto excluye el mero desempeño del cargo de consejero o administrador (art. 1.3.c ET), así que no está obligado a registrar su propia jornada. Si hay un contrato laboral común además del cargo, el caso es menos claro y conviene consultarlo.
- Un autónomo persona física sin nadie contratado. No hay trabajador por cuenta ajena, así que no hay obligación respecto de su jornada. Lo explicamos en si los autónomos tienen que fichar.
- Familiares que ayudan en el negocio. El Estatuto excluye, en principio, los trabajos familiares de cónyuge y parientes hasta el segundo grado que convivan con el empresario, salvo que se demuestre que son asalariados (art. 1.3.e ET). Si hay nómina y contrato, se registra.
Este artículo trata el primer caso, que es el que más dudas prácticas genera: una sola persona contratada que, además de trabajar, se encarga de que todo funcione.
El problema real: la misma persona registra, guarda y revisa
En una empresa con plantilla hay separación natural: el trabajador ficha y otra persona supervisa. Aquí no. La trabajadora es quien anota sus horas, quien las custodia y, muchas veces, quien las enviará a la gestoría. Eso no es ilegal, pero tiene una consecuencia: el registro solo vale si no depende de la buena fe de quien lo lleva.
Piensa en los dos conflictos posibles. Si algún día la trabajadora reclama horas extraordinarias, la empresa necesitará un registro que no pueda tacharse de fabricado a posteriori. Y si es la empresa la que discute esas horas, la trabajadora necesitará exactamente lo mismo. Un registro que cualquiera de las dos partes podría haber reescrito sin dejar rastro no sirve de mucho a ninguna. El Tribunal de Justicia de la UE lo dejó dicho en la sentencia del asunto C-55/18 (2019): el sistema de registro debe ser objetivo, fiable y accesible. Por eso una hoja de cálculo es la peor opción en este escenario concreto: la persona que la rellena es la misma que podría modificarla.
Lo que da solidez es lo contrario: que cada apunte quede fechado en el momento en que se hace, que no pueda editarse y que cualquier corrección se añada al original con su motivo, sin borrarlo. Es la idea que explicamos en por qué un fichaje no se puede editar.
Cómo montarlo sin complicarse
Una sola identidad. El error más habitual cuando quien gestiona también ficha es darse de alta dos veces: una cuenta de administración y otra de «empleada» con un email distinto. El resultado es un registro partido en dos identidades para una misma persona, que complica cualquier revisión. Lo correcto es que la persona tenga un único usuario que sirva para las dos cosas.
Datos de identificación completos. El registro se entrega por trabajador. Nombre, apellidos y DNI o NIE deben constar en su ficha, igual que constarían los de cualquier empleado.
El horario planificado, aunque solo sea uno. Tener su horario previsto (por ejemplo, partido de lunes a jueves e intensivo el viernes) no es obligatorio, pero permite ver de un vistazo si hay jornadas que se alargan o días sin registrar. Sin un horario de referencia, no hay con qué comparar.
Registrar lo que pasa, no lo previsto. En una jornada partida eso significa dejar constancia de los dos tramos: la entrada, la salida a comer, la vuelta y la salida. Si solo se ficha a primera hora y al final de la tarde, el día queda como una jornada continua que nunca existió. Lo explicamos con detalle en si hay que fichar las pausas.
Una copia fuera del sistema. La obligación de conservar cuatro años es de la empresa. Descargar periódicamente el registro y guardarlo aparte cuesta cinco minutos y cubre el día en que se cambie de programa o la persona deje la empresa. Más en los 4 años del registro horario.
Si es a tiempo parcial, todavía más
Muchas empresas de una sola persona contratan a media jornada. En ese caso el registro importa el doble: sin él, el artículo 12.4.c del Estatuto presume, salvo prueba en contrario, que el contrato es a jornada completa, con las diferencias de salario y cotización que eso supone. Lo contamos en el registro en los contratos a tiempo parcial.
Qué hay en juego
Incumplir las obligaciones de registro de jornada es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000), con un rango de 751 a 7.500 euros, y el tamaño de la empresa no rebaja la obligación. Pero, igual que en empresas más grandes, la multa rara vez es lo más caro: lo es no poder demostrar qué horas se trabajaron cuando alguien las discute. El detalle, en cuánto cuesta no cumplir.
Si eres tú quien gestiona y quien ficha
En Control Horario Legal no tienes que crearte dos veces: activa «Yo también ficho» y registras tu jornada con el mismo usuario con el que administras la cuenta, desde el móvil o con tu PIN en un kiosko. Cada fichaje queda sellado y no se puede editar; las correcciones se añaden con su motivo. Con una sola persona que ficha, el plan Free es gratis para siempre y conserva los cuatro años de histórico.
Crear cuenta gratis →Preguntas frecuentes
¿Una empresa con un solo trabajador tiene que registrar la jornada?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no hace ninguna excepción por tamaño: basta una persona contratada por cuenta ajena para que la empresa tenga que registrar cada día su hora de inicio y de fin, y conservar ese registro cuatro años.
Si la única trabajadora es la que lleva la administración, ¿también ficha?
Sí. Llevar la gestión no cambia la naturaleza de su contrato: si tiene una relación laboral común, es trabajadora por cuenta ajena y su jornada se registra como la de cualquier otra persona. Que sea ella quien maneje el sistema de fichaje no la excluye.
¿Tiene que fichar el administrador de una sociedad limitada?
Si su vínculo con la sociedad es mercantil (administrador o consejero, normalmente dado de alta como autónomo societario), no está obligado a registrar su propia jornada. Si además tiene un contrato laboral común con la empresa, la situación hay que analizarla caso por caso; ante la duda, registrar no tiene coste legal y sí protege.
¿Y si trabajo solo como autónomo, sin nadie contratado?
Entonces no hay obligación: el registro de jornada es una obligación de la empresa respecto de sus trabajadores por cuenta ajena, y un autónomo sin empleados no la tiene respecto de sí mismo.
¿Vale que la propia trabajadora apunte sus horas en una hoja de cálculo?
Es la opción más débil. Un registro que la misma persona crea, custodia y puede reescribir sin dejar rastro tiene muy poco valor como prueba, tanto para la empresa como para ella. Lo razonable es un sistema en el que cada apunte quede fechado al momento y las correcciones se sumen al original sin borrarlo.
¿Hay que fichar la pausa de la comida en una jornada partida?
El registro debe reflejar el inicio y el fin de la jornada; en una jornada partida, lo que refleja la realidad son los dos tramos. Si la interrupción no es tiempo de trabajo y no se registra, el día aparecería como una jornada continua de nueve o diez horas, que es exactamente lo contrario de lo que se quiere acreditar.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 1.3, 12.4 y 34.9: texto consolidado en el BOE.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), arts. 7.5 y 40: texto consolidado en el BOE.
- Sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18 (CCOO contra Deutsche Bank).
Última actualización: 15 de septiembre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para un caso concreto, consulta con tu graduado social o con un abogado laboralista.