Has de conservar el registre horari 4 anys. I si te'l demanen demà?
El guió d'aquell matí: qui te'l pot demanar i amb quin marge, el repàs de vint minuts abans de lliurar, què fer si falten dies (i per què omplir-los a mà empitjora el problema) i la prova que hauries de fer avui sense que ningú te la demani.
Resposta curta: si demà et demanen el registre de jornada, has de poder lliurar el període exacte que et demanin, per societat, amb cada apunt individual i sense buits. Aquest article és el guió d'aquell matí: què et demanaran, en quin ordre mirar-ho i què fer si falta alguna cosa.
Qui te'l pot demanar i amb quin marge
Tres actors diferents, amb urgències diferents:
- La Inspecció de Treball — en una visita presencial pot demanar-lo en el moment. En un requeriment per escrit sol donar un termini curt, de dies, i acotat a un període i a un CIF concrets.
- Un treballador — té dret a accedir al seu propi registre. Negar-ho o demorar-ho sense motiu és un problema en si mateix.
- La representació legal dels treballadors — pot demanar el registre de la plantilla. És el cas que més empreses agafa a contrapeu, perquè no ho tenien previst.
En els tres casos la norma parla que el registre «romangui a disposició». Això implica lliurament en un termini raonable, no «el tenim per aquí».
El repàs de 20 minuts
Si l'avís t'arriba avui per a demà, aquest és l'ordre que estalvia sorpreses:
- Acota bé el període i la societat. Lliurar de més és un problema de protecció de dades: estaries donant dades de treballadors aliens a l'actuació. Si tens diversos CIF, el registre ha de sortir separat.
- Exporta el període complet i obre'l. No l'enviïs sense obrir-lo. La meitat dels ensurts es veuen en els primers deu segons de mirar el fitxer.
- Busca buits. Dies laborables sense cap apunt de ningú solen indicar una caiguda del sistema o una migració mal feta, no que l'empresa tanqués.
- Busca jornades sense tancar. Entrades sense sortida. Són legítimes si algú se'n va oblidar, però convé tenir-les corregides pel canal traçat, no editant l'apunt.
- Comprova els DNI. Una casella buida converteix la identificació individual en discutible i és la causa més habitual que et demanin documentació addicional.
- Comprova que hi són els que van marxar. Si el període inclou algú que va causar baixa, ha d'aparèixer.
- Mira les hores. Que estiguin en la zona horària del centre. Un desfasament d'una o dues hores en tot el fitxer no és un detall cosmètic: invalida l'horari concret.
Què fer si falta alguna cosa
La temptació és omplir els buits a mà. No ho facis. Un registre completat a posteriori és exactament el que la norma anomena no fiable, i si a més es pot editar sense deixar rastre, has convertit un problema de conservació en un problema de manipulació, que és pitjor.
El que sí es pot fer:
- Corregir pel canal traçat. Si el teu sistema permet sol·licituds de correcció amb autor, data i motiu, fes-lo servir. Queda constància que es va corregir, qui i per què, i això es pot defensar.
- Documentar la causa del buit. Una caiguda del proveïdor amb el seu justificant, una migració amb la seva data. Un buit explicat és infinitament millor que un buit omplert.
- Lliurar el que hi ha. Ocultar un període és pitjor que lliurar-lo incomplet amb l'explicació.
Sobre per què un fitxatge no hauria de poder editar-se, ho desenvolupem a aquest article.
Com es lliura
La norma no imposa format. A la pràctica es lliura un CSV o un PDF acotat al període i a la societat requerits. El CSV té l'avantatge que l'inspector pot filtrar i sumar sense demanar-te res més, cosa que redueix la probabilitat d'una segona volta.
Afegeix el segell d'integritat de cada apunt si el teu sistema el genera. No és obligatori, però canvia la conversa: en lloc de discutir si el fitxer va poder alterar-se, lliures alguna cosa que permet comprovar-ho. Ho expliquem a com demostrar que un registre no ha estat manipulat.
La prova que hauries de fer sense que ningú t'ho demani
Fes-la ara, triga cinc minuts: treu el registre d'una setmana qualsevol de fa tres anys. No del mes passat, que aquell sempre surt. De fa tres anys.
Si apareix complet, amb DNI, amb la gent que ja no hi és i amb les hores en el seu fus horari, estàs cobert. Si tarda, si cal demanar-ho a algú, si falta gent o si directament no hi és, acabes de descobrir amb temps el que anaves a descobrir amb pressa.
Com deixar de dependre d'això
El error d'arrel gairebé mai és no tenir el dada: és que treure'l depengui que una persona concreta se'n recordi i estigui disponible. Dues mesures que ho resolen sense esforç continuat:
- Una còpia automàtica del període que arribi sola a un lloc teu, fora del programari. Setmanal o mensual, amb el fitxer íntegre.
- Un avís d'incidències que t'indiqui cada setmana si hi ha jornades sense tancar o gent sense DNI, mentre encara es poden arreglar amb normalitat.
L'important de les dues és que passin sense que ningú hagi de recordar-s'ho. Un procediment que depèn de la memòria funciona fins a les primeres vacances.
I si el requeriment arriba pel nou decret?
No arribarà per aquí encara. El Reial decret llei de registre horari digital no està publicat al BOE: va rebre un dictamen desfavorable del Consell d'Estat el 23 de març de 2026 i la seva aprovació es va ajornar el 24 de juliol de 2026. El que avui es requereix i se sanciona és l'art. 34.9 ET, que ja obliga a registre diari i a quatre anys de conservació.
Que no et pilli sense registre
Avís setmanal d'incidències mentre encara es poden arreglar, i el registre complet del període per correu en el format de la Inspecció, amb el segell d'integritat de cada fitxatge. Des de 0,69 €/empleat/mes.
Prova 30 dies gratis →Preguntes freqüents
En quant temps cal lliurar el registre horari si ho demana la Inspecció?
En una visita presencial pot requerir-se en el moment. En un requeriment escrit es fixa un termini, habitualment de dies, acotat a un període i a una societat concrets. La norma exigeix que el registre romangui a disposició, cosa que implica poder lliurar-lo en un termini raonable.
Pot un treballador demanar el seu propi registre de jornada?
Sí. L'art. 34.9 ET estableix que el registre roman a disposició de les persones treballadores i dels seus representants legals, a més de la Inspecció. Negar-ho o demorar-ho sense motiu genera un problema afegit al de la pròpia conservació.
Què faig si falten dies al registre?
No omplir-los a mà. Un registre completat a posteriori és un registre poc fiable. El correcte és documentar la causa del buit, corregir el que es pugui pel canal de correcció traçat, que deixa constància d'autor i motiu, i lliurar el que hi ha amb l'explicació.
En quin format es lliura el registre horari?
La norma no imposa format: val paper, full de càlcul o programari, sempre que sigui fiable, individual i no manipulable. A la pràctica es lliura un CSV o un PDF filtrat pel període i la societat requerits, perquè permet comprovar i sumar sense demanar documentació addicional.
Puc lliurar el registre de tota l'empresa si només em demanen un centre?
No convé. Lliurar dades de treballadors aliens a l'actuació és un problema de minimització de dades. Si tens diverses societats o centres, el registre ha de poder exportar-se acotat al CIF i al període requerits.
Com comprovo avui que podria respondre a un requeriment?
Treu el registre d'una setmana qualsevol de fa tres anys i obre'l. Comprova que és complet, que inclou persones que ja no treballen amb tu, que tots tenen DNI i que les hores estan en la zona horària del centre. Si alguna cosa falla, ho has descobert amb temps.
Darrera actualització: 31 d'agost de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal.