Cómo dejar que tus clientes vean los fichajes del personal de su centro (limpieza, seguridad y servicios)
En limpieza, seguridad o mantenimiento el cliente paga horas que no ve. El registro de jornada que ya llevas es la prueba de que el servicio se prestó, pero enseñarlo mal cede datos de más. Qué debe ver el cliente, qué exige el RGPD antes de dárselo, el error de filtrar por el centro equivocado y cómo montarlo sin mandar un Excel cada mes.
Respuesta corta: sí, puedes dejar que cada cliente consulte los fichajes del personal que presta servicio en su centro, y es la forma más limpia de acabar con las discusiones sobre si «vino o no vino». Pero no vale mandarle el registro completo: tiene que ver solo lo fichado en su centro, solo lo necesario y sin poder tocarlo, y tu plantilla tiene que saberlo antes.
En resumen
- En limpieza, seguridad, mantenimiento o conserjería, el cliente paga horas que no ve. El registro de jornada es la prueba natural de que el servicio se prestó.
- Ceder esa consulta a un cliente es un tratamiento de datos personales: necesita base legal, información previa a la plantilla y minimización (arts. 5, 6 y 13 del RGPD).
- El cliente debe ver fecha, entrada, salida y horas en su centro. Nada de DNI, ubicación, ausencias ni fichajes en otros centros.
- Un acceso de solo lectura, centro a centro y con registro de consultas es más seguro y da menos trabajo que enviar hojas de cálculo cada mes.
Por qué tus clientes te lo van a pedir
Una empresa de limpieza con veinte clientes tiene veinte conversaciones potenciales al mes del tipo «el martes no vino nadie» o «aquí se están facturando más horas de las que vemos». El cliente no está en el edificio a las seis de la mañana, cuando se limpia, así que su única referencia es la sensación de cómo está la oficina. Tu única respuesta, sin datos, es tu palabra.
El registro de jornada que ya estás obligado a llevar por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores contiene exactamente la información que zanja esas discusiones: quién estuvo, a qué hora entró, a qué hora salió. Enseñarla bien convierte una obligación legal en un argumento comercial. Las empresas que la ofrecen suelen renovar contratos con menos fricción, y en los concursos de servicios cada vez se pide que el adjudicatario acredite la presencia en el centro.
Lo mismo pasa en otros sectores con personal desplazado a instalaciones ajenas: vigilantes de seguridad, auxiliares de servicios, mantenimiento de edificios, jardinería, conserjes de comunidades o personal externalizado en hoteles y hospitales. Si tu plantilla trabaja en muchos centros que no son tuyos, este artículo va contigo.
Tres formas de enseñarlo (y sus problemas)
| Método | Ventaja | Problema |
|---|---|---|
| Hoja de firmas en el centro | El cliente la tiene a mano | Se rellena a posteriori, se pierde y expone los datos de todos a cualquiera que pase |
| Excel o PDF mensual por email | No requiere nada nuevo | Trabajo manual cada mes, riesgo de enviar datos de otros centros y un fichero editable no prueba nada |
| Usuario del cliente dentro de tu programa de RRHH | Datos en tiempo real | Si el programa no está pensado para externos, suele ver demasiado (plantilla, ausencias, otros centros) |
| Acceso de solo lectura por centro | Tiempo real, sin trabajo manual y con alcance limitado | Hay que configurarlo bien una vez e informar a la plantilla |
Lo que exige la protección de datos
Los fichajes identifican a personas concretas y describen cuándo trabajan: son datos personales. Que el cliente sea «de confianza» no cambia nada. Antes de darle acceso conviene tener resueltos cuatro puntos.
1. Una base legal. El consentimiento del trabajador casi nunca sirve en una relación laboral, porque no puede negarse con libertad. Lo habitual es el interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): acreditar al cliente que el servicio que paga se ha prestado. Ese interés debe ponderarse frente a los derechos de la plantilla, y la ponderación sale mejor cuanto menos datos se cedan.
2. Minimización. El artículo 5.1.c del RGPD pide tratar solo los datos adecuados y limitados a la finalidad. Para verificar un servicio basta con fecha, entrada, salida y horas en ese centro. Si el cliente no necesita saber quién es quién, pueden mostrarse solo iniciales. El DNI, la ubicación del fichaje o el motivo de una ausencia no aportan nada a esa finalidad; en el caso de la ubicación lo explicamos en qué puedes comprobar con la geolocalización.
3. Información previa a la plantilla. Los trabajadores del centro deben saber, antes de que ocurra, que el cliente podrá consultar sus fichajes en ese centro, con qué finalidad y qué datos verá (art. 13 RGPD). Una comunicación escrita y una actualización de la cláusula informativa suelen bastar. Si hay representación legal de los trabajadores, es buena idea contárselo también.
4. El contrato con el cliente. Que recoja para qué puede usar esos datos (verificar el servicio), que no puede usarlos para otra cosa, que debe mantenerlos confidenciales y qué pasa cuando termina el contrato. Aquí también conviene pactar qué registro hace fe si hay discrepancias sobre las horas facturadas.
Y una más, práctica: deja rastro de cada consulta. Si algún día un trabajador pregunta quién ha visto sus datos, poder contestarlo con fechas es la diferencia entre un trámite y un problema.
El detalle que casi todos hacen mal: filtrar por el centro correcto
La tentación es dar al cliente acceso a «los trabajadores asignados a su centro». Parece lo mismo, pero no lo es. Una limpiadora puede estar asignada al centro A y cubrir un martes una baja en el centro B. Si el filtro es por asignación, el cliente A verá las horas que esa persona pasó en casa del cliente B, y el cliente B no verá a quien estuvo en su oficina.
El filtro correcto es el centro donde se hizo cada fichaje. Eso exige que el sistema registre el centro en cada apunte (por el kiosko, por la ubicación o por la selección al fichar), y no solo en la ficha del empleado.
Lo que no deberías hacer
- Dar al cliente un usuario de administración, aunque sea «solo para mirar». Verá a toda la plantilla y podrá tocar cosas.
- Enviar el registro completo «para que filtre él». Estás cediendo datos de trabajadores que nada tienen que ver con ese cliente.
- Mandar ficheros editables como prueba. Si el cliente discute las horas, un Excel que cualquiera pudo modificar no acredita nada. El valor está en que el registro no se pueda editar y que las correcciones queden trazadas.
- Olvidarte de retirar el acceso cuando termina el contrato. Un acceso con fecha de caducidad evita que un antiguo cliente siga viendo datos meses después.
Acceso de clientes en Control Horario Legal
En el plan Pro, desde la ficha de cada centro das a tu cliente una cuenta de solo lectura. Ve por día y persona la entrada, la salida y las horas de presencia fichadas en ese centro, con un resumen del periodo. Tú eliges si ve nombres completos o solo iniciales, si puede descargar CSV y hasta cuándo dura el acceso. No ve DNI, ubicación, ausencias ni otros centros, y cada consulta y exportación queda en un registro que no se puede borrar. Si un mismo cliente trabaja con varias empresas que usan Control Horario Legal, entra con una sola contraseña.
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Preguntas frecuentes
¿Puede una empresa de limpieza enseñar a su cliente los fichajes de sus trabajadores?
Sí, siempre que exista una base legal para esa cesión (normalmente el interés legítimo en acreditar el servicio contratado), se informe a los trabajadores afectados y se muestren solo los datos necesarios: entradas, salidas y horas en ese centro. Mandar el registro completo de la plantilla no cumple el principio de minimización.
¿Qué datos del fichaje debe ver el cliente y cuáles no?
Lo razonable es la fecha, la hora de entrada y salida y las horas de presencia en su centro. No necesita el DNI, la geolocalización, el método de fichaje, las ausencias ni sus motivos, ni los fichajes que la misma persona haga en otros centros.
¿Hay que pedir consentimiento a cada trabajador?
En una relación laboral el consentimiento no suele ser una base válida, porque el trabajador no está en posición de negarse libremente. Lo habitual es apoyarse en el interés legítimo, documentar por qué la cesión es necesaria y proporcionada, e informar a la plantilla con antelación. Conviene revisarlo con el asesor de protección de datos.
¿El cliente puede usar esos fichajes para descontar horas de la factura?
Puede usarlos para comprobar si el servicio se ha prestado según lo pactado, que es precisamente la finalidad. Lo que se descuente o no depende del contrato de servicios, que debería decir qué registro hace fe y cómo se tratan las discrepancias.
¿Y si un trabajador presta servicio en varios centros de distintos clientes?
Cada cliente debe ver solo lo que esa persona ha fichado en su centro. Por eso el filtro correcto es el centro donde se hizo cada fichaje, no el centro al que el trabajador está asignado en su ficha.
¿Enviar el Excel del registro por email no es suficiente?
Funciona, pero tiene tres problemas: cada mes hay que prepararlo a mano, es fácil enviar datos de más (otros centros, otras personas) y un fichero editable pierde valor como prueba en cuanto sale de tu sistema. Un acceso de solo lectura evita los tres.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos, arts. 5, 6 y 13: texto en el BOE.
- Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales: texto consolidado en el BOE.
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), art. 34.9: texto consolidado en el BOE.
Última actualización: 15 de septiembre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para un caso concreto, consulta con tu delegado de protección de datos, tu graduado social o un abogado laboralista.