Nueva Ley de Fichaje 2026: qué cambia y cómo adaptar tu empresa
El Real Decreto sigue sin aprobarse: el Consejo de Estado emitió dictamen crítico y Trabajo ha reescrito el texto. Cronología real de la tramitación, los 7 cambios clave, sanciones de hasta 10.000 € por trabajador y qué te obliga mientras tanto.
El Real Decreto de registro horario digital sigue sin aprobarse a julio de 2026. El Ministerio de Trabajo ha reescrito el texto tras el dictamen crítico del Consejo de Estado de marzo y podría llevarlo a Consejo de Ministros en las próximas semanas. La obligación vigente sigue siendo el RDL 8/2019. En este artículo te explicamos el estado real de la tramitación, qué cambia cuando se apruebe, cuánto puedes ser sancionado y qué pasos dar hoy.
Estado actual de la normativa (julio 2026)
El registro de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 añadió el apartado 9 al Art. 34 del Estatuto de los Trabajadores. La obligación actual exige:
- Registrar diariamente la hora de entrada y salida de todos los trabajadores.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Ponerlos a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección.
El problema es que esa norma de 2019 nunca especificó cómo debía hacerse el registro. El Tribunal Supremo lo confirmó en la STS 41/2023, señalando que el Art. 34.9 no define cuál ha de ser el mecanismo concreto. Esa laguna ha permitido a miles de empresas seguir fichando en papel o Excel. El nuevo Real Decreto viene precisamente a cerrarla.
Cronología de la tramitación
- 30 de septiembre de 2025 — El Consejo de Ministros aprueba la tramitación urgente de un Real Decreto independiente, separado de la reducción de jornada a 37,5 horas que encalló en el Congreso. Al ser un Real Decreto y no un Real Decreto-ley, no necesita pasar por las Cortes.
- Octubre – diciembre de 2025 — Consulta pública e informes preceptivos, incluidos los de la AEPD y el Consejo de Estado.
- 23 de marzo de 2026 — El Consejo de Estado emite un dictamen crítico: cuestiona la evaluación del impacto económico sobre las pymes, las garantías de protección de datos y el encaje jurídico de la norma como reglamento.
- Julio de 2026 — Trabajo adapta el proyecto para atender esas objeciones. La aprobación por Consejo de Ministros podría producirse en las próximas semanas, aunque no hay fecha oficial confirmada y la CEOE ha anticipado que podría recurrir, al sostener que un cambio de este calado exige una ley y no un reglamento.
Qué te obliga hoy. Mientras el Real Decreto no se publique en el BOE, la norma aplicable es el RDL 8/2019: registro diario de entrada y salida, conservación durante cuatro años y puesta a disposición de trabajadores, representantes e Inspección. El registro en papel o Excel sigue siendo legal como formato, pero no exime de que sea fiable e inalterable, y la Inspección ya lo trata como registro inválido cuando es editable sin trazas.
Los 7 cambios principales del nuevo Real Decreto
1. Adiós al papel y al Excel
El fichaje deberá realizarse exclusivamente mediante sistemas digitales. Hojas firmadas, plantillas en Excel y cualquier registro manipulable dejarán de ser válidos como método ordinario. La SAN 4128/2023 ya ratificó una sanción de 187.515 € por registros en Excel editados retrospectivamente sin log de cambios.
2. Registros inalterables y log de auditoría
Cada fichaje quedará sellado digitalmente. Si se corrige un error, deberá generarse un registro automático que indique quién hizo el cambio, cuándo y por qué. Sin excepciones. Esto significa que ningún software basado en bases de datos editables a mano puede cumplir.
3. Acceso remoto de la Inspección de Trabajo
La ITSS podrá consultar los registros de tu empresa sin necesidad de personarse físicamente. El borrador prevé un protocolo API estandarizado que permitirá la consulta telemática desde la propia Inspección.
4. Sanciones por trabajador afectado
Las multas dejarán de ser fijas por empresa: pasarán a calcularse por cada empleado afectado. Una infracción grave en una plantilla de 20 personas puede multiplicarse por 20. Es probablemente el cambio que más va a doler.
5. Restricción del uso de biometría
Huella dactilar y reconocimiento facial quedarán prohibidos como método de fichaje habitual, salvo casos excepcionales debidamente justificados. La AEPD lleva años advirtiendo de los riesgos: la biometría es un dato especialmente protegido por el RGPD y su uso desproporcionado se sanciona.
6. Horas extra trazables
Cada hora extraordinaria deberá registrarse indicando si se compensa con dinero o con descanso. Se acabaron las horas extra "fantasma". La STS 372/2026 ha confirmado además que cuando la empresa no lleva registro fiable, la carga de la prueba sobre las horas trabajadas recae sobre la propia empresa.
7. Desplazamientos computables
Los trayectos entre clientes o entre centros de trabajo se considerarán tiempo de trabajo efectivo y deberán registrarse. Sectores como sanidad a domicilio, técnicos de mantenimiento, comerciales o auxiliares de clínicas con varias sedes están directamente afectados.
Cronología: cómo llegamos hasta aquí
| Fecha | Hito |
|---|---|
| Sept 2025 | Consejo de Ministros aprueba la tramitación urgente |
| 23 mar 2026 | Consejo de Estado emite dictamen crítico |
| 1 abr 2026 | Ministerio de Economía propone 1 año de plazo para pymes |
| 15 abr 2026 | STS 372/2026 unifica doctrina sobre carga de la prueba en horas extras |
| 5 may 2026 | Plan Anual Normativo 2026 confirma el RD como prioridad |
| 21 jun 2026 | Fecha tope fijada por el Ministerio de Trabajo |
¿Cuándo entra en vigor exactamente?
La fecha exacta aún no está confirmada en BOE. Manejamos dos escenarios realistas:
- Escenario optimista: publicación en BOE en el segundo semestre de 2026, con adaptación de 20 días para grandes empresas y 6 a 12 meses para pymes.
- Escenario más probable: ajustes tras el dictamen del Consejo de Estado y publicación entre finales de 2026 y principios de 2027.
Lo que no cambia en ningún escenario: la obligación del RDL 8/2019 está vigente hoy. Y la Inspección no espera al BOE. En 2024 levantó 9.097 actuaciones por registro horario y sancionó por más de 20 millones de euros: el doble que en 2019.
Sanciones: cuánto puede costarte no cumplir
El régimen sancionador se aplica a través de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social). Los tramos para infracciones graves son:
| Grado | Cuantía |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 10.000 € |
Recuerda: con el nuevo Real Decreto las sanciones se aplican por trabajador afectado. Una empresa con 30 empleados sin sistema válido puede enfrentarse a sanciones de 300.000 €. Y eso sin contar el coste reputacional ni las posibles reclamaciones individuales por horas extra no acreditadas.
¿Qué empresas están obligadas?
Todas. Sin excepción por tamaño, sector o forma jurídica:
- Empresas grandes, medianas y pymes.
- Autónomos con empleados a su cargo.
- Empresas con teletrabajo total o híbrido.
- Negocios con varios centros o sedes móviles.
- Sectores con jornadas irregulares: hostelería, sanidad, comercio, construcción.
Solo quedan fuera los autónomos sin trabajadores. Si tu vecino dentista tiene dos auxiliares, debe registrar la jornada de ambas. Si gestionas una clínica con tres sedes en Madrid, cada empleado en cada sede.
Cómo adaptar tu empresa: 5 pasos prácticos
- Audita tu sistema actual. ¿Usas papel, Excel o un software sin trazabilidad? Si la respuesta es sí, no cumples con el nuevo decreto y probablemente tampoco con la interpretación actual de la Inspección.
- Elige un software preparado. Debe ofrecer registros inalterables, log de auditoría automático, acceso remoto, conservación de 4 años y exportación legal en PDF o CSV en un clic.
- Forma a tu plantilla. La causa número uno de sanciones no es la falta de sistema, sino que los empleados no lo usan correctamente. Una formación de 30 minutos puede ahorrarte 30.000 €.
- Documenta el proceso. Guarda evidencia de cuándo implantaste el sistema, qué formación impartiste y cómo gestionaste los registros antiguos. En una inspección, la diligencia se valora.
- Revisa mensualmente. No basta con instalar el sistema. Hay que revisarlo, corregir incidencias y dejar trazabilidad de todo.
Otra fecha en el calendario: el reglamento europeo de IA
El registro horario no es la única normativa con plazos en 2026. El Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial activa el 2 de agosto de 2026 sus obligaciones de transparencia, que afectan a cualquier empresa con un chatbot o que publique contenido generado con IA. Lo resumimos en qué te obliga el reglamento de IA el 2 de agosto de 2026, y si usas IA para gestionar personal, en IA en RRHH y alto riesgo.
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¿Puedo seguir fichando en papel hasta que se apruebe el RD?
Técnicamente sí, mientras siga vigente el RDL 8/2019. Pero la Inspección ya considera que los registros en papel o Excel sin trazabilidad no cumplen el requisito legal de fiabilidad. La jurisprudencia reciente respalda este criterio.
¿Y si tengo teletrabajo?
El registro debe realizarse independientemente del lugar desde el que se trabaje. De hecho, en teletrabajo la trazabilidad es especialmente importante porque no hay control presencial.
¿Qué pasa con la huella dactilar que ya uso?
El nuevo Real Decreto restringe el uso de biometría salvo casos excepcionales. Si actualmente usas huella, deberías migrar a métodos menos invasivos: app móvil, código QR, PIN o tarjeta RFID.
¿Qué pasa si la Inspección detecta que llevo años fichando mal?
La Inspección puede sancionar por las infracciones detectadas en el momento de la visita, pero también revisar registros de los últimos 4 años. Si no existen o no son fiables, la carga de la prueba sobre las horas trabajadas recae sobre la empresa (STS 372/2026).
¿Y si soy autónomo con un solo empleado?
Estás obligado igual que una empresa grande. La ley no distingue por tamaño de plantilla.
Última actualización: 20 de julio de 2026. Esta información se ofrece a título orientativo. Para análisis de casos concretos consulta con un abogado laboralista. Las cuantías sancionadoras pueden actualizarse con cambios normativos posteriores.