Cómo imputar horas fichadas a proyectos u obras (y compararlas con lo presupuestado)
Si ya fichas por obligación legal, ya tienes el dato más fiable de tu empresa sobre en qué se va el tiempo. Cómo atribuir cada jornada a una obra o expediente, por qué repartir una jornada entre proyectos es una trampa, quién debe ver qué proyecto y qué te dice de verdad el informe de previsto contra real.
Respuesta corta: imputar horas a proyectos consiste en atribuir cada jornada fichada a una obra, expediente o cliente, para poder comparar las horas que presupuestaste con las que realmente se han trabajado. No sustituye al registro de jornada obligatorio: se monta encima de él, aprovechando unos datos que ya estás recogiendo por ley. Si ya fichas, el 90% del trabajo está hecho.
Por qué esto no es un módulo más de gestión de proyectos
La mayoría de empresas que presupuestan por horas viven con dos verdades paralelas: las horas que alguien apuntó en un Excel al final de la semana, y las horas que de verdad se trabajaron. La primera se rellena de memoria, el viernes por la tarde, y siempre se parece sospechosamente al presupuesto.
El registro de jornada, en cambio, se rellena en el momento, tiene sello horario y no se puede retocar. Es el dato más fiable que tiene tu empresa sobre en qué se va el tiempo. Usarlo solo para cumplir con la Inspección y no para saber si una obra da dinero es tirar información.
El modelo mínimo que funciona
Hay una decisión de diseño que determina si esto acaba funcionando o abandonado a los dos meses: a qué se atribuye la jornada. Las opciones reales son tres.
- Repartir la jornada entre varios proyectos. Suena flexible y es una trampa: obliga a inventar un criterio de reparto, y el reparto lo acaba haciendo alguien de memoria. Adiós a la fiabilidad.
- Preguntar al salir. Nadie quiere pensar cuando está fichando la salida con el casco en la mano.
- Atribuir la jornada al proyecto marcado en la entrada. Es la regla más simple que no miente. Si alguien cambia de obra a media mañana, cierra jornada y abre otra — que es exactamente lo que ha pasado en la realidad.
Esta última es la que recomendamos y la que implementa Control Horario Legal. Una jornada, un proyecto.
Los tres caminos para imputar
1. El trabajador lo elige al fichar
Un desplegable encima del botón de entrada, con los proyectos que le corresponden. Dos detalles marcan la diferencia entre que se use y que no: que recuerde el último proyecto elegido (quien pasa la semana en la misma obra no debería buscarlo cada mañana) y que nunca sea obligatorio. Si bloqueas el fichaje hasta que elijan proyecto, estás poniendo tu contabilidad analítica por delante de una obligación legal. Mal negocio.
2. Automático, desde tu sistema
Si ya tienes un ERP, un CRM o una hoja donde vive el maestro de obras, lo natural es que sea él quien mande el código al registrar el fichaje. En nuestra API eso es un campo referencia en cada fichaje: si el código coincide con uno de tus proyectos, la imputación se hace sola.
3. A posteriori, por un responsable
Siempre habrá jornadas sin imputar: el que se olvidó, el que fichó desde el kiosco, el día raro. Necesitas una pantalla donde un encargado vea las jornadas sueltas de la semana y las asigne en dos minutos. Sin esto, el informe nunca cuadra y la gente deja de mirarlo.
Quién ve qué proyecto
Un error clásico es enseñarle a todo el mundo la lista completa de obras de la empresa. Con quince proyectos activos, el desplegable se vuelve inútil y la gente elige el primero.
Asigna equipo a cada proyecto: cada persona ve solo los suyos, y quien no tenga ninguno asignado no ve nada. Además de reducir errores, evita que un operario conozca la cartera completa de obras, que es información comercial.
Qué te dice el informe (y qué no)
El informe útil tiene cuatro columnas por proyecto: horas fichadas, horas previstas, desviación y porcentaje consumido. Con eso ya puedes contestar la única pregunta que importa a mitad de obra: ¿voy a llegar?
Dos advertencias honestas sobre el dato:
- Las jornadas sin cerrar no cuentan. Si alguien no ficha la salida, ese día no suma horas a ningún proyecto hasta que se corrija. Es lo correcto —inventar una hora de cierre invalidaría el registro— pero explica desviaciones raras a mitad de mes.
- Horas fichadas no es lo mismo que horas productivas. Incluye desplazamientos si se fichan, reuniones y tiempos muertos. Eso no es un defecto del sistema: es información que antes no tenías.
Cómo empezar sin montar un proyecto de seis meses
- Da de alta solo las obras vivas, con su código real (el que usa tu gente al hablar, no uno nuevo) y las horas presupuestadas.
- Asigna el equipo de cada una.
- Deja dos semanas de rodaje sin mirar el informe. Al principio habrá jornadas sin imputar; es normal.
- A partir de la tercera semana, revisa lo no imputado cada viernes. Cinco minutos.
- Compara previsto contra real al cerrar la primera obra. Ahí es donde el equipo entiende para qué sirve.
¿Y la parte legal?
Imputar horas a proyectos no cambia nada de tus obligaciones de registro de jornada. El registro sigue siendo el mismo (RD-ley 8/2019, Art. 34.9 ET): entrada, salida, identificación individual, cuatro años de conservación e inalterabilidad.
La imputación es un dato de gestión que se guarda aparte. Eso importa por una razón concreta: si un responsable reasigna una obra, el fichaje no se toca. Se añade una anotación nueva y manda la última, quedando el rastro completo de quién imputó qué y cuándo. Si tu proveedor te ofrece «editar» el proyecto de un fichaje modificando el apunte, pregunta qué le pasa entonces a la integridad del registro.
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¿Imputar horas a proyectos sustituye al registro de jornada obligatorio?
No. El registro de jornada es una obligación legal (RD-ley 8/2019, Art. 34.9 ET) y no cambia. La imputación por proyecto es un dato de gestión que se apoya en los mismos fichajes: se guarda aparte y no modifica el registro ni su cadena de integridad.
¿Puede un trabajador repartir su jornada entre dos proyectos?
En Control Horario Legal, no: cada jornada se atribuye al proyecto marcado en su apunte de entrada. Si alguien cambia de obra a media mañana, ficha la salida y abre una jornada nueva. Repartir una jornada obligaría a inventar un criterio, y ese reparto estimado deja de ser un dato fiable.
¿Es obligatorio elegir proyecto para poder fichar?
No, y no debería serlo nunca. Fichar es una obligación legal y no puede quedar bloqueada por un dato de gestión. Quien no elija proyecto ficha igual y su jornada queda sin imputar hasta que alguien la asigne desde el panel.
¿Cómo se imputan las horas si el equipo ficha en un kiosco?
En el kiosco no se pregunta el proyecto: es un dispositivo compartido en la puerta y no es el sitio para tomar esa decisión. Esas jornadas se imputan después, desde la pantalla de revisión de imputaciones, o automáticamente si el código llega por API.
¿Qué pasa con las horas que nadie ha imputado?
Aparecen agrupadas al pie del informe como horas sin imputar, con un enlace directo para asignarlas. Revisarlas una vez por semana es lo que mantiene el informe fiable.
Última actualización: 17 de agosto de 2026. Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoramiento legal.