És legal fitxar en paper o en Excel? Què fa vàlid un registre
L'Excel i el paper tenen els dies comptats: avui es toleren amb dubtes i el RD 2026 els prohibirà. Quins requisits cal complir (fiable, inalterable, 4 anys) i un checklist per saber si el teu sistema és vàlid.
Resposta curta: l'Excel i el paper tenen els dies comptats. Avui es toleren amb dubtes, però la Inspecció ja rebutja els registres fàcilment manipulables, i el nou Reial decret del 2026 prohibirà expressament el paper i el full de càlcul. El que la llei demana —i demanarà amb més força— és un registre digital, fiable i inalterable.
Què exigeix avui un registre vàlid
El criteri del Tribunal de Justícia de la UE i de l'Estatut dels Treballadors és que el registre sigui objectiu, fiable i accessible. En la pràctica, això significa:
- Hora exacta d'inici i fi de jornada de cada persona (i pauses que no computen com a treball).
- Identificació individual del treballador.
- Fiabilitat i inalterabilitat: que no es pugui modificar a posteriori sense deixar rastre.
- Conservació 4 anys.
- Disponibilitat per a la plantilla, els seus representants legals i la Inspecció de Treball.
Per què l'Excel falla
Un full de càlcul es pot modificar a final de mes sense deixar empremta: canviar una hora, esborrar un dia, ajustar les hores extra perquè no apareguin. Això xoca de ple amb el requisit de fiabilitat i inalterabilitat. El paper té el mateix problema, i a més es perd, es firma en bloc o s'omple després. Per això la Inspecció considera aquests sistemes poc fiables i, davant d'una reclamació d'hores extra, la càrrega de la prova recau sobre l'empresa: si el teu registre no és creïble, és com no tenir-lo. Davant d'això, les formes de fitxatge digitals deixen un registre fiable i inalterable.
El que canvia amb el Reial decret 2026
L'esborrany del nou Reial decret converteix el dubte en certesa:
- Format digital obligatori: prohibició expressa de paper i Excel com a sistema de registre.
- Immutabilitat i traçabilitat: qualsevol canvi ha de quedar registrat (qui, quan, per què).
- Accés remot de la Inspecció: la ITSS podrà consultar els registres sense personar-s'hi.
- Segell temporal i identificació única de cada assentament.
Important: tenir «una app» no garanteix el compliment. Si l'app no sella el temps de forma immutable, no guarda historial de canvis ni permet l'accés de la Inspecció, no serà conforme. Com se sol dir, seria un Excel amb pantalla bonica.
Checklist ràpid: el teu sistema compleix?
- Registra l'hora exacta d'entrada, pauses i sortida per persona?
- Impedeix modificar un fitxatge sense deixar rastre?
- Conserva 4 anys i permet exportar per a la Inspecció?
- Identifica cada treballador de forma individual i sense biometria?
- Funciona per a presencials, teletreball i mobilitat?
Si alguna resposta és «no», convé migrar abans que arribi el BOE: el període d'adaptació previst és curt (al voltant de 20 dies des de la publicació).
De l'Excel a un registre inalterable, avui
Control Horario Legal firma cada fitxatge amb una cadena hash SHA-256 que es trenca si algú toca les dades, conserva 4 anys i exporta per a la Inspecció en un clic. Importem el teu historial d'Excel sense cost. Des de 0,69 €/empleat/mes.
Prova 30 dies gratis →Darrera actualització: 13 de juny de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal.