La lletra petita en contractar un programari de fitxatge: 10 clàusules que cal revisar
Permanència, renovació tàcita, mòduls que es facturen a part, exportació del teu historial, el contracte d'encarregat del tractament de l'art. 28 RGPD, el termini d'avís davant d'una bretxa i les còpies de seguretat. Les deu clàusules que no apareixen a la pàgina de preus i que determinen què passa el dia que vulguis marxar.
Resposta curta: abans de signar un software de control horari, revisa deu coses: permanència, renovació tàcita, política de pujada de preus, mòduls que es facturen a part, propietat i exportació de les teves dades, contracte d'encarregat del tractament, ubicació dels servidors, termini d'avís davant d'una bretxa, còpies de seguretat i compromís de suport. Cap de les deu apareix a la pàgina de preus.
Si el que busques és comparar tarifes, això ho tractem a quant costa una app de control horari a Espanya. Aquest article va de l'altra cosa: el que descobreixes quan ja has signat.
Per què el contracte importa més aquí que en un altre software
Amb un software de fitxatge contractes dues coses alhora: una eina i la custòdia d'una prova legal. El L'art. 34.9 de l'Estatut dels Treballadors t'obliga a conservar els registres de jornada durant quatre anys i a posar-los a disposició dels treballadors, els seus representants i la Inspecció de Treball.
Aquesta obligació és teva. No es transfereix al proveïdor pel fet de contractar-lo. Si un dia no pots accedir als teus registres —perquè has cancel·lat, perquè hi ha hagut un impagament, perquè el proveïdor ha tancat— el problema davant la Inspecció és teu. Per això les clàusules sobre dades pesen aquí molt més que en un CRM o una eina de facturació.
1. Permanència
Comprova si el contracte et lliga a un termini mínim i què passa si cancel·les abans. Una tarifa anual amb descompte sol implicar dotze mesos de compromís: no és abusiu, però convé saber-ho abans i no després de descobrir que l'eina no encaixa amb la teva operativa.
Pregunta concreta: si als dos mesos decideixo que no em serveix, ¿què pago?
2. Renovació tàcita i termini de preavís
La majoria de contractes SaaS es renoven sols. El que és rellevant no és això, sinó quants dies abans has d'avisar perquè no es renovin. Un preavís de trenta dies sobre una renovació anual significa que disposes d'una finestra molt estreta onze mesos després d'haver signat, quan ja ningú se'n recorda.
Anota la data al calendari el mateix dia que contractes. És el consell més avorrit d'aquesta llista i el que més diners estalvia.
3. Què passa amb el preu en la renovació
Busca si el contracte fixa el preu per a renovacions o si el proveïdor es reserva revisar-lo. Les dues opcions són legítimes; el que no convé és no saber quina has signat. Si hi ha revisió, comprova amb quanta antelació te la comuniquen i si pots cancel·lar sense penalització en conèixer-la.
4. Mòduls: què està inclòs i què es desenvoluparà
El registre de jornada entra en el pla base de pràcticament qualsevol eina. El que orbita al seu voltant, no sempre: quadrants i planificació de torns, gestió de baixes i absències, fitxatge per projecte, portal de l'empleat, signatura de documents.
Hi ha dues preguntes diferents i les dues fan falta:
- ¿Què està inclòs avui en el pla que m'oferiu? Que existeixi la funció no significa que estigui en el teu pla.
- ¿I les funcions que desenvolupeu en el futur? Alguns proveïdors les incorporen als plans existents; d'altres les llancen com a mòdul amb recàrrec. És una diferència de política comercial que es nota als dos anys i que gairebé mai està escrita.
5. Propietat i exportació de les teves dades
Aquesta és la clàusula que més problemes causa i la que menys es llegeix. Tres punts que han d'estar clars:
- Les dades són teves. El contracte ho ha de reconèixer expressament, no donar-ho per suposat.
- Pots exportar-les quan vulguis, en un format llegible i utilitzable —CSV o PDF—, no només consultar-les en pantalla.
- Pots exportar-les també en donar-te de baixa, i saps durant quant de temps continuen disponibles després.
La prova pràctica: durant el període gratuït, descarrega l'historial complet i obre'l. Si el que surt és utilitzable, has resolt el punt. Si és un bolcat il·legible o cal demanar-lo per correu i esperar, ja saps el que et trobaràs el dia que vulguis marxar.
6. Contracte d'encarregat del tractament (RGPD)
El proveïdor tracta dades personals de la teva plantilla per compte teu, cosa que el converteix en encarregat del tractament. L' Art. 28 del RGPD exigeix que aquesta relació estigui regulada per un contracte per escrit que fixi l'objecte, la durada, la finalitat, les mesures de seguretat i què passa amb les dades en acabar.
Aquí el matís importa: tu ets el responsable del tractament. Si aquest contracte no existeix, la que incompleix és la teva empresa, no només el proveïdor. Moltes pimes contracten software de RRHH sense signar-lo i no ho descobreixen fins que algú ho pregunta.
Ha d'estar disponible sense demanar-ho, i si el proveïdor subcontracta infraestructura —el normal, gairebé tots fan servir un proveïdor de núvol— ha d'aparèixer identificada.
I aquí convé pujar el llistó: no n'hi ha prou amb «proveïdors d'allotjament, correu i pagaments». Demana la relació nominal: raó social, funció i país de cada subencarregat. Un proveïdor que no et pot donar aquesta llista en el moment és que no la té escrita. Pregunta també amb quanta antelació et comunicarà un canvi de subencarregat i si pots oposar-t'hi.
7. On estan allotjades les dades
No existeix una obligació legal d'allotjar els registres de jornada a Espanya. Sí que existeix la de complir el RGPD, i això condiciona la ubicació: si les dades surten de l' Espai Econòmic Europeu, hi ha d'haver una garantia de transferència internacional vàlida documentada.
Mantenir les dades dins de l'EEE evita aquesta capa de complexitat. És una pregunta d'una línia que convé fer.
8. Compromís de suport, per escrit
Un termini de resposta que només existeix a la pàgina de màrqueting no és un compromís. Mira si el contracte o les condicions fixen un temps de primera resposta i quin canal hi ha per a incidències que impedeixen fitxar, que són les urgents de debò.
Com comprovar quin suport tindràs abans de signar ho desenvolupem a com saber si t'atendrà una persona o un bot.
9. Termini per avisar-te d'una bretxa de seguretat
Si el proveïdor pateix una violació de seguretat que afecta les dades de la teva plantilla, l'obligació de notificar a l'AEPD en 72 hores —i si escau a les persones afectades— és teva, com a responsable del tractament. Però el rellotge no comença a córrer fins que te n'assabentes.
Per això importa que el contracte fixi un termini concret perquè el proveïdor t'avisi, i no només la fórmula de manual «sense dilació indeguda». Un compromís de 48 o 72 hores des que en tinguin coneixement, amb la informació mínima que t'han d'aportar, és el que et permet complir el teu propi termini. Comprova també a quina adreça i a quina persona t'escriuran.
10. Còpies de seguretat, RPO i RTO
Dues sigles que sonen a departament de sistemes i que s'entenen millor com a preguntes: RPO és quantes hores de treball perdries en una restauració (quant d'antiga és la còpia més recent) i RTO és quant tardaries a tornar a estar operatiu.
Molts proveïdors petits no els tenen formalitzats, i no és descalificador sempre que ho diguin. El que sí ha de fer-te desconfiar és una resposta vaga i tranquil·litzadora. La pregunta útil és: «¿feu proves de restauració i cada quant?». Una còpia que mai s'ha restaurat és una còpia sense verificar.
I hi ha una mitigació que està a les teves mans i no depèn de ningú: descarregar periòdicament el teu propi bolcat complet. Si el tens, la continuïtat del teu proveïdor deixa de ser un risc existencial per als teus quatre anys de registre. Ho desenvolupem a què passa amb els teus fitxatges si canvies de programari.
Checklist per portar a la reunió
- ¿Hi ha permanència? ¿Quanta i amb quina penalització?
- ¿Es renova sol? ¿Amb quants dies de preavís puc evitar-ho?
- ¿El preu està fixat per a la renovació o es pot revisar?
- ¿Quines funcions estan incloses avui en el meu pla?
- ¿Les funcions futures entren en el meu pla o es cobren a part?
- ¿Puc exportar el meu historial complet quan vulgui i en donar-me de baixa?
- ¿Em faciliteu el contracte d'encarregat del tractament de l'Art. 28 RGPD?
- ¿On estan allotjades les dades?
- ¿Quin és el compromís de primera resposta de suport?
- ¿Em doneu la llista nominal de subencarregats, amb funció i país?
- ¿En quantes hores m'aviseu si teniu una bretxa de seguretat?
- ¿Teniu RPO i RTO definits? ¿Feu proves de restauració?
- ¿Hi ha verificació en dos passos per als perfils d'administració i RRHH?
- ¿Puc verificar pel meu compte que els registres no s'han alterat?
Preguntes freqüents
¿Puc endur-me el meu historial de fitxatges si canvio de proveïdor?
Depèn del que signis, i convé comprovar-ho abans. L'obligació de conservar els registres durant quatre anys és de l'empresa, no del proveïdor. Si en cancel·lar no pots exportar l'historial en un format llegible, continues sent responsable davant la Inspecció d'unes dades a les quals ja no tens accés. Demana una exportació de prova durant el període gratuït.
¿Necessito un contracte d'encarregat del tractament amb el programari de fitxatge?
Sí. El proveïdor tracta dades personals de la teva plantilla per compte teu, de manera que l'Art. 28 del RGPD exigeix un contracte d'encarregat del tractament per escrit. Si el proveïdor no te'l facilita, l'incompliment és teu com a responsable del tractament.
¿És legal que em pugin el preu en la renovació?
És legal si el contracte ho preveu i t'ho comuniquen amb l'antelació pactada. El problema habitual no és la pujada en si, sinó la combinació de renovació tàcita automàtica i un termini de preavís per cancel·lar molt curt, que fa que la renovació es consumeixi abans que reaccions.
¿Què passa amb les dades de fitxatge quan cancel·lo el servei?
El contracte ha de dir durant quant de temps es conserven després de la baixa i quan se suprimeixen. El més prudent és exportar tot l'historial abans de cancel·lar i guardar-lo pel teu compte, perquè el termini legal de conservació de quatre anys et continua obligant encara que ja no siguis client.
¿On han d'estar allotjades les dades de control horari?
No hi ha cap obligació que estiguin a Espanya, però sí de complir el RGPD. Si el proveïdor allotja les dades fora de l'Espai Econòmic Europeu, ha d'existir una garantia de transferència internacional vàlida. Allotjar-les dins de l'EEE simplifica el compliment i és el que fan la majoria de proveïdors espanyols.
Les nostres respostes, per escrit
Sense permanència i sense cost d'implantació. Bolcat complet del teu historial en un clic —fitxatges amb els seus hashes, correccions, auditoria i plantilla—, amb qualsevol pla i també durant la baixa, més 30 dies d'accés després de donar-te de baixa. Contracte d'encarregat del tractament acceptat en l'alta, amb els subencarregats publicats nominalment i 30 dies de preavís davant qualsevol canvi. Notificació de bretxes en un màxim de 48 hores. Les funcions que desenvolupem entren en els plans existents sense recàrrec. 30 dies de prova sense targeta.
Verificació en dos passos amb aplicació d'autenticació per als perfils d'administració, i codis de recuperació d'un sol ús. El que encara no tenim, dit igual de clar: objectius de RPO i RTO formalitzats per contracte.
Llegir les nostres condicions →Darrera actualització: 14 d'agost de 2026. Aquest article té finalitats informatives i no constitueix assessorament legal. Per a la revisió d'un contracte concret, consulta amb un professional.