¿Se ficha estando de baja o de vacaciones? Ausencias en el registro
De baja o de vacaciones no se ficha, pero esos días deben constar como ausencia autorizada, no como "sin fichar". Cómo reflejar vacaciones, IT y permisos, y qué pasa si la baja pisa las vacaciones.
Respuesta corta: de baja o de vacaciones no se ficha —no estás trabajando—, pero esos días no pueden quedar como un agujero en el registro. Tienen que aparecer como ausencia autorizada (vacaciones, baja, permiso), no como "sin fichar". Ese matiz es justo lo que evita malentendidos en una inspección.
No fichar no es lo mismo que no constar
Cuando alguien está de vacaciones o de baja, no marca entrada ni salida. Hasta ahí, sencillo. El problema aparece cuando las vacaciones se llevan en un calendario aparte y el fichaje en otro sistema: en el registro de jornada esa persona figura como "sin fichar" varios días, lo que parece una ausencia injustificada o un olvido. Ante la Inspección, esa incoherencia genera dudas innecesarias.
La solución es integrar las ausencias en el mismo sistema de fichaje, de modo que cada día tenga su estado: jornada fichada, vacaciones, baja médica, permiso retribuido, etc. Así el registro cuenta una historia coherente de principio a fin.
Tipos de ausencia y cómo tratarlas
- Vacaciones: días no laborables autorizados. El mínimo legal es de 30 días naturales al año (Art. 38 ET), no sustituibles por dinero salvo en el finiquito.
- Baja médica (IT): el parte lo comunica el INSS a la empresa por vía telemática; el trabajador no tiene que entregarlo, aunque sí suele deber comunicar la ausencia según su convenio. Esos días constan como IT, no como falta.
- Permisos retribuidos y ausencias justificadas: se marcan con su motivo. Algunos computan como tiempo trabajado según el convenio; otros no.
- Ausencia injustificada: si no hay justificante, se documenta como tal y puede activar el régimen disciplinario del convenio.
Cuando la baja pisa las vacaciones
Una duda muy habitual: si te pones de baja justo cuando ibas a estar de vacaciones, no pierdes esos días. El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores permite recuperar los días de vacaciones que coincidan con una incapacidad temporal y disfrutarlos en otra fecha, dentro de los plazos legales. Un buen sistema lleva el saldo de vacaciones pendientes y te avisa de los plazos, de modo que esos días no se pierdan ni se conviertan en una reclamación.
Detalle práctico: los avisos de fichaje
Si usas recordatorios automáticos para quien olvida fichar, asegúrate de que no se disparen para quien está de vacaciones o de baja. Mandar a un empleado de baja un aviso de "no has fichado" es, además de molesto, una señal de que tu sistema no integra las ausencias. El registro y la gestión de ausencias deberían vivir en el mismo sitio precisamente por esto.
Fichaje y ausencias, sin incoherencias
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