¿Desde dónde fichan tus empleados? Cómo saberlo sin geovalla y sin vigilarlos
Puedes guardar desde dónde ficha cada persona sin obligarla a fichar en un sitio concreto: el punto del instante del fichaje, sin radio y sin bloquear. Las tres formas de tratar la ubicación, cuándo encaja cada una, qué dice el art. 90 LOPDGDD, el caso del teletrabajo y cómo informarlo.
Respuesta corta: sí puedes saber desde dónde ficha cada persona sin obligarla a fichar en un sitio concreto. Se guarda el punto en el instante del fichaje, sin radio y sin bloquear a nadie. Sigue siendo geolocalización, así que exige lo mismo que cualquier otra: una finalidad concreta, informar antes a la plantilla (art. 90 LOPDGDD) y, lo prudente, una evaluación de impacto. Lo que nunca puedes hacer es seguir su posición durante la jornada.
Tres formas de tratar la ubicación al fichar
Casi todas las dudas se resuelven cuando se separan tres configuraciones que a menudo se confunden:
| Opción | Qué pasa al fichar | Cuándo encaja |
|---|---|---|
| Sin ubicación | No se pide ni se guarda. | Oficina o local con kiosco en la entrada: ya sabes dónde está la persona. |
| Registrar sin restringir | Se guarda el punto; se puede fichar desde cualquier sitio y, sin GPS, se ficha igual. | Sin centros fijos, trabajo en casa de clientes o en ruta, o cuando solo quieres poder aclarar una duda después. |
| Exigir el centro (geovalla) | Se comprueba que el móvil está dentro de un radio; fuera, no deja fichar. | Cuando acreditar la presencia en ese sitio es justo lo que buscas: obra, servicio en una dirección concreta, puesto de vigilancia. |
Las dos últimas son geolocalización y tienen las mismas obligaciones de información. La diferencia está en qué ocurre cuando la ubicación no cuadra: con la geovalla se impide el apunte; registrando sin restringir, el apunte se hace y el dato queda para revisarlo. Si te interesa la geovalla, lo tienes en qué es el geofencing en fichaje y cuándo es legal.
Cuándo tiene sentido registrar la ubicación sin restringir
- No tienes centros fijos. Personal de limpieza, cuidados o mantenimiento que trabaja cada día en un domicilio distinto. Dibujar una geovalla por cliente es inviable, pero sí quieres poder comprobar que se fichó en el servicio.
- Comerciales y personal en ruta. Ver el punto de fichaje sirve para acreditar el inicio de la jornada sin reconstruir su día. Lo desarrollamos en cómo registrar la jornada de comerciales.
- Tienes oficina, pero no quieres bloquear a nadie. Una geovalla mal ajustada rechaza fichajes válidos por errores de GPS. Registrar sin restringir te da el dato sin ese riesgo.
- Quieres resolver dudas, no vigilar. Una reclamación de horas, una discrepancia con un cliente o una sospecha concreta se aclaran mejor con un punto en el mapa del día en cuestión.
Qué se guarda exactamente (y qué no)
- Las coordenadas del instante del fichaje y la precisión que da el propio móvil, junto al apunte de entrada, pausa o salida. Nada entre un fichaje y otro.
- Una dirección aproximada, por ejemplo «≈ Calle Mayor 12, Getafe», que se obtiene de esas coordenadas. No es un dato nuevo, pero identifica más que un punto, así que debe verla solo quien lo necesita.
- No se guarda un recorrido, ni la ubicación fuera del horario, ni nada cuando no se ficha.
Recuerda que el GPS del móvil tiene un error habitual de 10 a 30 metros, y bastante más en interiores. La dirección puede marcar el portal de al lado: es un indicio, no una prueba exacta.
Qué dice la ley
El registro de jornada del art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige anotar el horario concreto de inicio y fin de cada jornada. No exige ubicación. Registrarla es una decisión de la empresa dentro de su poder de control (art. 20.3 ET), y eso trae estas condiciones:
- Información previa, expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y las características del tratamiento (art. 90 LOPDGDD), además de la información general del art. 13 RGPD.
- Minimización (art. 5.1.c RGPD): solo el punto del fichaje, nunca un seguimiento continuo.
- Limitación de la finalidad: si la recoges para acreditar desde dónde se ficha, no la uses para medir rendimiento ni para perfilar a nadie.
- Proporcionalidad: la medida tiene que ser idónea, necesaria y equilibrada. En una oficina con kiosco en la entrada cuesta justificarla.
- Evaluación de impacto (art. 35 RGPD): la AEPD trata la geolocalización de trabajadores como un tratamiento de riesgo, así que lo prudente es hacerla antes de activar la medida, aunque no bloquees a nadie.
Si ya usas geolocalización, el análisis de fondo está en qué puedes comprobar con la geolocalización del fichaje y qué no puedes vigilar.
Teletrabajo: el caso delicado
Quien teletrabaja suele fichar desde casa, así que registrar su ubicación es, en la práctica, guardar su domicilio cada día. El registro de jornada en teletrabajo no lo necesita (cómo fichar en teletrabajo). Si aun así tienes un motivo, trátalo aparte: decisión persona a persona, información específica y justificación en la evaluación de impacto. Por eso conviene que la ubicación de la plantilla presencial y la de teletrabajo se configuren por separado.
Cómo informarlo, en cinco puntos
- Qué se recoge: la ubicación del móvil en el momento de fichar, nunca durante la jornada.
- Para qué: acreditar desde dónde se registra la jornada y resolver incidencias.
- Qué pasa si no se da: se ficha igual; no hay sanción automática.
- Quién lo ve y cuánto se conserva: administración o RRHH, junto al registro de jornada.
- Cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, oposición y el resto.
Un ejemplo de redacción breve: «Al fichar con el móvil se registra la ubicación del dispositivo en ese momento, con el único fin de acreditar desde dónde se registra la jornada. No se toma la ubicación en ningún otro momento. Si no se permite el acceso a la ubicación, se puede fichar igualmente.» Adáptalo a tu caso e inclúyelo en tu protocolo de fichajes.
Errores frecuentes
- Activarla «por si acaso», sin una finalidad que puedas explicar en una frase.
- No avisar o esconderlo en un anexo que nadie lee. Sin información previa, el tratamiento es ilícito aunque la intención sea buena.
- Usar el dato para otra cosa: tiempos de desplazamiento, rendimiento, rutas.
- Enseñarlo a quien no lo necesita: jefes de equipo, clientes o compañeros.
- Tratar la falta de GPS como un engaño. Es un dato que se revisa, no una conclusión.
Cómo se hace en Control Horario Legal
- En Ajustes de empresa → «Ubicación al fichar» marcas la casilla y confirmas la evaluación de impacto. Se aplica a todos los centros sin coordenadas.
- Si lo quieres solo en algunos, en cada centro eliges «Sí», «No» o «Como la empresa». Los centros con geovalla siguen exigiendo el radio.
- El empleado ve en su pantalla «📍 Tu ubicación se registra al fichar». Puede fichar desde cualquier sitio y, sin GPS, ficha igual.
- En el panel de fichajes ves un 📍, el punto en el mapa y la dirección aproximada. Solo administración y RRHH, y no sale en el export para la Inspección.
- El teletrabajo va aparte: se activa persona a persona en su ficha.
Saber desde dónde se ficha, sin vigilar a nadie
Ubicación solo en el instante del fichaje, con o sin geovalla, dirección aproximada en el panel y modelo de evaluación de impacto incluido. En todos los planes, desde 0,69 €/empleado/mes, y gratis con una persona que ficha.
Probar 30 días gratis →Preguntas frecuentes
¿Puedo saber desde dónde fichan mis empleados?
Sí, si guardas la ubicación solo en el instante del fichaje, para una finalidad concreta y tras informar a la plantilla de forma previa, expresa, clara e inequívoca (art. 90 LOPDGDD). No puedes seguir su posición durante la jornada ni fuera de ella.
¿Hace falta una geovalla para registrar la ubicación?
No. Se puede guardar el punto desde el que se ficha sin exigir un radio ni bloquear el fichaje. Es la opción proporcionada cuando no hay centros fijos o solo quieres poder resolver dudas después, sin obligar a fichar en un sitio concreto.
¿La ley obliga a registrar la ubicación al fichar?
No. El art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar el horario concreto de inicio y fin de la jornada, no el lugar. La ubicación es una medida de control que la empresa puede decidir añadir si es proporcionada, y entonces se rige por el art. 90 LOPDGDD y el RGPD.
¿Necesito una evaluación de impacto (EIPD) para registrar la ubicación?
La geolocalización de personas trabajadoras es un tratamiento de riesgo para la AEPD, así que lo prudente es hacer la evaluación de impacto del art. 35 RGPD antes de activarla, aunque no bloquees a nadie. Registrar sin restringir sigue siendo geolocalizar.
¿Qué pasa si el empleado no da permiso de ubicación en el móvil?
Si solo registras la ubicación, el fichaje se hace igual y queda sin coordenadas. La falta de ubicación es un dato para revisar, no una prueba de nada: puede deberse a permisos, cobertura o a estar en un interior.
¿Se puede registrar la ubicación de quien teletrabaja?
Técnicamente sí, pero su ubicación suele ser su casa, que es un dato más sensible. Pide una justificación reforzada, informa de forma específica y valora si de verdad lo necesitas: el registro de jornada en teletrabajo no exige ubicación.
¿Quién puede ver la ubicación y la dirección desde donde se fichó?
Solo quienes gestionan la plantilla y la necesitan para la finalidad informada, normalmente administración o RRHH. No es un dato para compartir con clientes ni con otros empleados.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), arts. 20.3 y 34.9: texto consolidado en el BOE.
- Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, art. 90: texto consolidado en el BOE.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), arts. 5, 13 y 35: texto en EUR-Lex.
- AEPD, guía «La protección de datos en las relaciones laborales»: guías de la AEPD.
Última actualización: 22 de septiembre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.