Qué es el geofencing en fichaje y cuándo es legal
La geolocalización en fichaje genera dudas legales. Cuándo se puede usar, cómo la regula la AEPD y qué dice el borrador RD 2026.
Qué es exactamente el geofencing
El geofencing (o "valla virtual") es una técnica que define una zona geográfica concreta — un círculo alrededor de un punto, o un polígono — y dispara una acción cuando un dispositivo entra o sale de esa zona. En una app de fichaje, el dispositivo es el móvil del empleado y la zona es el radio configurado alrededor del centro de trabajo.
Aplicado al control horario, su uso es muy específico: validar que un fichaje se realiza desde dentro del centro de trabajo, no fuera. Sin geofencing, un empleado podría fichar la entrada desde su casa, lo que vaciaría de sentido el registro.
Cómo lo regula la AEPD
La Agencia Española de Protección de Datos ha emitido varias resoluciones y un "Informe sobre el control de la actividad laboral mediante geolocalización" publicado originalmente en 2019 y revisado en 2022, que marca las líneas clave:
- La geolocalización es un tratamiento de datos personales (Art. 4.1 RGPD). No es "metadato técnico" — es dato personal de pleno derecho.
- Requiere base legal, normalmente el ejercicio de los derechos del empresario reconocidos en el Art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores: control de la actividad laboral.
- El trabajador debe ser informado de forma expresa, previa, clara e inequívoca antes de cualquier captura. La política de privacidad de la empresa debe explicarlo con detalle.
- Principio de minimización (Art. 5.1.c RGPD): solo se puede capturar la ubicación cuando es estrictamente necesario para la finalidad. En fichaje, eso significa solo en el momento del fichaje, no de forma continua.
- Proporcionalidad: si la finalidad (verificar presencia en centro) puede lograrse con medios menos invasivos (kiosko, NFC, login web desde la red corporativa), la geolocalización podría considerarse desproporcionada.
Cuándo el geofencing en fichaje es legal
- Cuando se captura solo en el momento del fichaje, no en background ni de forma continua.
- Cuando el empleado ha sido informado por escrito con anterioridad — idealmente en el contrato, anexo o política de control horario de la empresa.
- Cuando se usa solo para validar la presencia en el centro y no para seguir al empleado por la ciudad ni inferir su comportamiento.
- Cuando los datos se conservan el tiempo mínimo necesario: lo razonable es asociarlos al fichaje y conservarlos los 4 años legales, sin reutilización para otros fines.
Cuándo NO es legal
- Tracking continuo del móvil del empleado a lo largo del día.
- Captura sin informar previamente, aunque sea durante la jornada laboral.
- Compartir la ubicación con terceros sin autorización específica.
- Usar los datos GPS para perfilar al trabajador (productividad inferida, etc.).
Qué dice el borrador del Real Decreto 2026
El nuevo Real Decreto sobre registro horario digital, en su última versión tras el dictamen del Consejo de Estado (23 de marzo de 2026), no obliga a usar geolocalización. Pero sí permite que el empresario implemente medios técnicos para verificar la presencia, siempre respetando los principios del RGPD ya señalados.
En la práctica: el RD 2026 deja a las empresas elegir entre geolocalización, kiosko fijo, NFC, IP de la red corporativa o credenciales individuales como mecanismos de validación. Cada uno tiene su contexto. El geofencing es ideal para sectores con desplazamiento o múltiples centros; los kioskos son mejores para personal sin móvil propio; el NFC funciona muy bien en talleres y obras. Los repasamos todos en nuestra guía de las formas de fichar y sus ventajas y desventajas.
El radio configurable: detalle técnico crucial
El GPS de los móviles tiene un margen de error que varía entre 5 y 50 metros en exteriores, y puede llegar a 100 m en interiores. Si configuras un radio rígido de 20 metros, un empleado dentro del centro pero contra una pared interior podría ver su fichaje rechazado por error.
En nuestra app, el radio es adaptativo: configuras un radio base (50–100 m según el centro) y el sistema añade el margen de precisión que reporta el propio GPS, hasta un máximo de 60 metros. Si la precisión es peor que 60 m, rechaza la lectura por considerarla poco fiable y pide al empleado reintentar acercándose a una ventana o al exterior.
Geofencing legal, configurable por centro
En Control Horario Legal el geofencing está disponible desde el plan Starter (0,69 €/empleado/mes). Captura solo al fichar, radio adaptativo, política de privacidad incluida que tu empresa puede usar tal cual.
Probar 14 días gratis →Última actualización: 8 de mayo de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.