Cambiar de software de control horario: qué pasa con tus fichajes
La obligación de conservar cuatro años es de tu empresa, no de tu proveedor. Qué te debe devolver al irte, qué dice el Art. 28.3.g del RGPD, por qué un CSV de horas sueltas no basta y cómo hacer la migración sin dejar un agujero en el registro.
La obligación de conservar cuatro años es tuya, no de tu proveedor
Es el malentendido que provoca más disgustos. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a conservar el registro de jornada durante cuatro años y a mantenerlo a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
La empresa que contrata un software delega el almacenamiento, no la responsabilidad. Si cambias de proveedor y el histórico se queda por el camino, la infracción es tuya. Y si un año después llega una inspección, o un trabajador reclama horas extra ante el juzgado de lo social, no sirve de nada explicar que el sistema anterior ya no está operativo.
El día que te llevas los datos es el día que se pone a prueba la decisión que tomaste al contratar. Por eso conviene revisar la salida antes de la entrada.
Qué dice el RGPD sobre recuperar tus datos
Aquí hay una confusión frecuente que merece la pena deshacer, porque cambia a quién le pides qué.
El derecho de portabilidad del artículo 20 del RGPD es un derecho de las personas físicas sobre sus propios datos. Es decir, de tus empleados. Un trabajador puede pedirte sus propios fichajes en formato estructurado, y esa solicitud te llega a ti como responsable del tratamiento.
El derecho de tu empresa a recuperar el conjunto de los datos es distinto: es contractual, y nace del artículo 28.3.g del RGPD, que obliga al encargado del tratamiento —tu proveedor de software— a que, cuando termine la prestación, a elección del responsable, suprima o le devuelva todos los datos personales.
La norma es clara en el qué. Lo que no fija es el cómo: ni el formato, ni el plazo, ni el nivel de detalle. Todo eso depende de lo que diga el contrato de encargado del tratamiento que aceptaste al darte de alta, normalmente marcando una casilla que nadie leyó.
Un CSV de horas no es tu histórico
Muchas exportaciones se quedan en una tabla de entradas y salidas. Sirve para la nómina, pero es exactamente lo que no te salva en una discusión. Piensa en las tres situaciones en las que vas a necesitar el histórico:
- Una inspección. El inspector quiere ver que el registro es fiable, no solo que existe. Un fichero que cualquiera ha podido editar en Excel tiene el mismo valor probatorio que una libreta.
- Una reclamación de horas extra. Si un trabajador afirma que salió a las 20:30 y tu registro dice 19:00, la pregunta del juzgado será quién introdujo ese dato, cuándo y si se modificó después.
- Una corrección discutida. Alguien olvidó fichar la salida, se corrigió a posteriori y ahora se discute qué se corrigió y con qué autorización.
En los tres casos, el dato que resuelve la discusión no es la hora: es el rastro alrededor de la hora. Y ese rastro es justo lo que suele quedarse fuera de las exportaciones.
Qué pedir, punto por punto
Cuando evalúes un proveedor —o cuando estés preparando la salida de uno—, pide que te confirmen por escrito que la exportación incluye:
- Los fichajes con su sello temporal de servidor, no solo la hora que el empleado declaró. Y el método: móvil, kiosko, web, API.
- Las correcciones completas: el motivo, quién la solicitó, cuándo, quién la aprobó o rechazó, cuándo y con qué motivo. Y el enlace entre el apunte original y el corregido.
- El registro de auditoría: qué operaciones se hicieron sobre los datos, por quién y desde dónde.
- Los elementos que acreditan la integridad: sellos, firmas o hashes, y las instrucciones para verificarlos. De poco sirve un hash si no te dan cómo comprobarlo.
- Las fichas de las personas trabajadoras y los centros, para que los fichajes sigan siendo interpretables fuera del sistema original.
- Un formato abierto. CSV o JSON, no un volcado propietario que solo abre su propio software.
Las tres cláusulas que conviene mirar antes de firmar
Plazo de acceso tras la baja. Muchos contratos dan acceso hasta el fin del periodo facturado y luego cierran la puerta. Si cancelas un viernes y te acuerdas del histórico tres semanas después, puede ser tarde. Busca un plazo explícito posterior a la baja.
Si la exportación es una función de pago. Es más habitual de lo que parece: cuentas que bajan al plan gratuito y se encuentran con la exportación bloqueada, justo cuando más la necesitan. Sacar los datos propios no debería depender del plan.
Plazo de entrega si el volcado lo tienen que hacer ellos. "A petición" sin plazo significa cuando puedan. Pide días hábiles concretos.
Una prueba de cinco minutos. Si ya estás con un proveedor, no leas el contrato: entra en el panel e intenta descargar tu histórico completo ahora mismo. Lo que consigas bajar en cinco minutos, sin abrir un ticket, es lo que realmente tienes.
Cómo hacer bien la migración
Si ya has decidido cambiar, el orden importa:
- Exporta antes de cancelar, no después. Y comprueba que el fichero se abre y tiene el número de filas que esperas.
- Guarda el paquete original tal cual, sin abrirlo ni "arreglarlo" en Excel. Si contiene elementos de integridad, tocarlo los invalida. Trabaja siempre sobre una copia.
- Importa el histórico en el sistema nuevo si lo permite, para tener una vista única. Los apuntes importados deben quedar marcados como tales: son datos de origen externo y no pueden presentarse como si se hubieran generado en el sistema nuevo.
- Conserva igualmente el paquete original durante los cuatro años. La importación es una comodidad; la prueba es el volcado del sistema donde se generaron los fichajes.
- Documenta la fecha de corte: qué día dejó de registrar el sistema viejo y qué día empezó el nuevo. Un hueco de tres días en el registro es exactamente el tipo de cosa que se pregunta en una inspección.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevarme mis fichajes si cambio de software de control horario?
Sí. El artículo 28.3.g del RGPD obliga a tu proveedor, como encargado del tratamiento, a devolverte o suprimir los datos al terminar la prestación, a tu elección. Lo que la norma no fija es el formato ni el plazo: eso depende de lo que diga el contrato de encargado del tratamiento que firmaste, así que conviene comprobarlo antes de contratar, no el día que quieras irte.
¿Quién tiene la obligación de conservar los fichajes cuatro años?
Tu empresa, no el proveedor de software. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga al empleador a conservar los registros durante cuatro años y a tenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. Si cambias de sistema y pierdes el histórico, la infracción es tuya.
¿Qué debe incluir una exportación completa, además de las horas?
Las marcas de entrada y salida con su sello temporal, pero también las correcciones con su motivo y quién las pidió y aprobó, el registro de auditoría y la información que permita acreditar que los registros no se han alterado. Un CSV con horas sueltas no prueba nada ante una inspección o un juzgado.
¿Es legal que un proveedor cobre por darme mis datos?
Cobrar por la devolución de los datos al terminar la relación es difícilmente compatible con el artículo 28.3.g del RGPD, que configura la devolución como una obligación del encargado, no como un servicio. Distinto es que el proveedor cobre por un trabajo de migración a medida. Conviene que el contrato lo deje claro por escrito.
Llevarte tus datos no debería ser un favor
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