Cuadrante de turnos en Excel: cómo pasarlo a tu app de fichaje sin rehacerlo
Si ya llevas los turnos en una hoja de cálculo, no hace falta volver a escribirlos. Qué formatos de Excel se pueden subir tal cual, qué pasa con cada tipo de casilla, cómo se emparejan los nombres y por qué el cuadrante no sustituye al registro de jornada.
Respuesta corta: no hace falta rehacer el cuadrante a mano ni copiarlo en otra plantilla. En Control Horario Legal subes el Excel que ya usas desde Planificar, ves cómo se ha leído y a quién corresponde cada fila, y solo cuando lo confirmas se cargan los turnos de todas las semanas de una vez.
En resumen
- El cuadrante dice lo que estaba previsto; el registro de jornada, lo que de verdad pasó. Necesitas los dos para saber quién ha faltado.
- Puedes subir tu propio Excel tal cual: una tabla por centro, una semana por hoja, una hoja por trabajador o un mes en columnas.
- Antes de guardar ves cada fila de tu Excel con su empleado y cómo queda cada día. Nada se guarda sin tu confirmación.
- Las vacaciones y las bajas no se importan: van a Ausencias, y los días que ya tienen una ausencia se respetan.
- Si el formato es muy poco habitual, en el plan Pro lo interpreta la inteligencia artificial sin ver los nombres de las personas.
Por qué el cuadrante tiene que estar en la aplicación de fichaje
El registro de jornada guarda a qué hora entró y salió cada persona. Lo que no puede saber por sí solo es a qué hora tenía que entrar, ni si ese día le tocaba trabajar. Sin el cuadrante, un día sin fichajes puede ser una falta o un día libre, y el sistema no tiene forma de distinguirlos.
Con el cuadrante cargado se desbloquea todo lo demás: saber quién no ha venido, quién ha llegado tarde respecto a su turno, quién ha fichado fuera de su horario y cuántas horas de más o de menos lleva cada uno en la bolsa de horas.
Por qué sin turnos planificados no sabes quién ha faltado
Lo que no hace el cuadrante es sustituir al registro. La obligación legal es registrar cada día la hora real de inicio y de fin de la jornada de cada persona y conservarlo cuatro años. Un Excel con los turnos previstos no cumple esa obligación, por bien hecho que esté.
¿Vale un Excel o el papel para fichar?
Qué formatos de Excel se pueden subir
Hay una plantilla de ejemplo que ya trae a tus empleados en filas y los días en columnas, pero no es obligatoria. Estos son los formatos que se leen tal cual:
- Una tabla por centro o por grupo, con los días de lunes a domingo en la cabecera y la semana escrita encima, por ejemplo «7 de diciembre al 13 de diciembre».
- Una semana por hoja: se juntan todas las hojas en una sola revisión.
- Una hoja por trabajador, con las semanas una debajo de otra: el nombre de la persona se toma de la pestaña.
- Un mes entero con los días del 1 al 31 en columnas y el mes escrito en el título.
- Cabeceras como «Lunes 07/12», «Lun 7» o solo las letras L M X J V S D.
En cada casilla vale un horario como «8:00-16:00», el nombre de uno de tus turnos, una jornada partida con los dos tramos separados por el signo + o «Libre». También se entienden casillas con el sitio escrito delante, como «CAMPO NORTE 15:30-23:30»: se toma el horario y el resto se ignora.
| En tu Excel | Al importar |
|---|---|
| Un horario o el nombre de un turno | Se planifica ese turno ese día |
| Dos tramos separados por + | Jornada partida |
| Libre, descanso o festivo | Día libre |
| Vacaciones, baja o permiso | No se importa: se registra en Ausencias |
| Localizable o de guardia | No se importa: no es jornada ni día libre |
| Vacía | Ese día no cambia nada |
Cómo se importa, paso a paso
- En Planificar, pulsa «Importar desde Excel».
- Sube el archivo tal como lo tienes. Todavía no se guarda nada.
- Revisa la tabla: cada fila de tu Excel aparece con el empleado que le corresponde y con lo que se va a planificar cada día. Lo que no se importa sale en gris.
- Si alguna fila no se ha reconocido, elige el empleado en el desplegable y pulsa «Aplicar y volver a revisar». No hace falta volver a subir el archivo.
- Pulsa «Confirmar e importar». Vuelves al cuadrante con los turnos ya puestos.
