Producto · 31/08/2026

Cómo recibir el registro de jornada por email cada semana sin acordarte de exportarlo

Por qué la exportación manual siempre acaba con huecos, qué debe traer el adjunto para que valga como archivo, qué frecuencia elegir según si quieres archivar o supervisar, y la precaución de protección de datos que casi nadie toma: verificar cada dirección antes del primer envío.

Respuesta corta: configura un envío automático del registro de jornada a tu correo, con el fichero del periodo adjunto. Es la única forma de que el archivo de cuatro años deje de depender de que alguien se acuerde de exportar. Aquí va cómo montarlo y qué mirar para que sirva de algo.

Por qué la exportación manual siempre acaba fallando

La intención es buena: cada lunes alguien entra, exporta la semana y la guarda. Funciona tres semanas. Después llegan las vacaciones de esa persona, un lunes festivo, una baja, un cambio de puesto. Nadie se da cuenta de que el archivo tiene huecos porque nadie mira una carpeta de archivo hasta que la necesita, y cuando la necesita ya es tarde.

El problema no es la pereza: es que estás usando la memoria de una persona como mecanismo de cumplimiento de una obligación de cuatro años. Ningún procedimiento que dependa de acordarse sobrevive a ese plazo.

Qué debe traer el correo para que sirva

Un correo con un resumen bonito y sin fichero no es archivo, es información. Para que valga como copia de respaldo del registro, el adjunto tiene que llevar el apunte individual, no totales:

• CIF y razón social de la sociedad.
• DNI o NIE, nombre y apellidos de cada persona.
• Centro de trabajo.
• Fecha y hora, en la zona horaria del centro.
• Tipo de apunte: entrada, salida, inicio y fin de pausa.
• Método de fichaje: móvil, kiosco, web, importado.
• Sello de integridad de cada apunte, si tu sistema lo genera.

Es decir: el mismo fichero que entregarías a la Inspección. Si el adjunto no es ese, tendrás una copia que no te sirve el día que importa. Lo detallamos en qué columnas debe tener el registro horario.

Con qué frecuencia

Depende de para qué lo quieras, y son dos usos distintos que conviene no mezclar:

• Semanal — el más práctico para archivo. Un fichero por semana es fácil de ordenar, y si un envío falla pierdes siete días, no un mes. Lo natural es recibirlo el lunes con la semana cerrada de lunes a domingo.
• Mensual — cómodo si solo quieres el archivo y no vas a mirarlo. Menos ficheros, pero un fallo cuesta más caro.
• Diario — esto ya no es archivo, es supervisión. Sirve para enterarte de que alguien no fichó ayer o dejó la sesión abierta, mientras todavía se puede arreglar con normalidad. Si lo que quieres es archivar, el diario te sobra.

Lo razonable en la mayoría de empresas: semanal para archivar, y diario solo si de verdad vas a actuar sobre las incidencias. Un correo diario que nadie abre acaba enseñando a ignorar también el semanal.

A quién enviarlo

Aquí hay una decisión de protección de datos que conviene tomar despierto. Estos correos llevan datos de jornada de personas identificadas: quién entró, a qué hora y desde dónde. No es un listado inocuo.

Criterios sensatos:

• Solo a personas con responsabilidad efectiva sobre el control horario: dirección, RRHH, el responsable del centro, tu gestoría si lleva las nóminas.
• Direcciones corporativas, no personales. Un gmail particular convierte tu archivo laboral en un fichero fuera de tu control.
• Un número corto de destinatarios. Cada dirección añadida es una copia más de datos personales circulando.
• Que quede registro de a quién se envió y cuándo. Si mañana hay que acreditar quién tuvo acceso, lo agradecerás.

Y una precaución técnica que parece menor y no lo es: verifica cada dirección antes del primer envío. Una letra mal escrita al teclear un correo no es una errata cuando lo que va dentro son las jornadas de tu plantilla; es una comunicación de datos personales a un tercero desconocido. Un sistema serio no debería enviar nada a una dirección hasta que su titular haya confirmado que es suya.

Cómo montarlo en Control Horario Legal

Está en Ajustes → Empresa → «Avisos resumen a responsables»:

1. Escribe las direcciones que deben recibirlo, separadas por comas.
2. Marca las frecuencias que quieras: diaria, semanal, mensual. Puedes activar varias.
3. Elige el día y la hora de cada una.
4. Deja marcada la casilla de adjuntar el fichero del periodo.
5. Guarda. Cada dirección nueva recibe un correo de confirmación y no se le envía nada hasta que la confirme.

Hay un botón de «Enviarme una prueba ahora» que te manda el resumen a tu propia dirección con datos reales, sin esperar al día siguiente. Úsalo para dos cosas: ver el formato y comprobar que no cae en spam, que es el fallo silencioso más habitual de cualquier envío automático.

Qué más te va a contar el correo

Además del fichero adjunto, el resumen incluye lo que ha pasado en el periodo: cuánta gente ha fichado, horas trabajadas y extra, quién se ha dejado la sesión abierta, y las solicitudes de corrección pendientes de aprobar. Si usas el planificador de turnos, señala además quién no fichó teniendo turno asignado y los fichajes registrados fuera de horario.

Si no tienes turnos configurados, el correo te lo dice explícitamente y no cuenta ausencias, porque sin saber quién debía trabajar no hay forma de distinguir a quien libraba de quien se olvidó. Es una limitación real y preferimos decirla: lo explicamos en sin turnos planificados no sabes quién ha faltado.

Tres comprobaciones antes de darlo por resuelto

1. Abre el adjunto en Excel. Si los acentos salen rotos o todo cae en una columna, el fichero no te va a servir en un momento de prisa.
2. Mira que no caiga en spam. Márcalo como correo deseado la primera vez, sobre todo en Outlook y Hotmail.
3. Guárdalos en una carpeta que no sea la bandeja de entrada. Un archivo de cuatro años dentro del buzón de una persona vuelve a ser un punto único de fallo. Una regla de correo que los mueva a una carpeta compartida cuesta dos minutos.

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Preguntas frecuentes

¿Se puede recibir el registro horario por email automáticamente?

Sí. En Control Horario Legal se configura en Ajustes → Empresa → «Avisos resumen a responsables», eligiendo destinatarios y frecuencia diaria, semanal o mensual, con el fichero del periodo adjunto en el mismo formato que se entrega a la Inspección.

¿Qué frecuencia conviene para archivar el registro de jornada?

Semanal es lo más práctico para archivo: un fichero por semana es fácil de ordenar y, si un envío falla, se pierden siete días y no un mes. El envío diario tiene otro propósito, que es detectar incidencias a tiempo, no archivar.

¿Quién debe recibir estos correos?

Solo personas con responsabilidad efectiva sobre el control horario, y a direcciones corporativas. Contienen datos de jornada de personas identificadas, así que conviene limitar el número de destinatarios y dejar constancia de a quién se envió cada periodo.

¿Hace falta tener cuenta en la aplicación para recibir el resumen?

No. El destinatario puede ser la gestoría, la dirección o el responsable de un centro sin usuario en el sistema. Lo que sí se le pide es confirmar su dirección mediante un enlace antes del primer envío.

¿Por qué hay que confirmar la dirección antes de recibir nada?

Porque estos correos llevan jornadas de la plantilla. Una letra mal escrita al teclear una dirección enviaría datos personales al buzón de un tercero desconocido. Hasta que el titular no confirma que la dirección es suya, no se envía ningún dato.

¿El correo sustituye a conservar el registro en el software?

No lo sustituye, lo respalda. El registro sigue vivo en el sistema para el día a día, y la copia por correo garantiza que tienes el histórico fuera de él, que es lo que te protege si cambias de proveedor o pierdes el acceso.

Última actualización: 31 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.

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