Canviar de programari de control horari: què passa amb els teus fitxatges
L'obligació de conservar quatre anys és de la teva empresa, no del teu proveïdor. Què t'ha de retornar en marxar, què diu l'art. 28.3.g del RGPD, per què un CSV d'hores soltes no és suficient i com fer la migració sense deixar un forat en el registre.
L'obligació de conservar quatre anys és teva, no del teu proveïdor
És el malentès que provoca més disgustos. El article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors obliga a la empresa a conservar el registre de jornada durant quatre anys i a mantenir-lo a disposició de les persones treballadores, els seus representants legals i la Inspecció de Treball.
L'empresa que contracta un programari delega l' emmagatzematge, no la responsabilitat. Si canvies de proveïdor i l'historial es queda pel camí, la infracció és teva. I si un any després arriba una inspecció, o un treballador reclama hores extra davant el jutjat del social, no serveix de res explicar que el sistema anterior ja no està operatiu.
El dia que t'emportes les dades és el dia que es posa a prova la decisió que vas prendre en contractar. Per això convé revisar la sortida abans de l'entrada.
Què diu el RGPD sobre recuperar les teves dades
Aquí hi ha una confusió freqüent que val la pena desfer, perquè canvia a qui li demanes cada cosa.
L' dret de portabilitat de l'article 20 del RGPD és un dret de les persones físiques sobre les seves pròpies dades. És a dir, dels teus empleats. Un treballador et pot demanar els seus propis fitxatges en format estructurat, i aquesta sol·licitud t'arriba a tu com a responsable del tractament.
El dret de la teva empresa a recuperar el conjunt de les dades és diferent: és contractual, i neix de l' article 28.3.g del RGPD, que obliga l'encarregat del tractament —el teu proveïdor de programari— que, quan acabi la prestació, a elecció del responsable, suprimeixi o li retorni totes les dades personals.
La norma és clara en el què. El que no fixa és el com: ni el format, ni el termini, ni el nivell de detall. Tot això depèn del que digui el contracte d'encarregat del tractament que vas acceptar en donar-te d'alta, normalment marcant una casella que ningú va llegir.
Un CSV d'hores no és el teu historial
Moltes exportacions es queden en una taula d'entrades i sortides. Serveix per a la nòmina, però és exactament el que no et salva en una discussió. Pensa en les tres situacions en què necessitaràs l'historial:
- Una inspecció. L'inspector vol veure que el registre és fiable, no només que existeix. Un fitxer que qualsevol ha pogut editar a l'Excel té el mateix valor probatori que una llibreta.
- Una reclamació d'hores extra. Si un treballador afirma que va sortir a les 20:30 i el teu registre diu 19:00, la pregunta del jutjat serà qui va introduir aquesta dada, quan i si es va modificar després.
- Una correcció discutida. Algú va oblidar fitxar la sortida, es va corregir a posteriori i ara es discuteix què es va corregir i amb quina autorització.
En els tres casos, la dada que resol la discussió no és l'hora: és el rastre al voltant de l'hora. I aquest rastre és just el que sol quedar-se fora de les exportacions.
Què demanar, punt per punt
Quan avaluïs un proveïdor —o quan estiguis preparant la sortida d'un—, demana que et confirmin per escrit que l'exportació inclou:
- Els fitxatges amb el seu segell temporal de servidor, no només l'hora que l'empleat va declarar. I el mètode: mòbil, quiosc, web, API.
- Les correccions completes: el motiu, qui la va sol·licitar, quan, qui la va aprovar o rebutjar, quan i amb quin motiu. I l'enllaç entre l'apunt original i el corregit.
- El registre d'auditoria: quines operacions es van fer sobre les dades, per qui i des d'on.
- Els elements que acrediten la integritat: segells, signatures o hashes, i les instruccions per verificar-los. De poc serveix un hash si no et donen com comprovar-lo.
- Les fitxes de les persones treballadores i els centres, perquè els fitxatges continuïn sent interpretables fora del sistema original.
- Un format obert. CSV o JSON, no un bolcat propietari que només obre el seu propi programari.
Les tres clàusules que convé mirar abans de signar
Termini d'accés després de la baixa. Molts contractes donen accés fins al final del període facturat i després tanquen la porta. Si cancel·les un divendres i te'n recordes de l'historial tres setmanes després, pot ser tard. Busca un termini explícit posterior a la baixa.
Si l'exportació és una funció de pagament. És més habitual del que sembla: comptes que baixen al pla gratuït i es troben amb l'exportació bloquejada, just quan més la necessiten. Treure les pròpies dades no hauria de dependre del pla.
Termini d'entrega si el bolcat l'han de fer ells. "A petició" sense termini significa quan puguin. Demana dies hàbils concrets.
Una prova de cinc minuts. Si ja estàs amb un proveïdor, no llegeixis el contracte: entra al panell i intenta descarregar el teu historial complet ara mateix. El que aconsegueixis baixar en cinc minuts, sense obrir un tiquet, és el que realment tens.
Com fer bé la migració
Si ja has decidit canviar, l'ordre importa:
- Exporta abans de cancel·lar, no després. I comprova que el fitxer s'obre i té el nombre de files que esperes.
- Guarda el paquet original tal qual, sense obrir-lo ni "arreglar-lo" a l'Excel. Si conté elements d'integritat, tocar-lo els invalida. Treballa sempre sobre una còpia.
- Importa l'historial al sistema nou si ho permet, per tenir una vista única. Els apunts importats han de quedar marcats com a tals: són dades d'origen extern i no es poden presentar com si s'haguessin generat al sistema nou.
- Conserva igualment el paquet original durant els quatre anys. La importació és una comoditat; la prova és el bolcat del sistema on es van generar els fitxatges.
- Documenta la data de tall: quin dia va deixar de registrar el sistema vell i quin dia va començar el nou. Un buit de tres dies en el registre és exactament el tipus de cosa que es pregunta en una inspecció.
Preguntes freqüents
Puc emportar-me els meus fitxatges si canvio de programari de control horari?
Sí. L'article 28.3.g del RGPD obliga el teu proveïdor, com a encarregat del tractament, a retornar-te o suprimir les dades en acabar la prestació, a la teva elecció. El que la norma no fixa és el format ni el termini: això depèn del que digui el contracte d'encarregat del tractament que vas signar, així que convé comprovar-ho abans de contractar, no el dia que vulguis marxar.
Qui té l'obligació de conservar els fitxatges quatre anys?
La teva empresa, no el proveïdor de programari. L'article 34.9 de l'Estatut dels Treballadors obliga l'empresari a conservar els registres durant quatre anys i a tenir-los a disposició de la plantilla, els seus representants i la Inspecció. Si canvies de sistema i perds l'historial, la infracció és teva.
Què ha d'incloure una exportació completa, a més de les hores?
Les marques d'entrada i sortida amb el seu segell temporal, però també les correccions amb el seu motiu i qui les va demanar i aprovar, el registre d'auditoria i la informació que permeti acreditar que els registres no s'han alterat. Un CSV amb hores soltes no prova res davant d'una inspecció o un jutjat.
És legal que un proveïdor cobri per donar-me les meves dades?
Cobrar per la devolució de les dades en acabar la relació és difícilment compatible amb l'article 28.3.g del RGPD, que configura la devolució com una obligació de l'encarregat, no com un servei. Una altra cosa és que el proveïdor cobri per un treball de migració a mida. Convé que el contracte ho deixi clar per escrit.
Endur-te les teves dades no hauria de ser un favor
A Control Horario Legal descarregues un bolcat complet quan vulguis: fitxatges amb els seus hashes encadenats, correccions amb el seu motiu i la seva traçabilitat, auditoria, plantilla i centres, en CSV obert. Inclou les instruccions i la clau perquè la teva assessoria verifiqui pel seu compte que res no s'ha alterat. Disponible amb qualsevol pla, també durant la baixa, perquè és teu.
Prova 30 dies gratis →Darrera actualització: 14 d'agost de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal.