Com rebre el registre de jornada per correu electrònic cada setmana sense haver de recordar exportar-lo
Per què l'exportació manual sempre acaba amb buits, què ha de portar l'adjunt perquè valgui com a arxiu, quina freqüència triar segons si vols arxivar o supervisar, i la precaució de protecció de dades que gairebé ningú pren: verificar cada adreça abans del primer enviament.
Resposta curta: configura un enviament automàtic del registre de jornada al teu correu, amb el fitxer del període adjunt. És l'única manera que l'arxiu de quatre anys deixi de dependre que algú es recordi d'exportar. Aquí tens com muntar-ho i què mirar perquè serveixi de quelcom.
Per què l'exportació manual sempre acaba fallant
La intenció és bona: cada dilluns algú entra, exporta la setmana i la desa. Funciona tres setmanes. Després arriben les vacances d'aquesta persona, un dilluns festiu, una baixa, un canvi de lloc. Ningú s'adona que el fitxer té buits perquè ningú mira una carpeta d'arxiu fins que la necessita, i quan la necessita ja és tard.
El problema no és la mandra: és que estàs fent servir la memòria d'una persona com a mecanisme de compliment d'una obligació de quatre anys. Cap procediment que depengui de recordar-se sobreviu a aquest termini.
Què ha de portar el correu perquè serveixi
Un correu amb un resum bonic i sense fitxer no és arxiu, és informació. Perquè valgui com a còpia de seguretat del registre, l'adjunt ha de portar el apunt individual, no totals:
- CIF i raó social de la societat.
- DNI o NIE, nom i cognoms de cada persona.
- Centre de treball.
- Data i hora, en la zona horària del centre.
- Tipus d'apunt: entrada, sortida, inici i fi de pausa.
- Mètode de fitxatge: mòbil, quiosc, web, importat.
- Segell d'integritat de cada apunt, si el teu sistema el genera.
És a dir: el mateix fitxer que lliuraries a la Inspecció de Treball. Si l'adjunt no és aquest, tindràs una còpia que no et servirà el dia que importa. Ho detallem a quines columnes ha de tenir el registre horari.
Amb quina freqüència
Depèn de per a què el vulguis, i són dos usos diferents que convé no barrejar:
- Setmanal — el més pràctic per a arxiu. Un fitxer per setmana és fàcil d'ordenar, i si un enviament falla perds set dies, no un mes. El natural és rebre'l el dilluns amb la setmana tancada de dilluns a diumenge.
- Mensual — còmode si només vols l'arxiu i no el miraràs. Menys fitxers, però un error surt més car.
- Diari — això ja no és arxiu, és supervisió. Serveix per assabentar-te que algú no va fitxar ahir o va deixar la sessió oberta, mentre encara es pot arreglar amb normalitat. Si el que vols és arxivar, el diari et sobra.
El més raonable a la majoria d'empreses: setmanal per arxivar, i diari només si de debò actuaràs sobre les incidències. Un correu diari que ningú obre acaba ensenyant a ignorar també el setmanal.
A qui enviar-lo
Aquí hi ha una decisió de protecció de dades que convé prendre amb el cap clar. Aquests correus porten dades de jornada de persones identificades: qui va entrar, a quina hora i des d'on. No és un llistat innocu.
Criteris raonables:
- Només a persones amb responsabilitat efectiva sobre el control horari: direcció, RRHH, el responsable del centre, la teva gestoria si porta les nòmines.
- Adreces corporatives, no personals. Un gmail particular converteix el teu arxiu laboral en un fitxer fora del teu control.
- Un nombre curt de destinataris. Cada adreça afegida és una còpia més de dades personals circulant.
- Que quedi registre de a qui es va enviar i quan. Si demà cal acreditar qui hi va tenir accés, ho agrairàs.
I una precaució tècnica que sembla menor i no ho és: verifica cada adreça abans del primer enviament. Una lletra mal escrita en teclejar un correu no és una errada quan el que hi va a dins són les jornades de la teva plantilla; és una comunicació de dades personals a un tercer desconegut. Un sistema seriós no hauria d'enviar res a una adreça fins que el seu titular hagi confirmat que és seva.
Com muntar-ho a Control Horario Legal
Està a Ajustes → Empresa → «Avisos resumen a responsables»:
- Escriu les adreces que l'han de rebre, separades per comes.
- Marca les freqüències que vulguis: diària, setmanal, mensual. Pots activar-ne diverses.
- Tria el dia i l'hora de cadascuna.
- Deixa marcada la casella d'adjuntar el fitxer del període.
- Desa. Cada adreça nova rep un correu de confirmació i no se li envia res fins que ho confirmi.
Hi ha un botó d'«Envia'm una prova ara» que t'envia el resum a la teva pròpia adreça amb dades reals, sense esperar al dia següent. Fes-lo servir per a dues coses: veure el format i comprovar que no cau a la carpeta de correu brossa, que és l'error silenciós més habitual de qualsevol enviament automàtic.
Què més et dirà el correu
A més del fitxer adjunt, el resum inclou el que ha passat durant el període: quanta gent ha fitxat, hores treballades i hores extra, qui s'ha deixat la sessió oberta, i les sol·licituds de correcció pendents d'aprovar. Si fas servir el planificador de torns, indica a més qui no va fitxar tenint torn assignat i els fitxatges registrats fora d'horari.
Si no tens torns configurats, el correu t'ho diu explícitament i no compta absències, perquè sense saber qui havia de treballar no hi ha manera de distingir qui lliurava de qui es va oblidar. És una limitació real i preferim dir-la: ho expliquem a sense torns planificats no saps qui ha faltat.
Tres comprovacions abans de donar-ho per resolt
- Obre l'adjunt a l'Excel. Si els accents surten trencats o tot cau en una columna, el fitxer no et servirà en un moment de pressa.
- Comprova que no caigui a la carpeta de correu brossa. Marca'l com a correu desitjat la primera vegada, sobretot a l'Outlook i l'Hotmail.
- Desa'ls en una carpeta que no sigui la safata d'entrada. Un arxiu de quatre anys dins de la bústia d'una persona torna a ser un punt únic de fallada. Una regla de correu que els mogui a una carpeta compartida costa dos minuts.
El registre al teu correu, cada setmana, sense haver de recordar-te'n
Tria dia, hora i destinataris, i rep el registre complet del període amb el segell d'integritat de cada fitxatge. Amb verificació de cada adreça abans del primer enviament. Des de 0,69 €/empleat/mes.
Prova 30 dies gratis →Preguntes freqüents
Es pot rebre el registre horari per correu electrònic automàticament?
Sí. A Control Horario Legal es configura a Ajustes → Empresa → «Avisos resumen a responsables», triant destinataris i freqüència diària, setmanal o mensual, amb el fitxer del període adjunt en el mateix format que es lliura a la Inspecció de Treball.
Quina freqüència convé per arxivar el registre de jornada?
La setmanal és la més pràctica per a arxiu: un fitxer per setmana és fàcil d'ordenar i, si un enviament falla, es perden set dies i no un mes. L'enviament diari té un altre propòsit, que és detectar incidències a temps, no arxivar.
Qui ha de rebre aquests correus?
Només persones amb responsabilitat efectiva sobre el control horari, i a adreces corporatives. Contenen dades de jornada de persones identificades, de manera que convé limitar el nombre de destinataris i deixar constància de a qui es va enviar cada període.
Cal tenir compte a l'aplicació per rebre el resum?
No. El destinatari pot ser la gestoria, la direcció o el responsable d'un centre sense usuari al sistema. El que sí que se li demana és confirmar la seva adreça mitjançant un enllaç abans del primer enviament.
Per què cal confirmar l'adreça abans de rebre res?
Perquè aquests correus porten jornades de la plantilla. Una lletra mal escrita en teclejar una adreça enviaria dades personals a la bústia d'un tercer desconegut. Fins que el titular no confirma que l'adreça és seva, no s'envia cap dada.
El correu substitueix la conservació del registre al programari?
No el substitueix, el recolza. El registre continua viu al sistema per al dia a dia, i la còpia per correu garanteix que tens l'historial fora d'ell, que és el que et protegeix si canvies de proveïdor o perds l'accés.
Darrera actualització: 31 d'agost de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal.