Fichar en quiosco o en el móvil de cada empleado: cuál elegir y qué dice la ley
Quiosco con PIN en la entrada o fichaje en el móvil de cada persona: cuándo conviene cada uno, si la empresa puede obligarte a usar tu móvil personal, cómo evitar que alguien fiche por otro y cómo combinarlos.
Respuesta corta: si toda la plantilla entra por la misma puerta, un quiosco con PIN es lo más sencillo y no obliga a nadie a usar su móvil. Si hay gente que trabaja fuera, en varios centros o desde casa, necesitas fichaje individual en el móvil o en la web. Las dos formas son legales y se pueden combinar en el mismo registro.
| Criterio | Quiosco con PIN | Móvil o web de cada persona |
|---|---|---|
| Dónde se ficha | En el centro | Donde esté la persona |
| Necesita el móvil personal | No | Sí, salvo móvil de empresa u ordenador |
| Coste | Una tablet sencilla | Ninguno añadido |
| Teletrabajo y trabajo fuera | No sirve | Sí |
| Riesgo de fichar por otro | Si se comparten los PIN | Menor, cada uno con su usuario |
| Ubicación del fichaje | Es la del centro | Se puede registrar si se informa antes |
Qué exige la ley, uses lo que uses
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, conservarlo cuatro años y tenerlo a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección. No dice con qué aparato. Lo que importa es que cada fichaje se pueda atribuir a una persona concreta y que no se pueda reescribir sin dejar rastro.
Cuándo conviene el quiosco
- Toda la plantilla trabaja en el mismo sitio: una tienda, un taller, un obrador, una clínica.
- Hay personas que no quieren o no pueden usar su móvil personal.
- Quieres un punto fijo de fichaje a la entrada, a la vista de todos.
Basta una tablet sencilla en la entrada, con un PIN distinto para cada persona. Es una identificación individual sin datos biométricos, que es lo que recomienda la Agencia de Protección de Datos frente a la huella o el reconocimiento facial.
Cuándo conviene el móvil o la web
- Hay gente que trabaja fuera: comerciales, técnicos, limpieza en casa de clientes, obras.
- La empresa tiene varios centros pequeños y no compensa poner una tablet en cada uno.
- Hay teletrabajo, total o parcial.
Cada persona ficha con su propio usuario, así que el riesgo de que alguien fiche por otro es menor. Si además quieres saber desde dónde se ficha, la ubicación puede registrarse en el momento del fichaje, siempre que se haya informado antes a la plantilla.
¿Es legal fichar con geolocalización?
El móvil personal: con acuerdo, no por obligación
La Audiencia Nacional anuló en 2019 la obligación que una empresa imponía a sus repartidores de aportar su móvil personal con conexión a internet para geolocalizarlos (SAN 13/2019), y el Tribunal Supremo lo confirmó. La lección es clara: usar el móvil propio para fichar está bien si la persona está de acuerdo, pero no se debe imponer. Quien no quiera tiene que poder fichar de otra forma: un quiosco, un ordenador o un dispositivo de la empresa.
Lo prudente es dejar constancia de que el uso del móvil personal es voluntario, con un documento que cada persona firme al darse de alta.
Lo más habitual: combinar los dos
Un restaurante con cocina y reparto, una empresa de reformas con oficina y obras, una clínica con varias sedes: quien trabaja en el centro ficha en el quiosco y quien trabaja fuera, en el móvil. Lo que no debe pasar es que cada forma de fichar acabe en un sitio distinto, porque el registro tiene que ser uno y completo para cada persona.
Quiosco y móvil en el mismo registro
Control Horario Legal incluye el quiosco con PIN y la app para el móvil en todos los planes, también en el gratuito. Cada persona puede fichar por la vía que le toque y todo acaba en el mismo registro, sin que nadie pueda editarlo.
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¿Qué es mejor para fichar, un quiosco o el móvil de cada empleado?
Depende de dónde se trabaja. Si toda la plantilla entra por la misma puerta, un quiosco con PIN es sencillo y no depende de los móviles personales. Si hay gente que trabaja fuera, en varios centros o en teletrabajo, el fichaje individual en el móvil o en la web es lo que funciona. Muchas empresas combinan los dos.
¿Puede obligarme la empresa a fichar con mi móvil personal?
No debería imponerlo sin tu acuerdo. La Audiencia Nacional anuló en 2019 la obligación de aportar el móvil personal con conexión a internet para geolocalizar a los trabajadores (SAN 13/2019), y el Tribunal Supremo lo confirmó. Si no quieres usar el tuyo, la empresa debe darte otra forma de fichar, como un quiosco, un ordenador o un dispositivo de empresa.
¿Es legal fichar con un PIN en una tablet?
Sí. La ley exige que cada fichaje se pueda atribuir a una persona concreta, y un PIN individual lo cumple sin recoger datos biométricos, que es la vía que recomienda la Agencia de Protección de Datos.
¿Cómo se evita que alguien fiche por otro en un quiosco?
Con PIN personales que no se comparten, avisos cuando alguien ficha a una hora rara y la posibilidad de que cada trabajador vea sus fichajes y avise si hay uno que no es suyo. Fichar por otro puede ser una falta muy grave.
¿Se pueden combinar el quiosco y el móvil?
Sí, y es lo más habitual: quiosco en la entrada del centro para quien trabaja allí y fichaje en el móvil para quien trabaja fuera. Lo importante es que todos los fichajes acaben en el mismo registro.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), art. 34.9: texto consolidado en el BOE.
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, art. 90: texto consolidado en el BOE.
- Sentencia de la Audiencia Nacional 13/2019, de 6 de febrero, confirmada por el Tribunal Supremo.
Última actualización: 23 de octubre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para un caso concreto, consulta con tu graduado social o con un abogado laboralista.