Quines columnes ha de tenir el registre horari que demana la Inspecció
El mínim legal són quatre camps, però un registre que només porti això passa la Inspecció amb dificultat. Les deu columnes que es lliuren de debò, les tres que gairebé tothom oblida (CIF, zona horària i segell d'integritat), el que NO ha de portar per minimització de dades i un checklist abans de lliurar.
Resposta curta: el mínim legal és la identificació del treballador, la data i l'hora d'inici i de fi de cada jornada. Però un registre que només porti això passa la Inspecció amb dificultat. El que de debò s'entrega —i el que evita la segona visita— afegeix el CIF de l'empresa, el centre, el mètode de fitxatge i una prova que res no s'ha tocat.
El que exigeix la norma
L' L'art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors, després del RDL 8/2019, obliga a registrar l'horari concret d'inici i finalització de la jornada de cada persona treballadora, sense perjudici de la flexibilitat horària. El registre s'ha de conservar quatre anys i romandre a disposició dels treballadors, dels seus representants i de la Inspecció de Treball.
D'aquí surten els quatre camps irrenunciables:
- Identificació individual del treballador.
- Data de la jornada.
- Hora d'inici.
- Hora de fi.
Fixa't en «individual»: un part d'equip signat pel responsable no compleix. I en «hora concreta»: un quadrant teòric tampoc, perquè reflecteix el que estava previst, no el que ha passat.
Les columnes que hauries d'entregar (i per què)
Aquest és el conjunt que resol una inspecció sense preguntes de tornada:
- CIF i raó social — la Inspecció actua contra una societat concreta. Si en tens diverses, el registre ha de poder sortir separat per CIF, o estaràs entregant dades d'empreses que no són objecte de l'actuació.
- DNI o NIE — és el que converteix «Ana G.» en una persona identificable. Sense ell, la traçabilitat es discuteix.
- Nom i cognoms.
- Centre de treball — determina el conveni aplicable i l'àmbit de l'actuació.
- Data (AAAA-MM-DD, sense ambigüitat).
- Hora amb segons, en la zona horària del centre. Si tens centres a les Canàries i a la Península, això deixa de ser un detall.
- Tipus d'apunt — entrada, sortida, inici i fi de pausa. Permet reconstruir la jornada i descomptar el que no computa.
- Mètode de fitxatge — mòbil, quiosc, web, importat. Explica l'origen de la dada.
- Total d'hores de la jornada — no ho exigeix la norma, però s'agraeix: evita que l'inspector sumi a mà.
- Segell d'integritat — la prova que l'apunt no s'ha modificat.
Les tres columnes que la majoria oblida
El CIF
Surt car en grups amb diverses societats. Si el registre barreja treballadors de dos CIF diferents, o no acredita a quin pertany cadascun, no estàs entregant el teu registre: estàs entregant un garbuix que l'inspector haurà de separar.
La zona horària
Un registre que guarda l'hora sense dir en quin fus es troba és un registre amb un error latent d'una hora, a punt per aparèixer el diumenge del canvi horari. El segell ha d'estar en UTC internament i presentar-se en l'hora local del centre.
El segell d'integritat
Aquí és on hi ha la diferència entre tenir registre i poder defensar-lo. Un CSV s'edita en trenta segons, i qui el rep ho sap. Un registre amb cada apunt encadenat criptogràficament a l'anterior permet demostrar que ningú no ha retocant res: canviar un sol apunt trenca la cadena des d'allà fins al final, i es veu.
Ho desenvolupem a com demostrar que un registre no ha estat manipulat.
Què NO ha de portar
Minimització de dades (art. 5.1.c RGPD): el registre horari no és el lloc per a la vida laboral de ningú.
- Dades de salut, ni tan sols el motiu d'una baixa. Una absència es marca com a absència.
- Dades biomètriques. Després del criteri de l'AEPD de 2023, l'empremta per fitxar és un tractament de categoria especial que difícilment supera el judici de necessitat i proporcionalitat. Amb un PIN n'hi ha prou.
- Geolocalització contínua. La ubicació en l'instant del fitxatge, si és proporcional i informada, es pot defensar. El rastreig durant la jornada, no.
- Motius personals d'entrades o sortides.
Format i entrega
La norma no imposa format. Val paper, full de càlcul o programari, sempre que sigui fiable, individual i no manipulable. A la pràctica s'entrega en CSV o PDF, filtrat pel període i la societat que la Inspecció hagi demanat.
L' El Reial decret de fitxatge digital de 2026 afegeix un requisit que convé mirar avui: l' accés remot de la Inspecció al registre, sense dependre que algú de l'empresa l'hi enviï. Si el teu sistema no pot generar un enllaç d'accés temporal amb el període acotat, hauràs de resoldre-ho.
Llista de verificació abans d'entregar
- ¿Hi és el període complet que han demanat, sense buits?
- ¿Hi apareix el CIF correcte i només els treballadors d'aquella societat?
- ¿Té tothom el DNI emplenat? Una casella buida és una identificació incompleta.
- ¿Es distingeixen entrada, sortida i pauses?
- ¿Les hores estan en la zona horària del centre?
- ¿Hi ha jornades sense tancar? Corregeix-les abans, pel canal de correcció traçada, no editant.
- ¿Pots explicar en una frase com es demostra que el registre no s'ha alterat?
Exportació llesta per a la Inspecció, en un clic
CIF, DNI, centre, data i hora en la zona del centre, tipus d'apunt, mètode, total de la jornada i el hash que sella cada registre. Filtrable per societat i període, amb enllaç d'accés temporal per a l'inspector. Des de 0,69 €/empleat/mes.
Prova 30 dies gratis →Preguntes freqüents
Quins camps són obligatoris en el registre de jornada?
La identificació individual del treballador, la data, l'hora d'inici i l'hora de finalització de la jornada. Ho estableix l'art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors després del RDL 8/2019. El registre s'ha de conservar quatre anys a disposició dels treballadors, dels seus representants i de la Inspecció.
Cal registrar les pauses en el registre horari?
No és un camp obligatori en sentit estricte, però sí necessari quan hi ha pauses que no computen com a temps de treball efectiu, perquè són les que permeten calcular la jornada real. La Guia del Ministeri de Treball recomana registrar-les per a una major traçabilitat.
Ha d'aparèixer el DNI de cada treballador?
La norma exigeix identificació individual, i el DNI o NIE és la forma inequívoca de complir-la. Un registre amb noms de pila o inicials deixa la identificació oberta a discussió. A la pràctica, entregar el registre sense DNI és la causa més habitual que es demani documentació addicional.
Pot el registre incloure la geolocalització del treballador?
La ubicació capturada en l'instant del fitxatge, per acreditar presència al centre, és defensable si és proporcional i està informada. El seguiment continu de la posició durant la jornada no ho és. En cap cas no s'hi han d'incloure dades de salut ni dades biomètriques.
En quin format cal entregar el registre a la Inspecció?
La norma no imposa format: val paper, full de càlcul o programari, sempre que el registre sigui fiable, individual i no manipulable. El més habitual és entregar un CSV o un PDF acotat al període i a la societat requerits. El Reial decret de 2026 afegeix el requisit d'accés remot per part de la Inspecció.
Quant de temps cal conservar el registre horari?
Quatre anys, a disposició dels treballadors, els seus representants legals i la Inspecció de Treball. Aquesta obligació és de l'empresa, no del proveïdor de programari, així que convé assegurar-se de poder endur-se l'historial complet si es canvia de sistema.
Darrera actualització: 17 d'agost de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal.