Com deixar que els teus clients vegin els fitxatges del personal del seu centre (neteja, seguretat i serveis)
En neteja, seguretat o manteniment el client paga hores que no veu. El registre de jornada que ja portes és la prova que el servei es va prestar, però ensenyar-lo malament cedeix dades de més. Què ha de veure el client, què exigeix el RGPD abans de donar-li-ho, l'error de filtrar pel centre equivocat i com muntar-ho sense enviar un Excel cada mes.
Resposta curta: sí, pots deixar que cada client consulti els fitxatges del personal que presta servei al seu centre, i és la manera més neta d'acabar amb les discussions sobre si «va venir o no va venir». Però no val enviar-li el registre complet: ha de veure només el que s'ha fitxat al seu centre, només el necessari i sense poder tocar-ho, i la teva plantilla ho ha de saber abans.
En resum
- En neteja, seguretat, manteniment o consergeria, el client paga hores que no veu. El registre de jornada és la prova natural que el servei es va prestar.
- Cedir aquesta consulta a un client és un tractament de dades personals: necessita base legal, informació prèvia a la plantilla i minimització (arts. 5, 6 i 13 del RGPD).
- El client ha de veure data, entrada, sortida i hores al seu centre. Res de DNI, ubicació, absències ni fitxatges en altres centres.
- Un accés de només lectura, centre a centre i amb registre de consultes és més segur i dona menys feina que enviar fulls de càlcul cada mes.
Per què els teus clients t'ho demanaran
Una empresa de neteja amb vint clients té vint converses potencials al mes del tipus «el dimarts no va venir ningú» o «aquí s'estan facturant més hores de les que veiem». El client no és a l'edifici a les sis del matí, quan es neteja, de manera que la seva única referència és la sensació de com està l'oficina. La teva única resposta, sense dades, és la teva paraula.
El registre de jornada que ja estàs obligat a portar per article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors conté exactament la informació que talla aquestes discussions: qui hi va ser, a quina hora va entrar, a quina hora va sortir. Mostrar-la bé converteix una obligació legal en un argument comercial. Les empreses que l'ofereixen solen renovar contractes amb menys fricció, i en els concursos de serveis cada vegada es demana que l'adjudicatari acrediti la presència al centre.
El mateix passa en altres sectors amb personal desplaçat a instal·lacions alienes: vigilants de seguretat, auxiliars de serveis, manteniment d'edificis, jardineria, conserges de comunitats o personal externalitzat en hotels i hospitals. Si la teva plantilla treballa en molts centres que no són teus, aquest article és per a tu.
Tres maneres de mostrar-ho (i els seus problemes)
| Mètode | Avantatge | Problema |
|---|---|---|
| Full de signatures al centre | El client el té a mà | S'omple a posteriori, es perd i exposa les dades de tothom a qualsevol que passi |
| Excel o PDF mensual per correu electrònic | No requereix res nou | Feina manual cada mes, risc d'enviar dades d'altres centres i un fitxer editable no prova res |
| Usuari del client dins del teu programa de RRHH | Dades en temps real | Si el programa no està pensat per a externs, sol veure massa coses (plantilla, absències, altres centres) |
| Accés de només lectura per centre | Temps real, sense feina manual i amb abast limitat | Cal configurar-lo bé una vegada i informar la plantilla |
El que exigeix la protecció de dades
Els fitxatges identifiquen persones concretes i descriuen quan treballen: són dades personals. Que el client sigui «de confiança» no canvia res. Abans de donar-li accés convé tenir resolts quatre punts.
1. Una base legal. El consentiment del treballador gairebé mai no serveix en una relació laboral, perquè no pot negar-s'hi amb llibertat. El més habitual és l' interès legítim (art. 6.1.f RGPD): acreditar al client que el servei que paga s'ha prestat. Aquest interès s'ha de ponderar davant dels drets de la plantilla, i la ponderació surt millor com menys dades es cedeixin.
2. Minimització. L'article 5.1.c del RGPD demana tractar només les dades adequades i limitades a la finalitat. Per verificar un servei n'hi ha prou amb la data, l'entrada, la sortida i les hores en aquell centre. Si el client no necessita saber qui és qui, es poden mostrar només les inicials. El DNI, la ubicació del fitxatge o el motiu d'una absència no aporten res a aquesta finalitat; en el cas de la ubicació ho expliquem a què pots comprovar amb la geolocalització.
3. Informació prèvia a la plantilla. Els treballadors del centre han de saber, abans que passi, que el client podrà consultar els seus fitxatges en aquell centre, amb quina finalitat i quines dades veurà (art. 13 RGPD). Una comunicació escrita i una actualització de la clàusula informativa solen ser suficients. Si hi ha representació legal dels treballadors, és bona idea comunicar-ho també.
4. El contracte amb el client. Que reculli per a què pot usar aquestes dades (verificar el servei), que no les pot usar per a cap altra cosa, que les ha de mantenir confidencials i què passa quan acaba el contracte. Aquí també convé pactar quin registre fa fe si hi ha discrepàncies sobre les hores facturades.
I una més, pràctica: deixa rastre de cada consulta. Si algun dia un treballador pregunta qui ha vist les seves dades, poder respondre-ho amb dates és la diferència entre un tràmit i un problema.
El detall que gairebé tothom fa malament: filtrar pel centre correcte
La temptació és donar al client accés a «els treballadors assignats al seu centre». Sembla el mateix, però no ho és. Una netejadora pot estar assignada al centre A i cobrir un dimarts una baixa al centre B. Si el filtre és per assignació, el client A veurà les hores que aquesta persona va passar a casa del client B, i el client B no veurà qui va estar a la seva oficina.
El filtre correcte és el centre on es va fer cada fitxatge. Això exigeix que el sistema registri el centre en cada apunt (pel quiosc, per la ubicació o per la selecció en fitxar), i no només a la fitxa de l'empleat.
El que no hauries de fer
- Donar al client un usuari d'administració, encara que sigui «només per mirar». Veurà tota la plantilla i podrà tocar coses.
- Enviar el registre complet «perquè filtri ell». Estàs cedint dades de treballadors que no tenen res a veure amb aquest client.
- Enviar fitxers editables com a prova. Si el client discuteix les hores, un Excel que qualsevol ha pogut modificar no acredita res. El valor és que el registre no es pugui editar i que les correccions quedin traçades.
- Oblidar-te de retirar l'accés quan acaba el contracte. Un accés amb data de caducitat evita que un antic client continuï veient dades mesos després.
Accés de clients a Control Horario Legal
Al pla Pro, des de la fitxa de cada centre dones al teu client un compte de només lectura. Veu per dia i persona l'entrada, la sortida i les hores de presència fitxades en aquell centre, amb un resum del període. Tu tries si veu noms complets o només inicials, si pot descarregar CSV i fins quan dura l'accés. No veu DNI, ubicació, absències ni altres centres, i cada consulta i exportació queda en un registre que no es pot esborrar. Si un mateix client treballa amb diverses empreses que fan servir Control Horario Legal, entra amb una sola contrasenya.
Pro costa 1,19 € per empleat al mes amb pagament anual (1,50 € mensual), IVA no inclòs, i pots provar-lo 30 dies gratis.
Prova 30 dies gratis →Més sobre el sector a control horari per a empreses de neteja.
Preguntes freqüents
¿Pot una empresa de neteja ensenyar al seu client els fitxatges dels seus treballadors?
Sí, sempre que existeixi una base legal per a aquesta cessió (normalment l'interès legítim en acreditar el servei contractat), s'informi els treballadors afectats i es mostrin només les dades necessàries: entrades, sortides i hores en aquell centre. Enviar el registre complet de la plantilla no compleix el principi de minimització.
Quines dades del fitxatge ha de veure el client i quines no?
El raonable és la data, l'hora d'entrada i sortida i les hores de presència al seu centre. No necessita el DNI, la geolocalització, el mètode de fitxatge, les absències ni els seus motius, ni els fitxatges que la mateixa persona faci en altres centres.
Cal demanar consentiment a cada treballador?
En una relació laboral el consentiment no sol ser una base vàlida, perquè el treballador no està en posició de negar-se lliurement. El més habitual és recolzar-se en l'interès legítim, documentar per què la cessió és necessària i proporcionada, i informar la plantilla amb antelació. Convé revisar-ho amb l'assessor de protecció de dades.
El client pot fer servir aquests fitxatges per descomptar hores de la factura?
Pot fer-los servir per comprovar si el servei s'ha prestat segons el que s'ha pactat, que és precisament la finalitat. El que es descompti o no depèn del contracte de serveis, que hauria d'indicar quin registre fa fe i com es tracten les discrepàncies.
I si un treballador presta servei en diversos centres de clients diferents?
Cada client ha de veure només el que aquesta persona ha fitxat al seu centre. Per això el filtre correcte és el centre on es va fer cada fitxatge, no el centre al qual el treballador està assignat a la seva fitxa.
Enviar l'Excel del registre per correu electrònic no és suficient?
Funciona, però té tres problemes: cada mes cal preparar-lo a mà, és fàcil enviar dades de més (altres centres, altres persones) i un fitxer editable perd valor com a prova en el moment que surt del teu sistema. Un accés de només lectura evita els tres.
Fonts
- Reglament (UE) 2016/679, General de Protecció de Dades, arts. 5, 6 i 13: text al BOE.
- Llei orgànica 3/2018, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals: text consolidat al BOE.
- Estatut dels Treballadors (Reial decret legislatiu 2/2015), art. 34.9: text consolidat al BOE.
Darrera actualització: 15 de setembre de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal. Per a un cas concret, consulta amb el teu delegat de protecció de dades, el teu graduat social o un advocat laboralista.