Formas de fichar: 6 métodos de registro horario y sus ventajas y desventajas
No hay una única forma de fichar: móvil, kiosco, web, tarjeta, huella… Cada método encaja mejor con un tipo de empresa y todos tienen su letra pequeña. Repasamos seis, con sus ventajas, sus inconvenientes y cuándo elegir cada uno.
No existe una única forma de fichar. La ley obliga a llevar un registro de jornada diario, fiable y no manipulable (Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RDL 8/2019), pero no impone un método concreto. Y el nuevo Real Decreto de registro horario de 2026 añade una condición decisiva: el registro debe ser digital, interoperable y accesible de forma remota para la Inspección. Eso deja fuera el papel y el Excel, pero sigue permitiendo varios sistemas.
La elección importa: un método que encaja de maravilla en una oficina puede ser inútil en una obra, y uno cómodo para el comercial en ruta puede ser desproporcionado en una tienda. Repasamos las seis formas de fichar más habituales con sus ventajas, sus inconvenientes y el tipo de empresa al que le convienen.
1. App móvil con geolocalización
Cada persona ficha desde su propio teléfono con una app (o una web app instalable). En el momento del fichaje, el sistema puede comprobar mediante geofencing que el empleado está dentro del centro de trabajo.
Ventajas
- Cero hardware: no hay que comprar ni mantener terminales.
- Perfecta para plantillas repartidas, comerciales en movilidad y teletrabajo.
- Con geolocalización, valida la presencia real en el centro sin poder falsearla desde casa.
- Despliegue inmediato: se invita al empleado y ficha el mismo día.
Desventajas
- Requiere que cada persona tenga smartphone (y, si usas geo, que acepte compartir su ubicación puntual).
- La geolocalización es un tratamiento de datos: hay que informar por escrito y respetar el principio de minimización (capturar solo al fichar, nunca en segundo plano).
- Depende de batería y cobertura en el momento del fichaje.
Ideal para: oficinas, servicios, comercios con personal con móvil, empresas multicentro y cualquier equipo con movilidad.
2. Kiosco compartido con PIN
Una tablet o pantalla fija en la entrada del centro. Cada empleado se identifica con un PIN personal y ficha su entrada o salida. No hace falta que nadie tenga móvil propio ni inicie sesión.
Ventajas
- No requiere teléfono personal: resuelve el fichaje de plantillas que no usan móvil en el trabajo.
- Muy económico: una sola tablet cubre a todo un centro.
- El fichaje ocurre físicamente en el centro, así que la presencia queda implícita sin necesidad de GPS.
- Rápido de usar: teclear un PIN lleva segundos.
Desventajas
- En las horas punta (entrada de turno) se pueden formar colas ante el kiosco.
- Un PIN puede compartirse; conviene que el sistema limite los intentos por fuerza bruta y que combines el kiosco con otras cautelas si el riesgo de fraude es alto.
- Necesitas un dispositivo físico por centro y un punto donde ubicarlo.
Ideal para: tiendas, hostelería, talleres, almacenes, fábricas y cualquier centro con personal presencial y sin móvil corporativo.
3. Fichaje web desde el ordenador
El empleado inicia sesión en su navegador y ficha desde el propio equipo de trabajo. Es el método clásico del puesto de escritorio.
Ventajas
- Cero hardware adicional: se aprovecha el ordenador que ya usa la persona.
- Cómodo para quien pasa la jornada frente a la pantalla.
- Integrable con el resto de la sesión de trabajo.
Desventajas
- Solo sirve donde hay ordenador: inútil para trabajo de campo, tienda o taller.
- Por sí solo no prueba presencia física salvo que se combine con la red o IP corporativa.
- Fácil de olvidar si no hay un recordatorio al iniciar el equipo.
Ideal para: oficinas y puestos administrativos con equipo fijo.
4. Tarjeta o llavero NFC
El empleado acerca una tarjeta o llavero (o su móvil con NFC) a un lector y el fichaje se registra al instante. Es el sistema típico de los tornos y las tarjetas de acceso.
Ventajas
- Muy rápido y robusto en entornos exigentes: obras, fábricas, talleres.
- No necesita smartphone ni recordar un PIN.
- A menudo se integra con el control de accesos que la empresa ya tiene.
Desventajas
- La tarjeta puede prestarse a un compañero: el llamado "fichaje por otro".
- Requiere lectores y tarjetas físicas (coste y mantenimiento, tarjetas que se pierden).
- Poca flexibilidad para movilidad o teletrabajo.
Ideal para: instalaciones industriales, obras y centros con control de accesos ya implantado.
5. Huella dactilar y reconocimiento facial (biometría)
Fichar poniendo el dedo en un lector o mirando a una cámara. Sobre el papel es el método más difícil de falsear, pero es también el más problemático desde el punto de vista legal.
Ventajas
- Difícil de suplantar: la huella o el rostro no se prestan como una tarjeta o un PIN.
- Nada que recordar ni que llevar encima.
Desventajas
- La huella y el rostro son datos biométricos de categoría especial (Art. 9 RGPD). La AEPD considera su uso para fichar desproporcionado y, en la práctica, prohibido salvo casos muy excepcionales, precisamente porque casi siempre existe un método menos invasivo.
- Riesgo legal y sancionador alto si se implanta sin base sólida.
- Coste de terminales específicos.
Ideal para: casi ninguna empresa debería elegirlo como sistema de fichaje. Antes de plantearlo, lee qué dice la AEPD sobre la biometría laboral.
6. Excel y papel: por qué ya no valen
La hoja de firmas y la plantilla de Excel fueron durante años el "método" por defecto de muchas pymes. Hoy son la vía más rápida a una sanción.
Ventajas
- Aparentemente gratis y sin curva de aprendizaje. Poco más.
Desventajas
- Son manipulables: un Excel se edita a posteriori sin dejar rastro, así que no cumple el requisito de registro fiable e inalterable.
- El Real Decreto de 2026 exige registro digital y accesible en remoto: el papel queda directamente descartado.
- No hay sellado temporal ni prueba objetiva ante una inspección.
Ideal para: nadie. Si aún fichas así, revisa por qué el Excel no vale para fichar.
Comparativa rápida
| Método | Hardware | Prueba presencia | Mejor para |
|---|---|---|---|
| App móvil + GPS | Ninguno | Sí (geofencing) | Movilidad, multicentro, teletrabajo |
| Kiosco con PIN | 1 tablet/centro | Sí (in situ) | Tienda, taller, hostelería |
| Web (ordenador) | Ninguno | Parcial | Oficina, administración |
| Tarjeta NFC | Lectores + tarjetas | Sí (in situ) | Obra, industria |
| Biometría | Terminal específico | Sí | Casi nunca (AEPD) |
| Excel / papel | Ninguno | No | No válido |
Entonces, ¿qué método elijo?
La regla práctica es sencilla: elige el método menos invasivo que resuelva tu caso. Eso satisface a la vez a la ley (proporcionalidad) y a la plantilla.
- Oficina de escritorio: web, o app móvil sin necesidad de geo.
- Tienda, bar o taller con personal presencial: kiosco con PIN. Barato y sin depender del móvil de nadie.
- Comerciales, técnicos de campo o teletrabajo: app móvil, con geolocalización solo donde tenga sentido validar presencia.
- Varios centros: combina kiosco por centro para el personal fijo y móvil para quien rota o se desplaza.
- Obra o industria con control de accesos: NFC.
Lo más habitual —y lo más realista— es combinar métodos: casi ninguna empresa ficha de una sola forma. Lo importante es que todos alimenten un mismo registro sellado, íntegro y exportable para la Inspección.
Móvil, kiosco y web en una sola herramienta
Con Control Horario Legal cada centro elige cómo ficha: app móvil con geofencing opcional, kiosco con PIN para el personal sin móvil y fichaje web, sobre un registro sellado e inalterable que se exporta listo para una inspección. Puedes incluso obligar a que un centro fiche solo en el kiosco y dejar excepciones por empleado.
Pruébalo gratis 30 días →Última actualización: 14 de julio de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.