Cada casilla rellena sustituye lo que esa persona tuviera planificado ese día, y las vacías no tocan nada. Así puedes subir solo una parte del equipo o solo unas semanas. Si algo falla al guardar, no se guarda nada: nunca queda un cuadrante a medias.
Qué pasa si los nombres no coinciden
Es lo más habitual: en el Excel pone «Trabajador 4 LUIS» o solo «LOLI», y en la aplicación la persona está con su nombre y apellidos. Si el nombre del Excel encaja claramente con una sola persona, se empareja solo y se marca para que lo compruebes. Si hay dudas, por ejemplo dos personas que se llaman Pedro, eliges tú quién es cada fila.
Lo que emparejes a mano se recuerda. La semana siguiente, con el mismo Excel, ya no tendrás que volver a elegir.
Y si mi Excel no se parece a nada de esto
Si el lector no reconoce el archivo y tienes el plan Pro, entra en juego la inteligencia artificial. Antes de enviarle nada, cada palabra que podría ser un nombre se cambia por un código, de forma que no le llegan los nombres de tus trabajadores. La inteligencia artificial interpreta la estructura, por ejemplo personas en columnas y fechas en filas o una leyenda que dice que «M» es el turno de mañana, y el resultado pasa por la misma revisión de siempre antes de guardarse.
Si aun así no se puede leer, nos llega una copia del archivo para adaptar el lector a ese formato y te avisamos cuando se pueda importar.
Cinco consejos para que tu Excel se lea a la primera
- Escribe la semana o el mes encima de cada tabla, o pon la fecha en cada día. Sin fechas no se sabe de qué semana es el cuadrante.
- Escribe los horarios con guion: «8:00-16:00» mejor que «de 8 a 16».
- Usa en el Excel nombres parecidos a los de la aplicación, o empareja una vez cada fila y deja que se recuerde.
- Pon las vacaciones y las bajas en Ausencias, no en el cuadrante, porque ahí es donde se lleva el saldo de cada persona.
- Guarda el archivo como Excel (.xlsx) antes de subirlo.
Si trabajas con turnos rotativos
El cuadrante es especialmente útil cuando los horarios cambian cada semana: mañana, tarde y noche, fines de semana alternos o refuerzos puntuales. En esos casos el registro tiene que recoger igualmente la hora real de cada fichaje, y el cuadrante permite comprobar si coincide con lo previsto.
Cómo registrar la jornada en turnos rotativos y cuadrantes
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¿Tengo que usar vuestra plantilla para importar el cuadrante?
No. Puedes descargar una plantilla ya preparada con tus empleados y las fechas, pero también puedes subir el Excel que ya usas: una tabla por centro con los días de lunes a domingo, una semana por hoja, una hoja por trabajador o un mes con los días en columnas.
¿Se guarda algo nada más subir el archivo?
No. Primero ves una revisión con cada fila de tu Excel, el empleado que le corresponde y cómo va a quedar cada día. Hasta que pulsas «Confirmar e importar» no se guarda nada, y si algo falla al guardar no se guarda ninguna parte.
¿Qué pasa si en mi Excel los nombres no son iguales que en la aplicación?
Si un nombre se parece claramente a una sola persona, se empareja solo y se marca para que lo compruebes. Si no, eliges el empleado en un desplegable. Lo que elijas se recuerda para las siguientes importaciones.
¿Se importan las vacaciones y las bajas que tengo apuntadas en el cuadrante?
No. Las vacaciones, bajas y permisos se registran en Ausencias, que es donde se lleva el saldo de cada persona. Al importar se avisa de cuántas casillas de ese tipo hay, y los días que ya tienen una ausencia registrada se respetan.
¿Y si mi Excel tiene un formato muy raro?
Si el lector no lo reconoce y tienes el plan Pro, lo interpreta una inteligencia artificial a la que no le llegan los nombres de las personas, porque se cambian antes por códigos. El resultado pasa por la misma revisión antes de guardarse. Y si aun así no se puede leer, nos llega una copia del archivo para adaptar el lector a ese formato.
¿El cuadrante sustituye al registro de jornada?
No. El cuadrante es lo que estaba previsto y el registro es lo que de verdad se ha trabajado. La ley obliga a registrar la jornada real; el cuadrante sirve para comparar y saber quién ha faltado o ha fichado fuera de su horario.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015), art. 34.9, sobre el registro diario de jornada y su conservación durante cuatro años: texto consolidado en el BOE.
Última actualización: 28 de octubre de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal. Para un caso concreto, consulta con tu graduado social o con un abogado laboralista.